Wytyczne Komisji Europejskiej dotyczące rozliczania projektów z dofinansowaniem UE są zebrane w jednym dokumencie i w większości wspólne dla wszystkich beneficjentów. Nie brakuje jednak kwestii, które są specyficzne tylko dla niektórych konkursów. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy, którzy realizują projekty z pomocą unijnego grosza i nie chcą go stracić?
— Przestrzeganie umowy o dofinansowanie wydaje się oczywiste. Nierzadko jednak ten podstawowy dokument jest pomijany przez przedsiębiorców. Dokładne zapoznanie się z nim jest absolutnie konieczne przed rozpoczęciem realizacji projektu — radzi Magdalena Wolińska, menedżer w Crido.
Co w sytuacji, kiedy przedsięwzięcie startuje przed podpisaniem wspomnianej umowy? Ekspertka zaleca, aby przedsiębiorca zapoznał się znacznie wcześniej ze wzorem dokumentu dostępnym na stronie konkursu. Powinien zwrócić uwagę przede wszystkim na zapisy dotyczące sposobu i zakresu wprowadzania zmian w projekcie. Warto też, aby przestudiował dokumenty regulujące rozliczanie przedsięwzięć z unijnym wsparciem.
Dokumenty w obiegu
Magdalena Wolińska zwraca uwagę na ponoszone w projektach wydatki związane z wynagrodzeniami.
— Do realizacji przedsięwzięcia powinni być delegowani odpowiedni pracownicy. Muszą oni mieć właściwe umowy na prowadzenie takich prac. Już na początkowym etapie projektu wspomniane osoby powinny podpisać stosowne oświadczenia. Chodzi m.in. o zgodę na przekazywanie danych osobowych w związku z realizacją przedsięwzięcia czy zobowiązanie do nieprzekraczania 276 godzin pracy miesięcznie. Ponadto warto ustalić, jakie elementy wynagrodzenia będą wydatkami kwalifikowanymi, jak będzie wyglądała lista płac i sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy — wylicza Magdalena Wolińska.
W przypadku pozostałych kosztów projektowych kluczowe jest sprawdzanie w odpowiednich dokumentach, jakie działania można objąć wsparciem. Ponadto przedsiębiorca powinien gromadzić zaświadczenia,które potwierdzają prawidłowe poniesienie wydatków. Nie mniej ważne są właściwie opisane faktury. W rozliczeniu projektu pomocny będzie także doświadczony księgowy.
— Wszystkie koszty związane z realizacją projektu muszą być wydzielone tak, aby system księgowy mógł łatwo zidentyfikować wydatki projektowe — zaznacza Magdalena Wolińska.
Jak najlepiej przechowywać dokumentację? Warto gromadzić w oddzielnych segregatorach umowy i oświadczenia poświęcone różnym zagadnieniom. Pierwsze z nich to wydatki projektowe. Dokumenty powinny uwzględniać procedury zakupowe, a także obejmować zaświadczenia potwierdzające otrzymanie produktów i prawidłowo opisane faktury. Warto, aby w kolejnym segregatorze znalazły się oświadczenia dotyczące wynagrodzeń, rejestry czasu pracy, listy płac i potwierdzenia płatności wszystkich elementów wynagrodzenia. Ważne są także dokumenty dotyczące postępu prac badawczych. Chodzi o raporty potwierdzające osiągnięcie kamieni milowych i celów projektu.
W ostatnim segregatorze nie może zabraknąć umowy o dofinansowanie wraz ze wszystkimi aneksami, a także korespondencji prowadzonej między beneficjentem a instytucją, która przyznała wsparcie. Beneficjent ma również obowiązki promocyjno-informacyjne, które wynikają z zapisów umowy o dofinansowanie. Co to oznacza w praktyce?
— Powinien m.in. odpowiednio oznaczyć miejsce realizacji projektu, a także zamieścić informację o nim na stronie internetowej spółki — podkreśla Magdalena Wolińska.
Po zamknięciu projektu
Obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie nie kończą się wraz z zamknięciem projektu. Przez kolejne lata obowiązuje tzw. okres trwałości przedsięwzięcia. W przypadku MŚP są to trzy lata od daty zrealizowania inwestycji, a dla dużych firm nawet pięć lat.
— W tym czasie beneficjent musi osiągnąć zakładaną opłacalność rezultatu projektu, utrzymać inne wskaźniki przedsięwzięcia i być w kontakcie z NCBiR. Centrum ma prawo do kontroli projektu, której efektem może być nawet zwrot dotacji w przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości. Nawet po zakończeniu tzw. okresu trwałości dokumenty mogą być wciąż kontrolowane — podkreśla Magdalena Wolińska.
Istotna jest również ciągłość zatrudnienia kadry zajmującej się rozliczaniem projektu.
— Pracownicy uczestniczący w ewentualnych kontrolach powinni mieć potrzebne informacje o prowadzonym przedsięwzięciu — konkluduje Magdalena Wolińska.
Na pierwszy rzut oka liczba obowiązków związanych z otrzymanym wsparciem unijnym może przedsiębiorcę przytłaczać. Jeżeli jednak ustali te wymagania na początkowym etapie realizacji projektu i zastosuje się do nich, nie powinien mieć żadnych problemów z ich wypełnieniem.