Zajmująca się produkcją serów (m.in. Tartare i Sekret Mnicha) francuska grupa Bongrain w 1998 r. zdecydowała się na wybór systemu firmy Exact Software do obsługi działalności na polskim rynku. Była to typowa decyzja korporacyjna. Podpisując umowę z producentem oprogramowania, Francuzi zdecydowali bowiem, że aplikacje Exact trafią nie tylko nad Wisłę, ale również do innych krajów naszego regionu — na Węgry, do Czech i Słowacji. W Polsce wdrożenie miało objąć spółkę Bongrain Europe Polska, zlokalizowaną w wykupionej przez Francuzów skierniewickiej mleczarni. Firma zajmowała się głównie dystrybucją serów importowanych z Francji. Działalność księgowości i sprzedaż wspierał w niej program Saari Negoce. Za obsługę statystyk sprzedaży i gospodarki magazynowej odpowiadał zaś Microsoft Access.
Fatalne początki
Instalowanie oprogramowania Exact rozpoczęło się pod koniec 1998 r. Nieco później holding Bongrain przejął firmę Toska z oddalonych od Skierniewic o 250 km Głubczyc. Zakład ten również korzystal z tzw. aplikacji pudełkowych. Zaczęło się wygaszanie działalności spółki Bongrain Europe Polska, a trzon działalności holdingu w Polsce przeniesiono do Głubczyc. Tam też, po prawie roku od rozpoczęcia prac wdrożeniowych, instalacja systemu firmy Exact nabrała tempa. Wiązało się to z zatrudnieniem w Tosce informatyka. Wcześniej Bongrain nie zatrudniał w Polsce tego typu specjalistów i całość prac zlecał firmom zewnętrznym.
— Zastany przeze mnie obraz wdrożenia wyglądał nieciekawie. Za prace rozpoczęte w Skierniewicach i przeniesione następnie do Głubczyc w większości odpowiadał Exact. Po stronie Toski nie było osoby, która sprawdzałaby efekty prac wdrożeniowych i koordynowała projekt — wspomina Marek Jeziorowski, szef systemów IT w firmie Toska.
Problemem jednak nie była sama kontrola dostawcy systemu i nakłanianie własnej załogi do właściwej współpracy przy realizacji projektu. Najwięcej kłopotów sprawiał wykorzystywany dotychczas przestarzały sprzęt i niedomagania procedur wewnetrznych wspomagających pracę w systemie Exact.
— Sieć była niejednorodna. Cały sprzęt, jaki zastałem, stanowiły tzw. składaki o różnym wieku i stopniu zużycia. Zasilanie awaryjne również pozostawiało dużo do życzenia. Nastawienie personelu do pracy w nowym systemie też nie napawało optymizmem — opowiada Marek Jeziorowski.
Stopniowa modernizacja
Zaczęto więc wymianę sprzętu. Głównie ze względu na warunki serwisu, dostawcę serwera, stacji roboczych i laptopów wybrano polski oddział Compaq Computer. Nie był to jednak koniec problemów. Wdrażana wersja aplikacji Exact działała bowiem na platformie DOS-Novell, ze specyficzną przypisaną tylko do niej bazą danych. Z tego powodu proces przypisywania informacji o skutkach finansowych transakcji był dość złożony. Uniemożliwiał m. in. równoczesne wpisywanie na stałe do ksiegi głównej informacji o transakcjach i przyjmowanie danych z innych modułów. Mało wydajny był też związany z bazą danych generator raportów. W firmie, która sprzedaje duże ilości produktów o małej wartości jednostkowej (serki kosztują od jednego do kilku złotych), comiesięczna inwentaryzacja trwała cały dzień. Aby usunąć te problemy, Exact zaproponował aktualizację swojego produktu do wersji działającej w środowisku Microsoft Windows/Microsoft SQL. Toska przystała na tę propozycję, mimo zastrzeżeń co do niektórych obszarów funkcjonalnych oprogramowania.
— Exact nie jest rewelacyjny, jeśli chodzi o gospodarkę magazynową. Ma jednak bardzo dobry moduł finansowo-księgowy, a dla naszych właścicieli z Francji bezpieczeństwo finansowe jest bardzo istotne. Postanowiliśmy więc nie wymieniać aplikacji Exact na produkt innego producenta — wyjaśnia Marek Jeziorowski.
Wymogi korporacyjne
Decyzja o migracji do środowiska Microsft Windows/ Microsoft SQL została podjęta jeszcze w 2001 r. Jednak na realizację musiała zaczekać do lutego 2002 r. Powodem opóźnienia była właśnie dbałość o kontrolę finansową w grupie Bongrain.
— Nasze wyniki wpływają na wyniki grupy, a firma matka notowana jest na giełdzie francuskiej i raporty roczne muszą docierać do Francji na czas. Wpływają bowiem na notowania giełdowe. Wiadomo, że prowadzenie w czasie opracowywania raportów jakichkolwiek modernizacji systemu mogłoby spowodować kłopoty z dotrzymywaniem terminów, które narzuca nam centrala — tłumaczy Marek Jeziorowski.
W Skierniewicach systemu już nie ma
A co się obecnie dzieje w Skierniewicach, gdzie całe wdrożenie aplikacji Exact się zaczęło?
Obecnie Toska ma tam tylko magazyny chłodnicze. Z logistycznego punktu widzenia jest to bowiem doskonała lokalizacja w centrum Polski. Po oprogramowaniu Exact nie ma tam jednak ani śladu. Podobnie do sytuacji sprzed kilku lat, do obsługi magazynów korzysta się pakietu Microsoft Office.
— Proste raporty potrzebne do obsługi magazynu przygotowuje się wykorzystując Microsoft Access — informuje Marek Jeziorowski.
Oprogramowanie firmy Exact wdraża teraz mleczarnia w Turku, będąca drugim obok Toski zakładem holdingu Bongrain w Polsce. Jeszcze w 2002 r. mają tam być wdrożone moduły finansowo-księgowy i do obsługi sprzedaży, w I kwartale 2003 r. — gospodarka magazynowa. Mimo tego samego właściciela, zakład w Turku jest jednak zupełnie inną spółką i tamten projekt to już zupełnie inna historia.