Odjazd jest modny

Rafał Kerger
12-07-2006, 00:00

Organizacja jubileuszu firmy lub otwarcia nowego biura to poważne zadanie. Począwszy od zaproszenia, a na pożegnaniu kończąc. Im oryginalniej, tym lepiej.

„Pol-Hansa powstała w 1991 r. Początkowo w zakładzie w Kralczynie wytwarzano tylko tkaniny obiciowe do tapicerki samochodowej. Z upływem czasu asortyment zaczął się powiększać o kolejne produkty. 30 czerwca na lotnisku w Kralczynie o godz. 12.00 rozpoczną się obchody święta 15-lecia firmy Pol-Hansa, o godz. 16.00 oficjalne otwarcie nowej hali produkcyjnej, o godz. 18.00 bankiet w Pałacu Myśliwskim na 300 osób”.

Co zainteresuje gościa, klienta, VIP-a, dziennikarza w tak sformułowanym zaproszeniu (nazwa firmy zmieniona)? Nieszczęśliwie dla Pol-Hansy — nic. Jest równie kuszące jak przedwczorajsza bułka.

Jak zatem zorganizować imprezę z okazji firmowego jubileuszu, otwarcia hali produkcyjnej czy nowego biura? I jak ją zapowiedzieć, by goście się zjawili, dobrze bawili, a potem wszystko to przychylnie opisały media?

Zapraszamy VIP-ów

Jeżeli zależy nam na obecności prezydenta miasta czy prezesów firm ściśle z nami współpracujących, to warto do nich wysłać kuriera z zaproszeniem. Sprzedajemy hinduskie produkty? Świetnie — niech zaproszenie dostarczą Hindusi. Garnitury? Z zaproszeniem wyślijmy modela ubranego w naszą najnowszą kolekcję. Do zaproszenia warto dołączyć program.

— Do prezydenta miasta czy innego VIP-a radziłbym pofatygować się samemu prezesowi lub ewentualnie asystentowi. Zaproszenie dla VIP-a powinno być personalizowane, imienne, na wizytowym papierze — mówi Piotr Lignar, właściciel agencji Lignar PR oraz wykładowca w Wyższej Szkole Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego i na Uniwersytecie Warszawskim.

Specjaliści od imprez jubileuszowych twierdzą też, że warto zaprosić znanego polityka i rozpuścić informację, że na pewno przybędzie.

— Należy jednak liczyć się z tym, że mimo wagi wydarzenia czy sympatii, jaką darzą nas zaproszeni goście, z powodu kolizji terminów na imprezę przybędzie ich od 40 do 60 procent. Dlatego lista zaproszonych powinna być odpowiednio wydłużona. Szczególnie w okresie weekendowych wyjazdów nie należy urządzać spotkań w piątkowe popołudnia — radzi Paweł Pawicki, szef marketingu OMC Motors, warszawskiego salonu sprzedaży samochodów.

Do VIP-ów warto wystosować zaproszenia trzy do pięciu tygodni wcześniej.

— Te osoby mają napięty kalendarz i inny sposób ich zaproszenia będzie nietaktem — tłumaczy Piotr Lignar.

Po przekazaniu zaproszenia warto również uruchomić łańcuszek znajomości. To często działa. Poprosić znajomego wicemarszałka, by zadzwonił do wojewody i zapytał: „Będziesz Zdzichu na tym jubileuszu firmy Ipsylon? Bo ja będę, tobyśmy pogadali”.

Zapraszamy dziennikarzy

— Nieporozumieniem jest przeświadczenie, że stoły pełne jadła to warunek powodzenia eventu w mediach. Żaden dziennikarz nie straci godziny na dojazd tylko po to, żeby na stojąco zjeść kolację. Potrzebne są konkretne i dobrze podane informacje, które się wcześniej lub później dziennikarzowi przydadzą. Chyba że traktujemy event jako okazję do towarzyskiego spotkania z prasą, bo i tak można — mówi Radek Pszczółka, PR manager Polskiej Grupy Dealerów.

Warto zadbać o fotoreporterów i operatorów, którzy muszą zilustrować informację czymś więcej niż zdjęciami prezesa za statywem mikrofonu. Sztuczne ognie, pokazy akrobatyczne czy motory wjeżdżające przez papierowe ściany wzmocnią atrakcyjność przekazu. Warto też przygotować „gotowca” — na przykład płytę CD ze zdjęciami prezesów czy etapów budowy otwieranej właśnie hali.

— Przed eventem powinna być konferencja prasowa. I to w jak najciekawszych warunkach. Jeżeli inwestycja, to konferencję najlepiej zrobić na placu budowy — podpowiada Monika Jasłowska z firmy On Board PR.

Zrobić newsa

— Jubileusz firmy nie jest wydarzeniem dla mediów. Media nie poszukują zwykłych informacji, szukają czegoś, co jest nadzwyczajne — mówi Piotr Lignar.

Co to oznacza? Jubileusz powinien być pretekstem. Przy tej okazji warto pochwalić się inwestycjami, otwarciem na nowe rynki, mieć w zanadrzu newsową perełkę — na przykład informację, że nasze ołówki świetnie sprzedają się w Chinach. To zaskakująca wiadomość, bo przeciętny zjadacz chleba jest pewien, że to Chiny są ołówkowym królestwem, które swymi produktami zalewa świat.

— Event jest dla dziennikarzy ciekawy, jeśli mają możliwość nieskrępowanej, nieoficjalnej rozmowy z firmowymi i nie tylko firmowymi oficjelami. Nie należy zatem oczekiwać natłoku publikacji na drugi dzień po jubileuszu. Taka impreza zaprocentuje później — gdy dziennikarze w codziennej pracy będą wykorzystywać swe kontakty — tłumaczy Piotr Lignar.

Scenariusz eventu

Event powinien być tematyczny i oryginalny, by wyróżnił się wśród dziesiątek imprez organizowanych każdego miesiąca w Polsce.

— Na otwarcie pierwszego z naszych japońskich salonów motoryzacyjnych zaproszenia roznosiły Japonki w kimonach i — mimo że był luty — w klapkach. Toast wznosiliśmy sake, główną potrawą było sushi, a uroczystość uświetnił pokaz mody projektanta rodem z Japonii Bernarda Hanaoki — opowiada Magdalena Hibner, dyrektor marketingu w Japan Motors.

Otwieramy fabrykę na Ukrainie — robimy ukraiński event, mamy 20-lecie — robimy imprezę z muzyką i jedzeniem w stylu schyłkowego PRL, gdy firma się rodziła. Pamiętając oczywiście o gustach i pozycji gości. Bo jeśli ma przybyć dużo znanych person, to barbecue czy kaszanka nie wchodzą w grę.

Organizację imprezy warto powierzyć komuś doświadczonemu.

— Młoda PR-ówka, która dotąd odpowiadała jedynie za organizację imienin cioci, raczej sobie nie poradzi. Do dziś pamiętam imprezę, na której prezentowano nowy produkt. Nagle salę przy dzwięku tam-tamów wypełnił dyskotekowy dym. Wszystko byłoby super, gdyby nie to, że zastosowano złą mieszankę chemiczną i mgła znikała bardzo powoli. Minęło pół godziny, nim produkt zaczął się wyłaniać — uśmiecha się Piotr Lignar.

Za obsługę średniego eventu specjaliści policzą 40 do 50 tys. zł. Na koszt składa się nagłośnienie, oświetlenie, gwiazda programu, konferansjer i katering na 120 osób. Opłaty (poza kateringiem) zwykle nie zależą od liczby osób, warto więc maksymalnie wykorzystać powierzchnię, jaką dysponujemy, i zadbać o frekwencję.

Dobrze być też przygotowanym na niespodzianki. I to także pozytywne — w jednej z krakowskich firm do dziś wspominają, jak to podczas występu koncertu Golec uOrkiestry siedzący przy stolikach goście eventu niespodzianie ruszyli w tan. Szybko zapewniono kontynuację tanecznego nastroju — pojawił się DJ i goście wytańczyli się jak na najlepszym karnawałowym balu. Z pewnością to im zapadło w pamięć.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Rafał Kerger

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Odjazd jest modny