Mniejsze firmy na ogół zlecają na zewnątrz prowadzenie pełnej obsługi księgowej. Większe — raczej pojedyncze zadania.
Zlecanie niektórych zadań na zewnątrz — zwane z angielska outsourcingiem — staje się u nas coraz popularniejszą metodą organizacji pracy firmy. Jednym z najpopularniejszych ostatnio jest outsourcing księgowości. Chodzi o prowadzenie ksiąg, sporządzanie deklaracji i raportów statystycznych, zamykanie roku finansowego czy o sporządzanie analiz ekonomiczno-finansowych. W zakres usług może również wchodzić reprezentowanie firmy w urzędach (np. w ZUS) i asystowanie podczas kontroli z urzędu skarbowego. Klienci mogą też zamawiać księgowe usługi doradcze, np. opracowywanie planu kont, przygotowanie procedur księgowych i kontroli finansowych, a nawet metodologii tworzenia i kontroli budżetu firmy.
— Przeprowadza się także pełen outsourcing księgowości, łącznie z przygotowywaniem raportów zarządczych i skonsolidowanych. Można nawet wynająć na określony czas dyrektora finansowego do przedsiębiorstwa — opowiada Rafał Strzelecki, partner w firmie outsourcingowej Extor.
Niektóre przedsiębiorstwa decydują się również na zlecanie zewnętrznej firmie roli kontrolera finansowego lub głównego księgowego.
Cena indywidualna
Jakie są zalety outsourcingu księgowego? Chodzi przede wszystkim o obniżenie kosztów — przede wszystkim na likwidowanych etatach, uproszczenie struktury firmy i skoncentrowanie się na jej głównej działalności.
— Zlecanie usług księgowych wpływa także na poprawę obiegu informacji w przedsiębiorstwie dzięki przeniesieniu odpowiedzialności na firmę zewnętrzną — dodaje Radosław Osmólski, prezes FPA Group oferującej takie usługi.
Cena outsourcingu zależy od liczby dokumentów księgowych spływających co miesiąc do usługodawcy, specyfiki działania firmy, liczby dekretów i pozycji na wyciągach bankowych do zaksięgowania. Istotny jest też typ raportów finansowych, liczba godzin konsultacji księgowo-podatkowej lub prac dodatkowych, np. porządkowania dokumentacji. Ważne jest także to, czy obsługiwana firma działa na rynku unijnym, pozaunijnym czy tylko w Polsce. W większości wypadków outsourcing jest jednak i tak tańszy niż prowadzenie księgowości samemu.
— Przykładowo za zewnętrzną usługę księgową firma płaci 3 tys. zł miesięcznie. Własnej księgowej mogłaby zapłacić mniej — np. 2,5 tys. netto, ale trzeba do tego doliczyć koszty stanowiska pracy, materiałów biurowych, rozmów telefonicznych, urlopów i zwolnień lekarskich, szkoleń, oprogramowania komputerowego itp. — wyjaśnia Zbigniew Słupski, właściciel Kancelarii Maksyma, zajmującej się obsługą księgowo-prawną przedsiębiorstw.
Bywa też, że usługodawca umawia się na z góry ustalone wynagrodzenie za wykonanie określonego zadania bez względu na czas jego trwania. Są jednak także firmy, które za niską cenę oferują standardowy pakiet usług, a za wszelkie dodatkowe pobierają bardzo wysokie stawki godzinowe.
— Decydując się na takie rozwiązanie, trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że weryfikacja czasu potrzebnego na wykonanie dodatkowego zlecenia jest praktycznie niemożliwa — ostrzega Radosław Osmólski.
Umowa to podstawa
Podpisując umowę o outsourcing, firma musi być pewna, że jej interesy zostały odpowiednio zabezpieczone. Należy więc przede wszystkim wskazać szczegółowy zakres usługi.
— Za wszystkie dodatkowe działania niewskazane w umowie firma outsourcingowa może obciążyć klienta dodatkowymi kosztami — podkreśla Radosław Osmólski.
W umowie należy określić termin rozpoczęcia świadczenia i miejsce jego realizacji (w biurze klienta czy u usługodawcy). Warto też wymienić z imienia i nazwiska osoby realizujące zlecenie w imieniu firmy outsourcingowej. W ten sposób można się zabezpieczyć przed stosowaniem rozproszonej odpowiedzialności zbiorowej, jeżeli zadanie zostanie źle wykonane. Chodzi też o to, by możliwie najmniej osób miało dostęp do poufnych danych klienta.
W umowie powinien się również znaleźć zapis o odpowiedzialności karnej skarbowej usługodawcy za wszystkie szkody wynikające z niewłaściwego wykonania zakontraktowanej czynności księgowej. Ma to znaczenie przy ewentualnym dochodzeniu roszczeń, gdyż w rzeczywistości to zleceniodawca odpowiada wobec organów kontrolnych za błędy finansowo-księgowe.
Marcin Zawiśliński Ļ
[email protected] % 022-333-98-60
Taniej i sprawniej
Korzystamy z outsourcingu księgowego w Polsce i w oddziałach na świecie od kilku lat. Zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie, by obniżyć koszty i skoncentrować się na podstawowej działalności firmy. Dzięki zastosowaniu odpowiednich programów komputerowych uzyskaliśmy też szybszy przepływ informacji. Przykładowo zintegrowany bilans kwartalny z całego świata jest gotowy następnego dnia po zakończeniu okresu finansowego. To pokazuje, jak zaawansowane systemy teleinformatyczne mogą usprawnić prowadzenie biznesu.
Paweł
Malak
dyrektor generalny Cisco Systems Poland
Ludziom lżej
Outsourcing finansowo-księgowy zastosowaliśmy w całej grupie kapitałowej składającej się z kilku firm. Dzięki temu odciążyliśmy naszą kadrę zarządczą od zajmowania się sprawami księgowymi i wprowadziliśmy ujednolicone standardy sprawozdań finansowych. Całą energię możemy teraz kierować głównie na rozwój naszego biznesu.
Marcin Grodzki
dyrektor generalny Ortus Consulting, firma deweloperska