IT na pomoc działom HR

Zmienia się rola i oczekiwania zarządów wobec HR. Nie jest on już tylko częścią administracji, ale partnerem biznesowym, a jego sukces zależy od umiejętnego zarządzania danymi. HR ma przekazywać zarządom dane, dzięki którym te będą mogły podejmować decyzje dotyczące zarządzania ludźmi.

— Jego głównym zadaniem jest pozyskanie, utrzymanie i rozwój najcenniejszych pracowników, tzw. talentów. Firma nie będzie się rozwijała, jeśli pracownicy nie będą mieli kompetencji i umiejętności, pozwalających efektywnie realizować strategię i osiągać zamierzone cele — mówi Robert Augustyniak, dyrektor działu HCM w Enxoo.

Ale HR tylko w niewielkim stopniu jest w stanie spełnić te oczekiwania. Jak wynika z badania Homo Homini, przeprowadzonego na zlecenie Enxoo, aż 70 proc. działów kadr wciąż bardziej koncentruje się na czynnościach administracyjnych niż strategicznych. HR-owcy wiedzą, jak przerwać błędne koło. Są świadomi potrzeb firm, w których pracują. Ale brakuje im odpowiednich narzędzi.

— Zautomatyzowanie działań administracyjnych, integracja rozproszonych danych w jednym systemie, a co za tym idzie — lepszy i przejrzysty przepływ informacji w firmie — pomogą działom HR realizować powierzone im strategiczne zadania. Działy HR nie muszą się znać na technologii. To rola firm IT, które powinny dostarczać funkcjonalne i efektywne rozwiązania — twierdzi Robert Augustyniak.

Co HR może

Jakich rozwiązań IT najbardziej potrzebuje HR?

— Standardem są narzędzia wspomagające tzw. twardy HR, czyli ewidencję spraw związanych z wynagrodzeniami, czasem pracy, stanem osobowym w firmie itd. Coraz więcej firm inwestuje jednak w rozwiązania, które dotyczą „miękkiego” HR-u. I tu możliwości jest wiele, ograniczanych tylko przez wielkość firmy, jej politykę personalną i stopień skomplikowaniawewnętrznego obiegu informacji. Cel nadrzędny to zwykle możliwie duża digitalizacja rekrutacji, planowania i rozwoju kariery, ocen pracowniczych — uważa Grzegorz Joachimiak, dyrektor handlowy DomData AG.

Chodzi o to, aby odejść od ręcznego przetwarzania danych na rzecz elektronicznych formularzy i automatycznego wyliczania wskaźników efektywności.

— Cele są monitorowane i prezentowane na specjalizowanej platformie, a bieżąca ocena pracownika, wpływająca na jego premię, powstaje automatycznie przy pomocy wcześniej zdefiniowanych reguł — dodaje dyrektor DomData AG.

Rośnie też zainteresowanie narzędziami automatyzującymi naliczanie wynagrodzeń na podstawie złożonych systemów premiowo-prowizyjnych. Dotyczy to głównie firm, które mają liczne zespoły sprzedaży własne i zewnętrzne oraz stosują różne marże na produkty lub usługi.

Różne rozwiązania

Firma SAP oprócz wsparcia HR w administracji kadrowo-płacowej oferuje programy samoobsługowe dla pracowników (np. obsługę wniosków urlopowych, rozliczanie delegacji, ocenę pracowniczą, planowanie rozwoju i sukcesji, rekrutację i zarządzanie wiedzą) oraz wspierające zarządzanie talentami.

— Pozwala to realizować uzupełniające się procesy, na przykład ocena pracownicza może się łączyć z analizą luk kompetencyjnych i planowaniem rozwoju, a także szkoleń, realizacja celów indywidualnych z premiowaniem za wyniki. Dzięki temu firma może osiągnąć efekt synergii różnych dziedzin HR — wyjaśnia Paweł Gustaw, business solution architekt SAP HCM.

Firma Enxoo opracowała podobny system z elementami portalu społecznościowego. Pracownicy i menedżerowie mogą go wykorzystać jako platformę komunikacji, prowadzić dyskusje, tworzyć grupy.

Są też elementy rywalizacji, która ma wspierać zaangażowanie poprzez stymulowanie pożądanych przez firmę zachowań: innowacyjności, wymiany wiedzy, współpracy.

Z kolei DomData AG wraz z firmą Creo Consulting przygotowała aplikację usprawniającą system ocen jakości i efektywności pracowników i wiążącą go z systemem premiowania. Pomaga też identyfikować potrzeby szkoleniowe i planowanie szkoleń. Umożliwia wymianę danych z modułami kadrowo-płacowymi systemów ERP i rozwiązania analityczne spotykane w narzędziach klasy Business Intelligence. Zbiera także m.in. informacje potrzebne do pozafinansowej motywacji.

W gąszczu ofert

Większość firm IT oferuje działom HR porównywalne rozwiązania. Jak się w nich rozeznać?

— System do zarządzania zasobami ludzkimi musi być przede wszystkim funkcjonalny i dostosowany do potrzeb danej firmy — wskazuje Krzysztof Zych, parter zarządzający Enxoo.

Radzi, żeby ostrożnie podchodzić do firm, które od ręki mogą dostarczyć gotowe rozwiązanie.

— Warto zwrócić uwagę na możliwość integracji systemu z innymi rozwiązaniami, przejrzystość informacji, kompleksowość i łatwość obsługi oraz dostępność. Tę ostatnią zapewnia np. możliwość korzystania z rozwiązania na urządzeniach mobilnych. Nie bez znaczenia jest też elastyczność systemu, która pozwoli dostosować go do bieżących i przyszłych potrzeb firmy — dodaje Krzysztof Zych.