Jak nie stracić unijnej dotacji

Dorota Zawiślińska
07-01-2018, 22:00

Fundusze UE: Przedsiębiorco, prowadzisz projekt przy wsparciu Brukseli? Uważaj na umowy ze znajomym wykonawcą

Dofinansowanie unijne na inwestycje, którego nie trzeba zwracać, to niewątpliwa korzyść dla firmy. Nie ma jednak róży bez kolców. Po kilkunastu latach obecności Polski w Unii Europejskiej wielu przedstawicieli biznesu doświadczyło na własnej skórze licznych obostrzeń związanych z otrzymanymi grantami przeznaczonymi na zakup towarów i usług.

WYMOGI:
Zobacz więcej

WYMOGI:

Natalia Tezcan, radca prawny w kancelarii Brysiewicz i Wspólnicy, podkreśla, że Komisja Europejska oczekuje od beneficjentów, aby ponosząc dofinansowane wydatki, przestrzegali zasady konkurencyjności. — Jedną z kluczowych wytycznych jest nakaz unikania konfliktu interesów, czyli sytuacji, w których zdobywca dotacji jest powiązany z wykonawcą zamówienia — zaznacza Natalia Tezcan. Marek Wiśniewski

— Chociaż prywatnych przedsiębiorców nie obowiązuje tryb zamówień publicznych, Komisja Europejska oczekuje od beneficjentów, aby ponosili wydatki związane z zakupami zgodnie z tzw. zasadą konkurencyjności. Jedną z kluczowych wytycznych jest nakaz unikania konfliktu interesów, czyli sytuacji, w których zdobywca dotacji jest powiązany z wykonawcą zamówienia. Na czym taki związek polega? Chodzi nie tylko o kwestie personalne, ale też np. o sztuczne dostosowanie kryteriów wyboru projektu lub warunków udziału w postępowaniu albo przekazanie wykonawcy informacji mogących mieć wpływ na cenę, do których dostępu nie mieli inni oferenci — wyjaśnia Natalia Tezcan, radca prawny w kancelarii Brysiewicz i Wspólnicy.

Jeżeli firma dopuści się działania w konflikcie interesów, będzie musiała zwrócić nawet do 100 proc. dofinansowania wraz z odsetkami. Dlatego ważne jest prawidłowe rozpoznanie, czy w danej sprawie istniejącepomiędzy przedsiębiorcami powiązania mogą budzić wątpliwości. Nie jest niczym nadzwyczajnym, że w wielu spółkach działają te same osoby, które piastują stanowiska np. członków rad nadzorczych. Co więcej, w wielu przypadkach kooperujące ze sobą firmy korzystają wspólnie z usług tych samych podmiotów.

— Czy mamy do czynienia z konfliktem interesów, jeżeli szeregowy pracownik zatrudniony w firmie beneficjenta jest bratem członka zarządu wykonawcy? Okazuje się, że określenie, czy dane powiązanie ma wpływ na zamówienie, sprawia kłopoty nie tylko przedsiębiorcom, ale przede wszystkim obsługującym unijne programy urzędnikom, którzy bardzo często nadgorliwie podchodzą do tych kwestii — mówi Natalia Tezcan.

Uwaga na procedury

Jak zabezpieczyć się przed ryzykiem nieuzasadnionych zarzutów dotyczących konfliktu interesów? Przede wszystkim warto zadbać o prawidłowe przygotowanie w firmie procedur wewnętrznych związanych z zakupami, w tym wyraźne wyodrębnienie w strukturze przedsiębiorstwa komórki odpowiedzialnej za zamówienia. Członkowie komisji przetargowej, a także osoby podpisujące umowę z wykonawcą powinny przed jego wyłonieniem złożyć oświadczenia wykluczające istnienie jakichkolwiek związków pomiędzy beneficjentem a podmiotem realizującym zamówienie. — Koniec końców realny konflikt interesów sprowadza się do konkretnych osób przygotowujących i przeprowadzających zamówienie — zaznacza radca prawny w kancelarii Brysiewicz i Wspólnicy.

Jak przestrzegać zasady konkurencyjności

Zapytanie ofertowe musi zawierać m.in.: opis przedmiotu zamówienia — jasny, czytelny, niedyskryminujący warunki udziału w postępowaniu i opis sposobu ich oceny kryteria oceny ofert, informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych kryteriom oceny opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert termin składania ofert — standardowo nie mniej niż siedem dni kalendarzowych, a 14 dni dla robót budowlanych. Zapytanie ofertowe musi zostać upublicznione, czyli opublikowane w internetowej Bazie Konkurencyjności (www. bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl).

Nie taki diabeł straszny, jak go malują. Piotr Gadzinowski, starszy menedżer w dziale doradztwa europejskiego w Crido Taxand, potwierdza, że wytyczne unijne, choć są restrykcyjne, umożliwiają jednak udzielanie zamówień podmiotom powiązanym. Niestety procedury albo są niejasne, albo zależą od podejścia instytucji organizującej dany konkurs.

— W programach zarządzanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju związanych z dotacjami na projekty B+R istnieje możliwość udzielania zamówień podmiotom powiązanym. Należy jednak spełnić wiele dodatkowych warunków. Podmiot powiązany wykonuje dane zlecenie bez marży i zgadza się na poddanie kontroli tak jak beneficjent — tłumaczy Piotr Gadzinowski.

Co istotne, procedury konkurencyjności nie obowiązują np. w przypadku zamówienia, które może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę. Wtedy jednak przedsiębiorca musi udowodnić, że zachodzi jedna z dwóch przesłanek. Albo dostawca nie ma konkurencji ze względów technicznych o obiektywnym charakterze, albo ma wyłączne prawa do przedmiotu zamówienia, np. patentu na dany produkt lub technologii. Beneficjentowi trudno jest jednak ocenić, czy zachodzi taka przesłanka. Dlatego przedsiębiorcy korzystają z tego rozwiązania bardzo rzadko. Jeżeli instytucja kontrolująca projekt podważy uzasadnienie, to przedstawiciel biznesu traci dotację dla całej wartości zamówienia.

Dotkliwe kary

Błędy w procedurze zakupów to jedna z głównych przyczyn kar nakładanych na beneficjenta, której efektem jest zwrot części dotacji. Częstym powodem sankcji jest nieprawidłowe opublikowanie zapytania ofertowego, zastosowanie dyskryminujących kryteriów wyboru oferenta lub określenie wymogów co do przedmiotu zamówienia, które powoduje sztuczne zawężenie rynku dostawców.

— W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości urzędnicy nakładająkarę w postaci korekty — obcinają część wydatku kwalifikowanego z zamówienia, co w konsekwencji oznacza zmniejszenie dotacji. Stawki procentowe korekt przy danym przewinieniu bardzo drobiazgowo i precyzyjnie określa rozporządzenie ministra rozwoju — zaznacza Piotr Gadzinowski.

Jak wyjaśnia, jeśli cena zamawianej maszyny wynosiła 1 mln zł, a dofinansowanie — 500 tys. zł, to jeden błąd może kosztować przedsiębiorcę obcięcie dotacji o 125 tys. zł plus odsetki, jeżeli grant został przekazany wcześniej , a pomyłka wykryta podczas kontroli. Częstym wykroczeniem jest także określenie dyskryminujących warunków udziału w postępowaniu, np. wymóg doświadczenia wykonawcy, które nie jest adekwatne do skali zamówienia.

— Taki błąd oznacza zmniejszenie dotacji o 25 proc. Zaś konflikt interesów lub brak publikacji zamówienia na stronie Ministerstwa Rozwoju może kosztować firmę 10 proc. grantu. To oznacza, że przedsiębiorca nie dostanie w ogóle refundacji na dany zakup — wyjaśnia Piotr Gadzinowski. Prawidłowe wykonanie zamówienia jest najtrudniejszym i najbardziej ryzykownym elementem rozliczenia projektu. Bardzo łatwo o kosztowny błąd.

— Dlatego warto dywersyfikować ryzyko i realizować zamówienia pojedynczo. Oczywiście należy uważać, aby nie narazić się na zarzut sztucznego dzielenia zamówienia, w celu obniżenia jego wartości i wymagań proceduralnych. Czasem wygodniej jest przedsiębiorcy powierzyć dużą część inwestycji — np. całą linię produkcyjną — jednemu wykonawcy. Trzeba jednak pamiętać, że błąd w zamówieniu o dużej wartości oznacza bardziej dotkliwą karę — przestrzega Piotr Gadzinowski.

Niestety przedsiębiorcy mają małe doświadczenie w prowadzeniu postępowań ofertowych i nie znają procedur udzielania zamówień zgodnie z wymogami danego programu i instytucji. © Ⓟ

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Dorota Zawiślińska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / Jak nie stracić unijnej dotacji