Nie kupuj kota w cyfrowym worku

Klienci nie zawsze wiedzą, czego potrzebują, by zinformatyzować swoją firmę. Przed błędami mogą ich uchronić inżynierowie, testerzy, doradcy.

Zapraszanie ekspertów z zewnątrz jest ulubioną praktyką tych, którzy zajmują się zawodowo wydawaniem czyichś pieniędzy — to spostrzeżenie Briana A. Patricka, wykładowcy komunikacji na Uniwersytecie Toledo. Jego zdaniem, tylko w teorii konsultantów cechuje niezależność i obiektywizm. W praktyce ich poglądy na różne sprawy są zazwyczaj znane, więc korzystający z ich usług menedżerowie jeszcze przed podpisaniem umowy wiedzą, co znajdzie się w analizie, ekspertyzie, raporcie.

Wybierają zatem doradców zgodnie ze swoimi preferencjami, by usprawiedliwili niepopularne decyzje dotyczące np. redukcji etatów, reorganizacji, różnych przedsięwzięć i programów. Kierownictwo zaś zyskuje dzięki temu wiarygodność, bo kto ośmieliłby się kwestionować rynkowy autorytet, telewizyjną sławę, swoisty głos z nieba? „Wyrocznia nauki przemówiła i została za to sowicie nagrodzona” — pisze prof. Patrick w książce „10 przykazań propagandy”.

A jeśli wynajęty guru się myli? Cóż, wtedy menedżerowie łatwo uchylą się od odpowiedzialności: „To nie my, to raport konsultanta”. Obserwacje Briana A. Patricka dotyczą być może Jacka Santorskiego, Wojciecha Eichelbergera i innych wszechwiedzących konsultantów biznesowych i ekspertów od wszystkiego, którzy nawet banał umieją sprzedać jako absolutną nowość i prawdę objawioną. W przypadku firmowych wdrożeń IT tak łatwo już nie jest. Doradztwo technologiczne nie opiera się na książkowych abstrakcjach, ale na badaniach, wyliczeniach i testach.

Pomaganie bez ściemy

Przyjrzymy się, jak w praktyce może wyglądać efektywny konsulting w dziedzinie druku i elektronicznego obiegu dokumentów (EOD). Michał

Czeredys, prezes spółki Arcus, podkreśla, że producent lodów powinien znać się przede wszystkim na lodach, hotelarz na hotelach, a mechanik samochodowy na samochodach — i nie muszą być specjalistami od nowych technologii. Dobrze, jeśli mają jakiekolwiek kompetencje cyfrowe i choćby ogólne rozeznanie np. w systemach EOD, ERP czy BI. Niemniej nie można tego od nich wymagać. Wiedza i umiejętności powinny być domeną dostawców IT. Prezes Czeredys prosi, by wyobrazić sobie, że przedsiębiorca chce zmniejszyć koszty druku, a nawet nie wie, ile one wynoszą. Jedno jednak mu się nie podoba — że na każdym biurku stoi drukarka. Od czego zacząć zmianę? — pyta, aby natychmiast zaznaczyć, że warunkiem udanego wdrożenia jest porządnie przeprowadzony audyt.

— Do zewnętrznego partnera technologicznego należy sprawdzenie, czy firma używa odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, czy zastosowane systemy wspierają produkcję dokumentów papierowych i cyfrowych, czy forma finansowania nie obciąża budżetu i cash flow klienta. Dopiero taka wiedza daje możliwość dopasowania do jego potrzeb rozwiązań, których jest na rynku wiele — wyjaśnia szef Arcusa.

Wyliczenia, głupcze!

Jakie wnioski płyną zwykle z audytu? Że wiele drukarek można zastąpić kilkoma urządzeniami wielofunkcyjnymi o dużej mocy. Że lepiej maszyny różnych marek zamienić na sprzęt jednego producenta, bo to ułatwia serwis. Że warto zainwestować w aplikacje, które rejestrują, kto ile drukuje, z jakich funkcji korzysta (np. kolor czy opcja monochromatyczna), a także w rozwiązania do zarządzania dostępem. Owocem doradztwa może być rezygnacja z zakupu drukarek na rzecz ich dzierżawy, a także przerzucenie się na outsourcing IT. — Prosta kalkulacja pokaże klientowi, czy nadal ma polegać na sobie, czy wskazane byłoby powierzenie zewnętrznemu dostawcy wszystkich działań związanych z drukiem. Chodzi m.in. o dostarczanie sprzętu i materiałów eksploatacyjnych, szybkie reagowanie w sytuacjach awaryjnych, naprawy i konserwacje urządzeń, zarządzanie uprawnieniami użytkowników, bezpieczeństwem, dokumentacją cyfrową — wymienia Michał Czeredys.

Antidotum na niepewność

Konsultantem wcale nie musi być producent, dystrybutor czy integrator. Audyt IT oferują także inne firmy, a w zakres ich usług wchodzą: analiza procesów w przedsiębiorstwie, zdefiniowanie potrzeb funkcjonalnych, preselekcja najlepszych rozwiązań, wsparcie rozmów z dostawcami i przygotowanie umowy. Warte rozważenia jest także skorzystanie z centrum testowania oprogramowania, w którym pracuje doświadczony zespół inżynierów.

Taki ośrodek stworzyła m.in. spółka Onwelo — Test Factory Center (TFC) sprawdza systemy IT przed ich wdrożeniem w swoim obiekcie lub u klienta. Nie dość tego: bierze na siebie pełną odpowiedzialność za cały proces. Usługa jest przeznaczona dla firm produkcyjnych. — Połączenie właściwych procesów, kompetencji, zarządzania i narzędzi testowych w jednym miejscu umożliwia maksymalizację korzyści dla klienta. Eliminuje także zjawisko rozmytej odpowiedzialności. Użytkownik zyskuje pewność, że programy, w które chce zainwestować, nie tylko spełniają najwyższe standardy jakości, ale też są trafną odpowiedzią na jego oczekiwania i potrzeby — zachwala Sebastian Kołaciński, dyrektor TFC w Onwelo.

Nie można zarządzać tym, czego nie jesteśmy w stanie zmierzyć — powiedział ekspert od organizacji Peter Drucker. Konsultanci od biznesu często zdają się tego nie rozumieć, dlatego kierują się „czuciem i wiarą”. Natomiast konsultanci IT za swój podstawowy instrument uważają „mędrca szkiełko i oko” — z pożytkiem dla klientów, którzy nie chcą kupować kota w cyfrowym worku.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MIROSŁAW KONKEL

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Nauka&Biznes / Nie kupuj kota w cyfrowym worku