Warto wiedzieć, kiedy można zaliczyć karę umowną do kosztów podatkowych, bo czasem chodzi o niemałe pieniądze.
Spółka z o.o. zapłaciła karę umowną za nieterminowe opracowanie dokumentacji projektowych. Chciała jej kwotę zaliczyć do kosztów podatkowych. Żeby się upewnić, że może tak postąpić, zapytała Izbę Skarbową w Gdańsku. Izba odpowiedziała: „Dobrze, o ile spółka wykaże, że wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodów”. Spółka to wykazała.
Praktyka jednak pokazuje, że organy podatkowe rzadko widzą związek kary z przychodami i nie zaliczają kar do kosztów.
— W rozpatrywanych przez nas sprawach nie wystąpiły okoliczności uzasadniające zaliczenie kar umownych do kosztów uzyskania przychodów — mówi zastępca naczelnika Pierwszego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście Jolanta Niedbalska.
Najpierw prawo cywilne
Przedsiębiorcy nie zawsze wywiązują się z umów. Powodów jest wiele — od niedotrzymania terminu dostawy, na zerwaniu kontraktu kończąc. Żeby uzyskać zadośćuczynienie za powstałą szkodę, strony w umowach zobowiązują kontrahenta do zapłaty choć części należnych im pieniędzy właśnie w postaci kary umownej. Jest ona następstwem niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązań (art. 483 §1 k.c.).
Przedsiębiorca, który zapłacił karę umowną, chce wiedzieć, czy zaliczy ją do kosztów podatkowych. Otóż nie zaliczy, jeśli kosztem są kary z tytułu: wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług (art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).
Żeby karę zaliczyć do kosztów, musi się ona wiązać z przychodem.
— Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów — zaznacza Marcin Guzewicz, doradca podatkowy z PricewaterhouseCoopers.
Nie w terminie
Skoro w pewnych przypadkach kary mogą być kosztem, to należy zadać pytanie, w jakich?
Dotyczą one przede wszystkim przedsiębiorców, którzy nie dotrzymali terminu zawartego w kontrakcie. Minister Finansów stwierdził, że do kosztów uzyskania przychodów zaliczane są kary umowne za nieterminowe dostarczenie towaru lub za zwłokę spowodowaną nieterminowym wykonaniem usługi. Podobne stanowisko zajął Urząd Skarbowy w Kolbuszowej czy Urząd Skarbowy w Głogowie.
— To dobra wiadomość na przykład dla branży transportowej, gdzie zdarza się, że dochodzi do nieterminowego dostarczenia towaru z przyczyn, za które spedytor nie odpowiada. Istotą przywołanego art. 16 ust. 1 pkt 22 jest to, że z kosztów wyłączone są kary umowne związane z wadami towarów lub usług, a nie jedynie z opóźnieniem w ich dostarczeniu — podkreśla Marcin Guzewicz.
Po rozwiązaniu umowy
Czasami przedsiębiorca rozwiązuje umowę z jednym kontrahentem, żeby zawrzeć korzystniejszy kontrakt z innym. Musi zapłacić karę umowną, ale zysk na nowej transakcji i tak ją przewyższa. Jak zauważył NSA, działanie takie ma na celu zwiększenie przychodów, a zatem umożliwia zaliczenie tych wydatków do kosztów (wyrok NSA z 27 stycznia 2003 r.).
Krok dalej poszedł Drugi Urząd Skarbowy Łódź-Bałuty. W piśmie z 26 sierpnia 2005 r. stwierdził, że kara umowna z tytułu przedterminowego rozwiązania umowy najmu, której obowiązek poniesienia wynika z umowy związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą, może być uznana za koszt podatkowy. Wynika to z tego, że kara taka jest ogólnie powiązana ze wszystkimi przychodami uzyskiwanymi przez podatnika, nawet jeżeli nie wiąże się z konkretnym przychodem.
To bardzo odważne stanowisko urzędu zasługuje na szczególne uznanie. Należy jednak mieć na uwadze, że w podobnych wypadkach organy podatkowe często zajmują odmienne stanowisko.
Kiedy jeszcze
Czasami w ogóle nie dochodzi do wykonania umowy, gdy na przykład powódź uniemożliwiła dostarczenie towaru na czas, ładunek został uszkodzony, a dokumenty przewozowe zniszczone. Na podstawie art. 774 k.c. nie można uznać, że usługa została wykonana wadliwie. Stanowisko takie zajęła Izba Skarbowa w Poznaniu w interpretacji z 30 czerwca 2004 r.
Okiem urzędu
Należy zachować ostrożność
Jeśli podatnik nie dostarczył towarów bądź nie wykonał usług w terminie wynikającym z zawartej umowy z przyczyn od siebie niezależnych, a dostarczone towary lub wykonane usługi są wolne od wad, można rozważyć możliwość zaliczenia kary umownej z tytułu opóźnienia do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przy kwalifikacji określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów należy zachować ostrożność, bo każda sprawa jest indywidualna i wymaga dokładnej analizy stanu faktycznego, tj. analizy zawartych umów, protokołów odbioru wykonanych robót i usług oraz innych dokumentów.
Grażyna Skrzypczak-Brożek, zastępca naczelnika Urzędu Skarbowego Wrocław Stare Miasto