Umowę spiszesz esemesem

opublikowano: 07-09-2016, 22:00

Papier jeszcze nie odchodzi do lamusa, ale od dziś utrwalanie uzgodnień biznesowych na innych nośnikach też może być prawnie wiążące

E-mail dla potwierdzenia umów między przedsiębiorcami to już częsta praktyka — a od dziś usankcjonowana prawnie. Właśnie zaczyna obowiązywać nowela Kodeksu cywilnego, która normuje dokonywanie czynności prawnych w taki sposób. Firmy stosują go w obrocie gospodarczym z oczywistego powodu — bo tak jest wygodniej.

Zobacz więcej

publicdomainpictures.net

Dokument ma definicję

Obok dotychczasowej formy pisemnej od 8 września kodeks przewiduje też dotychczas nieznaną, mniej sformalizowaną formę dokumentową. Polega ona na złożeniu oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób, który daje możliwość ustalenia osoby je składającej. Dokument ten zdefiniowano jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

— Forma dokumentowa jest pokrewna formie pisemnej, jednak mniej restrykcyjna, bo nie wymaga podpisania tego dokumentu. Wolę można wyrazić np. w formie e-maila lub esemesa, a ponieważ oświadczenie zapisano na nośniku, możliwa jest identyfikacja jego autora. Forma ta jest stosowana powszechnie przy zawieraniu umów, kiedy strony są zidentyfikowane i utrwalają treść uzgodnień. Formą dokumentową może być także nagrana rozmowa audio lub wideo, telekonferencja czy nawet zapis oświadczeń stron na oddalonym serwerze komputerowym — wyjaśnia Wawrzyniec Szczepaniak, adwokat w kancelarii Chałas i Wspólnicy. Pod pojęciem nośnika informacji może kryć się zarówno dokument papierowy (zapis ręczny, drukowany), jak i zapis elektroniczny na pendrive’ie, dysku zewnętrznym, telefonie, serwerze lub innym urządzeniu umożliwiającym utrwalenie treści i jej odczyt.

— Jeśli istnieje jakikolwiek zapis oświadczeń określonego podmiotu, trudno spekulować, że nie zachowano formy dokumentowej. Wydaje się, że w praktyce do jej niedochowania z uwagi na nośnik będziemy mieli do czynienia bardzo rzadko, np. gdy umowa zostanie zawarta bezpośrednio ustnie, na spotkaniu lub telefonicznie i tylko, jeśli nie będzie ona nagrana — ocenia adwokat.

Jego zdaniem, mogą się jednak pojawić wątpliwości co do warunku, aby nośnik umożliwiał ustalenie osoby składającej oświadczenie. Nie jest do końca jasne, czy składający oświadczenie ma ujawnić wprost swoją tożsamość (np. podpisem w stopce e-maila), czy wystarczy jego identyfikacja na podstawie innych danych. Nie wiadomo, czy czynności dokumentowe można uznać za skuteczne, gdy np. ktoś zostawi wiadomość na poczcie głosowej i nie przedstawi się, ale odsłuchujący pozna dzwoniącego po głosie.

Z e-podpisem bez wątpliwości

Takich kłopotów z identyfikacją nie ma w przypadku stosowania formy elektronicznej. Zgodnie ze zmodyfikowanymi regulacjami Kodeksu cywilnego polega ona na ujawnieniu woli z użyciem urządzenia elektronicznego i musi być podpisana.

— Może z tego skorzystać jedynie ten, kto dysponuje bezpiecznym podpisem, co nie jest standardem w polskim obrocie prawnym. Ten podpis jest weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem przypisanym do użytkownika i składany za pomocą bezpiecznego urządzenia przeznaczonego do tego celu — podkreśla Wawrzyniec Szczepaniak. Samo wysłanie oświadczenia woli pocztą elektroniczną nie oznacza, że dochowano formy elektronicznej.

Niezbędny jest bezpieczny e-podpis odpowiadający podpisowi własnoręcznemu. W pewnych sytuacjach prawo nie daje wyboru co do formy, w jakiej może być dokonana jakaś czynność prawna. W danym przypadku może wymagać wyłącznie formy pisemnej czy dokumentowej lub elektronicznej — inaczej czynność będzie nieważna.

— Generalnie Kodeks cywilny przewiduje dowolność form dla zawierania umów, chyba że przepis zakłada, że dla ich ważności trzeba zastosować wyraźnie wskazaną w ustawie, np. umowa leasingu powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Powszechne w obrocie umowy o świadczenie usług zasadniczo nie są objęte takimi wymaganiami — zauważa dr Aleksandra Pokropek, radca prawny w kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz.

Nowelizacja dostosowuje prawo do zwyczajów, które pojawiły się wraz z powszechnym wykorzystywaniem komunikacji internetowej w działalności gospodarczej i porządkuje dotychczasowy chaos. Według przedstawiciela kancelarii Chałas i Wspólnicy, praktyczny wymiar może mieć zwłaszcza sprecyzowanie definicji dokumentu. Wcześniej w prawie cywilnym pojęcia tego używano na określenie pisma, pisemnej formy czynności prawnej, pokwitowania lub aktu notarialnego.

— Przedsiębiorcy zyskali kodeksowe podstawy do tworzenia stosunków prawnych i ich skutecznej zmiany za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jednak zmiany te nie będą miały znaczącego wpływu na ich działalność — prognozuje Wawrzyniec Szczepaniak. Jak podkreśla, forma dokumentowa i elektroniczna pozostaną głównie opcjami do wyboru — strony mogą je zastrzec lub wykorzystać. Aktualne pozostają niemal wszystkie sytuacje, w których trzeba było zachować formę pisemną. Tylko w jednym przypadku nastąpiła zmiana — od dziś umowa pożyczki o wartości przekraczającej 1 tys. zł musi być zawarta w formie dokumentowej.

Ustnie — i co potem

Tam, gdzie takich zastrzeżeń brak, umowę można zawrzeć w dogodny dla stron sposób, nawet ustnie. Warto ją jednak dodatkowo potwierdzić na wypadek ewentualnego sporu. Kodeks określa, które ustalenia wiążą przedsiębiorców, jeżeli umowę zawarli bez zachowania formy pisemnej, po czym jedna strona potwierdzi ją w piśmie do kontrahenta, ale wprowadzając zmiany lub uzupełnienia umowy niezmieniające istotnie jej treści. Po nowelizacji przepisy przewidują, że po zawarciu umowy bez zachowania formy dokumentowej jeden z przedsiębiorców może ją potwierdzić w dokumencie przekazanym partnerowi, który nieznacznie ją zmieni lub uzupełni bez istotnej modyfikacji treści.

— W takich przypadkach wiążąca będzie treść wskazana w potwierdzającym piśmie lub dokumencie, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwi — mówi dr Aleksandra Pokropek. Sprzeciw musi być wyrażony na piśmie, gdy umowę zawarto bez zachowania formy pisemnej, bądź w dokumencie, gdy umowę zawarto bez zachowania formy dokumentowej. Jeżeli ktoś zrobi to w inny sposób, przedsiębiorców będzie wiązać to, co znajdzie się w potwierdzającym piśmie albo dokumencie.

— Jeżeli strony chcą wywrzeć określony skutek, powinny zachować formy określone w kodeksie — sugeruje przedstawicielka kancelarii FKA. Dr Aleksandra Pokropek obawia się jednak problemów z potwierdzaniem umów ustnych. Są one zawierane zarówno bez zachowania formy pisemnej, jak i dokumentowej. Pojawia się pytanie, jak powinny być potwierdzane — pisemnie czy w dokumencie.

Jej zdaniem, nie ma raczej wątpliwości, że ta druga forma składania potwierdzenia i sprzeciwu jest szczególną w stosunku do formy pisemnej, dlatego należałoby zachować formę dokumentu. Problem powstanie jednak, gdy jedna ze stron potwierdzi umowę ustną na piśmie, podczas gdy wystarczy do tego dokument, np. sms, e-mail czy faks. Co wtedy ze sprzeciwem?

— W takiej sytuacji należałoby przyjąć, że wystarczy sprzeciw w dokumencie. To, że strona skorzysta z potwierdzenia na piśmie jako formy „silniejszej” w stosunku do dokumentu, nie powinno oznaczać, że druga strona musi sprzeciwić się na piśmie. W praktyce jednak przedsiębiorcy będą raczej korzystać z trybu pisemnego, a potwierdzenie i sprzeciw w dokumencie się nie przyjmie — prognozuje dr Aleksandra Pokropek.

Wawrzyniec Szczepaniak przyznaje, że na pierwszy rzut oka przepisy mogą wywoływać wątpliwości co do skuteczności potwierdzenia treści umowy zawartej ustnie. Jednak nie wydaje mu się, aby ta zmiana prowadziła do istotnych problemów praktycznych. Jego zdaniem, przedsiębiorcy, którzy zawarli umowę ustnie, mogą potwierdzić jej treść zarówno poprzez wysłanie dokumentu (pisma bez podpisu własnoręcznego, esemesa, e-maila), jak i pisma rozumianego jako dokument opatrzony własnoręcznym podpisem i zawierającego treść ustaleń.

— Należy jednak pamiętać, że jeśli strony uzgodnią umowę z zachowaniem formy dokumentowej, np. przez wymianę e-maili, to przedsiębiorca będzie mógł wysłać drugiemu pismo z podpisem obejmujące treść umowy, która będzie miała charakter wiążący, o ile druga strona nie wyrazi sprzeciwu — zwraca uwagę adwokat.

W razie sporu

Znowelizowany Kodeks cywilny stwierdza, że: jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności, zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy w sporze nie jest dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności — tej zasady nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Iwona Jackowska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu