Zostało niespełna sześć miesięcy do wejścia w życie dyrektywy o ochronie sygnalistów. Zobowiązuje ona firmy do budowania specjalnych wewnętrznych systemów zgłaszania przez zatrudnionych przypadków naruszeń prawa narażających przedsiębiorstwo na spory z urzędami, fiskusem, a w konsekwencji – sankcje. Firmy nie są jednak przygotowane do tych zmian.
Jakie zabezpieczenia
Z badania „Ochrona sygnalistów – świadomość pracowników i praktyki w firmach w Polsce”, przeprowadzonego na zlecenie polskiej spółki informatycznej braf.tech, wynika, że zaledwie 45 proc. przedsiębiorców ma wewnętrzne kanały do zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników. Jednak w zdecydowanej większości są to rozwiązania, które mają charakter zwyczajowy, nieoficjalny. Często nie zapewniają ochrony tożsamości sygnalisty czy też możliwości obsługi zgłoszeń anonimowych, a tym samym są niezgodne z założeniami dyrektywy.
W 56 proc. firm zgłoszenia o nieprawidłowościach są przyjmowane pisemnie, na przykład w formie tradycyjnego listu lub drogą mailową, a 36 proc. przedsiębiorstw stosuje zgłoszenia osobiste. Jednocześnie około połowa wszystkich badanych jest zdania, że podstawową cechą systemu do raportowania nieprawidłowości w organizacji powinna być możliwość wprowadzania zgłoszeń anonimowych.
Zdaniem Rafała Barańskiego, prezesa braf.tech, dobrym rozwiązaniem są aplikacje lub systemy dla sygnalistów, które zagwarantują bezpieczeństwo i komfort zgłaszania.
– Kluczowe są tu cechy takie jak szyfrowanie połączeń oraz danych, kontrola dostępu do narzędzia po stronie organizacji, zabezpieczenia serwerów i oczywiście zgodność z założeniami dyrektywy – mówi Rafał Barański.
Brak świadomości
Z badania wynika także, że jedna trzecia przedsiębiorców nie słyszała o istnieniu dyrektywy o ochronie sygnalistów, a 69 proc. nie ma wystarczającej wiedzy na temat jej podstawowych założeń, a jedynie 21 proc. jest w stanie wskazać prawidłowy termin jej wdrożenia w Polsce. Nie inaczej jest ze znajomością terminu sygnalista – prawie 60 proc. przedstawicieli firm deklaruje, że nie zna znaczenia tego terminu.
Tymczasem zachęcenie pracowników do zgłaszania nieprawidłowości to szansa dla organizacji na identyfikację przypadków niewłaściwych praktyk, nadużyć lub łamania prawa oraz uniknięcia ryzyka przez pracodawcę. Tak uważa 71 proc. badanych firm.
Ewa Żak-Lisewska, ekspertka ds. compliance i współtwórca aplikacji Whiblo, przestrzega, że to ostatni dzwonnek, żeby przygotować się do nowych wymagań.
– W grę wchodzi nie tylko wypełnienie obowiązków względem prawa, ale też minimalizacja ryzyka utraty wizerunku, zaufania pracowników czy partnerów biznesowych, a nawet strat finansowych. Nieprawidłowości zdarzają się w każdej organizacji, a pozostawienie ich bez rozwiązania może z czasem nieść za sobą poważne konsekwencje, na przykład przedostanie się informacji do mediów, internetu czy kontrole organów państwowych. Skutki dla organizacji i ludzi w niej pracujących mogą być ogromne – przestrzega Ewa Żak-Lisiewska.
