Od początku tego roku w Polsce działa Krajowy System e-Faktur (KSeF) - centralna platforma do wystawiania, otrzymywania i archiwizowania faktur VAT. Korzystanie z niej obecnie jest dobrowolne, jednak - zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów – nie wcześniej niż w kwietniu 2023 r. będzie obligatoryjne. Komisja Europejska wydała już stosowną zgodę. A to oznacza, że już w przyszłym roku faktura ustrukturyzowana (e-faktura) stanie się obowiązkową formą rozliczeń dla polskich przedsiębiorstw.
– Wspomniany termin nie znalazł jednak póki co odzwierciedlenia w przepisach regulujących faktury ustrukturyzowane. Można spodziewać się pewnych zmian legislacyjnych w miarę zbliżania się terminu obowiązkowego korzystania z KSeF. Dodatkowo ministerstwo zapowiada przeprowadzenie szerokich konsultacji publicznych z biznesem w celu uzgodnienia rozwiązań biznesowych i prawnych docelowego KSeF – zwraca uwagę Marcin Sidelnik, partner PwC Polska.
Jak wynika z dokumentu opublikowanego przez Komisję Europejską, zmieni się zakres podmiotów objętych obowiązkiem wystawiania e-faktur. Obowiązkowe e-fakturowanie miałoby zastosowanie wyłącznie do podatników mających siedzibę w Polsce. W konsekwencji można przypuszczać, że wprowadzenie obowiązkowego modelu e-fakturowania nie będzie dotyczyć podatników zarejestrowanych dla celów VAT w Polsce, ale nie mających siedziby na terytorium naszego kraju. Poza tym podatnicy będą mieli obowiązek raportowania do KSeF informacji o niektórych transakcjach, które nie muszą być dokumentowane fakturami zgodnie z polskimi przepisami o VAT, takich jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i transgraniczne świadczenie usług.
– W Polsce przeszliśmy już przez etap digitalizacji faktur zakupowych, w ramach którego papierowe dokumenty były skanowane i wprowadzane do systemu informatycznego. Kolejnym krokiem było pełniejsze wykorzystanie faktur w formie elektronicznej. Teraz przyszedł czas na fakturę ustrukturyzowaną. Jej istotą nie jest tak naprawdę przekazywanie dokumentu do KSeF, ale transformacja cyfrowa, którą wymusi wprowadzenie nowego standardu. Dzięki wykorzystaniu istniejących aplikacji wiele firm może być gotowych do wprowadzenia e-faktur i spełnienia wymagań regulacyjnych jeszcze w tym roku – mówi Patryk Borzęcki, SAP segment director w firmie S&T.
Atuty e-faktury
Eksperci zgadzają się z resortem finansów, że e-faktura ma wiele zalet, które ułatwią firmom działalność. Podstawową jest automatyzacja księgowań.
– Stosowanie e-faktury skróci obieg dokumentów - w związku z funkcjonowaniem KSeF jako centralnego repozytorium faktur ustrukturyzowanych. Przyniesie to także oszczędności kadrowe, gdyż do realizacji zadań związanych z obiegiem faktur potrzebna będzie mniejsza liczba pracowników działów finansowego i księgowego. Kolejna korzyść to pozyskiwanie na bieżąco informacji do celów finansowych i zarządczych: szeroki zakres danych możliwy do uwzględnienia na fakturach ustrukturyzowanych, napływający w czasie rzeczywistym, stanowi cenne źródło informacji o bieżącej działalności organizacji, które można wykorzystać na potrzeby m.in. rachunkowości zarządczej i raportowania BI – wymienia Marcin Sidelnik.
Automatyzacja księgowań przełoży się na oszczędność czasu przy zamknięciu miesiąca – w związku z bieżącym gromadzeniem informacji o transakcjach na podstawie wystawionych i odebranych fakturach ustrukturyzowanych. Kolejna zaleta to brak konieczności przechowywania i archiwizacji tych faktur – będą one przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Obowiązki i koszty
Warto jednak pamiętać, że wdrożenie obsługi faktur ustrukturyzowanych w firmie łączy się z wieloma wyzwaniami. Jednym z najistotniejszych jest konieczność przebudowy architektury systemów IT i budowa integracji z KSeF.
– Koszty wdrożenia lub modyfikacji rozwiązań są uzależnione od wielkości przedsiębiorstwa, ale z pewnością będą większe niż wydatki na przygotowanie się do poprzedniej dużej zmiany, jaką było wprowadzenie JPK. Kolejnym wyzwaniem jest konieczność bieżącej identyfikacji danych dostępnych poza systemami finansowo-księgowymi – w związku z wymogami biznesowymi co do informacji prezentowanych na e-fakturze, np. danych z systemów billingowych, magazynowych i obsługujących zamówienia – mówi Marcin Sidelnik.
Firmy powinny pamiętać o uzgodnieniu raportowanych informacji w e-Fakturach z JPK V7 – przy odmiennych cyklach sprawozdawczych obu rodzajów raportowania. Generuje to dodatkową pracę po stronie działów księgowych. Kolejna ważna sprawa to konieczność przekazywania informacji do celów podatkowych w czasie rzeczywistym, co w połączeniu z brakiem możliwości anulowania wystawionej faktury (w inny sposób niż wystawienie faktury korygującej) narzuca duże wymogi co do zarządzania i walidacji danych po stronie podatnika.
– Integracja używanych przez firmy narzędzi do fakturowania z państwowym systemem będzie niewątpliwie dużym usprawnieniem procesów księgowych. Niestety, pod względem cyfryzacji polskie firmy gonią europejską czołówkę i całkowite odejście od faktur papierowych może stanowić dla nich duże wyzwanie. Niewątpliwie pomocna w tym przejściu będzie integracja KSeF z narzędziami do fakturowania, których już używają przedsiębiorcy – uważa Krzysztof Pulkiewicz, country manager w Unifiedpost Group.
Jednym z pomocnych narzędzi jest Taxolite e-Invoicing Tool, rozwiązanie przygotowane przez ekspertów w ramach partnerstwa PwC i Microsoftu. Wspiera ono obsługę e-faktur i zapewnia integrację z systemem KSeF niezależnie od struktury i architektury systemów wykorzystywanych w konkretnej organizacji oraz liczby źródeł danych.
Zanim zaczniesz
Zmiana procesów księgowych i podatkowych wymaga wielu przygotowań dotyczących danych i pracowników.
– Wdrożenie e-faktury jest kompleksowym projektem, angażującym wiele obszarów w firmie. Oczywiście wymaga niezbędnych dostosowań w zakresie procesów oraz narzędzi, jednak kluczowe jest zaangażowanie ludzi. Przygotowując się do projektu w pierwszej kolejności należy wyznaczyć osobę, która zostanie wewnętrznym ambasadorem zmiany. Z reguły kandydatów na takie stanowisko projektowe należy poszukiwać w obszarze finansów, jednak należy pamiętać, że musi być to osoba z doświadczeniem w zakresie zarządzania projektami – mówi Dorota Jamiołkowska, starsza menedżerka w PwC Polska.
Dodaje, że przygotowania do wdrożenia e-faktury najlepiej rozpocząć od inwentaryzacji procesów, systemów i danych.
– Kompleksowa diagnoza As-Is pozwoli na odpowiednie zaplanowanie zmiany oraz zaangażowanie odpowiednich zasobów po stronie organizacji, jak i zewnętrznych. Wynikiem diagnozy powinna być mapa aktualnych procesów, uzupełnionych o elementy systemowe i źródła danych. Zestawienie takiej mapy z wymogami dotyczącymi wdrożenia e-faktury pozwoli na przygotowanie tzw. roadmapy z uwzględnieniem optymalnej sekwencji kroków i harmonogramem realizacji projektu – tłumaczy Marcin Sidelnik.
Dorota Jamiołkowska zwraca uwagę, że już samo przygotowanie do wdrożenia e-faktur istotnie wpływa na zmianę procesów księgowych i podatkowych, gdyż wymaga ich centralizacji i standaryzacji. A to może być fundamentem szerszych modyfikacji w kierunku transformacji i digitalizacji procesów finansowych firmy.
Więcej o tym, jak przygotować się do wdrażania e-faktur i przejść bez błędów przez cały ten proces, będzie można dowiedzieć się podczas webinaru „E-faktura, czyli przyspieszenie digitalizacji w firmie. Podatki i technologia” organizowanego przez „Puls Biznesu”. Wydarzenie odbędzie się 17 maja w godz. 9-12. Więcej informacji: www.pb.pl/konferencje/