Wdrożenie oprogramowania do zarządzania dokumentami dla większości firm staje się koniecznością. Nie musi to oznaczać zakupu takiego systemu.
Problem z przepływem informacji? Brak możliwości dotarcia do dokumentów i ich jednoczesnego współdzielenia przez wiele osób? Zniszczenie, zagubienie i brak kontroli nad dokumentami czy wreszcie niemożność odtworzenia danych w przypadku katastrofy i utraty strategicznych informacji biznesowych? Jeżeli tego typu zdarzenia występują w firmie, znaczy to, że potrzebne jest wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania zarówno dokumentami papierowymi, jak i elektronicznymi.
— Dzięki zastosowaniu narzędzi wspierających obieg dokumentów obsługa klienta może ulec znacznemu skróceniu. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że uporządkowany obieg elektronicznych informacji jest znacznie sprawniejszy niż jego papierowy odpowiednik. Dokument w postaci elektronicznej łatwiej jest wyszukać z miliona podobnych oraz łatwiej jest przekazać do przetwarzania — opisuje Marcin Sopla, kierownik działu rozwiązań finansowych i ubezpieczeniowych w Matrix.pl.
Prosty rachunek
Gdy firma zdecyduje się już na wdrożenie takiego rozwiązania, staje przed wyborem: kupić odpowiednie oprogramowanie czy może zdecydować się na usługi firmy, która zajmie się zarządzaniem obiegiem dokumentów. Przy instalacji niezbędna będzie inwestycja w dodatkowy sprzęt.
— Korzyści dla firm z zastosowania systemu do obiegu dokumentów są niepodważalne. Żeby jednak móc poprawić wydajność pracy, trzeba się liczyć z koniecznością zainwestowania w zakup systemu — twierdzi Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.
Mniejszym firmom nie zawsze może się to opłacać. Wtedy warto się zastanowić, czy nie zlecić takiej usługi firmie zewnętrznej. Może to się okazać korzystne zarówno finansowo, jak i organizacyjnie. W przypadku wykupienia usługi na zasadach outsourcingu firma ponosi jedynie koszty obsługi dokumentów faktycznie zeskanowanych, przetworzonych i wprowadzonych do jej systemu.
— Zostają wyeliminowane kwestie związane z zarządzaniem oprogramowaniem i utrzymaniem specjalistów, którzy czuwają nad prawidłowym funkcjonowaniem systemu. Usługodawca dysponuje wiedzą, jak sparametryzować system, jak zoptymalizować proces przyjmowania dokumentów, jak zintegrować system z ERP firmy, jak dopasować rozwiązania ogólne do indywidualnych potrzeb klienta — przekonuje Piotr Cholewa.
Firma nie musi sama skanować dokumentów czy konserwować sprzętu.
Wartość dodana
Prócz samego oprogramowania firma otrzymuje analizę swoich potrzeb. Oferujący usługi wesprze organizację elektronicznego archiwum czy zaproponuje mapę obiegu dokumentów.
— Kupując oprogramowanie od producenta, przedsiębiorstwo może liczyć tylko na siebie. Nie jest to takie proste, bo systemy dostępne na rynku nie są zindywidualizowane, a przecież każdy klient ma swoje wymagania dotyczące sposobu dostępu do dokumentu — twierdzi Piotr Cholewa.
Podstawową wartością dodaną, wynikającą z korzystania z usług zarządzania obiegiem dokumentów, jest zagwarantowanie, przez firmę dostarczającą usługę, bezpieczeństwa dokumentów i danych.
— Wprowadzamy wszystkie procedury związane z bezpiecznym składowaniem kopii zapasowych. Wykonujemy wiele prac czasowo znacznie odciążających pracowników firmy klienta. Centralizujemy i organizujemy miejsce obsługi dokumentów, odbieramy pocztę za klientów, segregujemy dokumenty, wypakowujemy je z kopert — wyjaśnia Piotr Cholewa.
Outsourcing będzie dobrym rozwiązaniem dla firm, które potrzebują oprogramowania dostosowanego do własnych potrzeb. Jest coraz popularniejszy.
— Indywidualne firmy stawiają coraz częściej na korzystanie z rozwiązań do kompleksowej obsługi dokumentów w modelu outsourcingowym. Projekt w outsourcingu jest dla nich tańszy i łatwiejszy do uruchomienia — mówi Marta Gądek z Comarchu.