Z cyfrowego skansenu w przyszłość

opublikowano: 16-06-2019, 22:00

Nie wprowadzisz firmy na nowoczesne tory, korzystając z archaicznych systemów IT. Kosmetyczne modyfikacje infrastruktury na niewiele się zdadzą

Kto nie kupuje maszyny, choć stać go na nią, okrada swoją fabrykę z zysków — uważał Henry Ford. Jego słowa są aktualne także dzisiaj w odniesieniu do technologii cyfrowej.

W dłuższej perspektywie wdrożenie nowoczesnego systemu jest tańsze niż
ciągłe udoskonalanie starych rozwiązań — mówi Marek Rafalski, zarządzający
zespołem SAP w dziale application services Capgemini Polska.
Zobacz więcej

RAZ A DOBRZE:

W dłuższej perspektywie wdrożenie nowoczesnego systemu jest tańsze niż ciągłe udoskonalanie starych rozwiązań — mówi Marek Rafalski, zarządzający zespołem SAP w dziale application services Capgemini Polska. Fot. Marek Wiśniewski

— Finansowy i biznesowy autosabotaż uprawiają firmy, które rezygnują z zakupu zaawansowanego oprogramowania lub poprzestają na produktach przestarzałych — wskazuje Marek Kobielski, prezes Dimension Data Polska.

Tymczasem systemy ERP, przede wszystkim SAP w dużych polskich przedsiębiorstwach liczą sobie średnio po kilkanaście lat. Archaiczne jest też oprogramowanie CRM i BI. Dlaczego?

— Z największą liczbą wdrożeń mieliśmy do czynienia w czasach dobrej koniunktury końca lat 90. Firmy inwestowały we wszystko, w tym dobre systemy backendowe, umożliwiające dalszy rozwój. Druga fala entuzjazmu związana była z wejściem Polski do UE — przedsiębiorcy dostali zastrzyk gotówki i na potęgę zbroili się w rozwiązania IT. Kryzys roku 2008 położył temu boomowi kres. Systemy przestały być rozwijane i skupiono się na ich wspieraniu przez zewnętrzne firmy — opisuje Marek Rafalski, zarządzający zespołem SAP w dziale application services Capgemini Polska.

Dlaczego przedsiębiorstwa częściej decydują się na modyfikację wysłużonych rozwiązań, zamiast wymienić je na nowoczesne narzędzia?

— Dyrektorzy IT zwykle nie mają stałego rocznego budżetu ani wystarczających zasobów wewnętrznych i zewnętrznych. Przede wszystkim jednak nie mają poczucia sprawstwa. Nawet błahe decyzje dotyczące digitalizacji muszą uzgadniać z prezesem. Cieszą się, gdy przekonają zarząd do mniejszych wydatków, a choć widzą potrzebę rewolucyjnych zmian, dla świętego spokoju milczą — odpowiada Paweł Stapf, konsultant ds. transformacji cyfrowej przedsiębiorstw.

Unikajmy półśrodków

Liderami wdrożeń w ostatnich dekadach były korporacje. Problem zaczynał się wtedy, gdy przejmowały one lub łączyły się z innymi spółkami. Aby w jednolity sposób zarządzać grupą, mniejszym podmiotomnarzucano szablony oprogramowania charakterystyczne dla większych przedsiębiorstw — to jakby kazać dziecku nosić przyduże ubrania i buty po starszym rodzeństwie. Działało to również w drugą stronę — po odłączeniu się spółek od grupy często zostawała ona z systemem, który w ogóle nie pasował do nowej struktury. Zdaniem przedstawiciela Capgemini taki stan w niejednym koncernie trwa do dzisiaj.

— Jeśli z jednego rozwiązania korzysta wiele przedsiębiorstw, niełatwo jest wprowadzić zmiany systemowo. Niektóre firmy podejmowały próby na własną rękę, a te, które nie mogły, nie rozwijały się w ogóle — twierdzi Marek Rafalski.

Dlaczego warto przerzucić się na nowszy system?

— Tzw. organizacją wielofirmową zarządza się sprawnie, jeżeli dysponujemy systemem dopasowanym do jej skali i struktur, który dobrze obsługuje procesy związane z wielopodmiotowością. Zamiast więc męczyć się z masą różnych, niepasujących do siebie i zazwyczaj starszych narzędzi, lepiej postawić na nową zintegrowaną platformę — uważa Marek Kobielski.

Za wdrożeniem całkowicie innego oprogramowania przemawiają głównie kłopoty z utrzymaniem i dostosowaniem przestarzałych wersji do rynku, na co zwraca uwagę Marek Rafalski. Według niego aktualizacja zwykle sprowadza się do tego, by być na bieżąco z prawem, które — jak ustawa o VAT bądź o rachunkowości — często się zmienia.

— W efekcie powstają duże luki w raportowaniu do kadry zarządzającej, bo raportowanie odbywa się na zewnątrz systemów. Wiąże się to z wykonywaniem dodatkowych czynności, niekonsekwencją danych, powielaniem raportów i trudnością z lokalizacją danych w przedsiębiorstwie. Mniejsze spółki radzą sobie z tym lepiej, ich powstawanie i rozwój są więc łatwiejsze — tłumaczy Marek Rafalski.

Co z tym począć? Menedżer Capgemini Polska odradza rewitalizację systemu. Przy tak szybkim postępie technologicznym byłby to półśrodek, który nie zadziała. Jak obrazowo tłumaczy, na starych fundamentach nie wybuduje się nowego wieżowca.

— Jako pierwszy etap rekomendujemy przyjrzenie się własnemu systemowi i określenie, czy jest to właściwy moment na zmianę. Sprawdzamy infrastruktury różnych systemów, czy są one na pewno potrzebne i czy można je przenieść do chmury. Jeśli pozwala na to specyfika firmy, warto rozważyć ten model IT. Wybór rozwiązania wymaga dokładnej analizy i zapoznania się z liczbami — wyjaśnia Marek Rafalski.

Mów językiem korzyści

Jak przełamać opór firm przed nowym otwarciem? Marek Kobielski twierdzi, że szefowie IT powinni nauczyć się rozmawiać z prezesem bądź dyrektorem finansowym językiem korzyści.

— Koncentrując się na kosztach wdrożenia, zapewne zrazimy decydentów. Ale gdy usłyszą, że system usprawni procesy biznesowe, zapewni firmie przewagę konkurencyjną i wzrost przychodów, być może przełkną kwotę, którą trzeba będzie wyłożyć na nowe środowisko IT— mówi szef Dimension Data Polska.

Często najbardziej przeciwni inwestycji są szeregowi użytkownicy, którzy przyzwyczaili się do wiekowych narzędzi i sądzą, że obsługa nowych ich przerośnie. Kadra kierownicza uwzględnia te obawy i ostatecznie rezygnuje z zakupu innowacyjnego oprogramowania.

— Jak wynika z naszych badań, ponad połowa projektów wdrożeniowych nie osiąga zakładanych rezultatów z powodu braku odpowiedniego przygotowania pracowników do działania w nowej rzeczywistości — potwierdza Agata Nejc-Sobura, menedżer w zespole aplikacji SAP w Deloitte.

Najlepszą metodą na przegonienie takich lęków są cyfrowe szkolenia i dobra komunikacja. Co do tego nie ma wątpliwości Marek Rafalski, według którego zmiana systemu ERP to dobry moment na dyskusję o przyszłości firmy i jej planach rozwojowych w perspektywie kilku najbliższych lat.

— W erze redigitalizacji możemy zdefiniować procesy biznesowe na nowo i najprościej zrobić to podczas zmiany systemu informatycznego, bo przeprowadza się ją, przyglądając się każdemu procesowi z osobna. Każdy z tych procesów ma swoje uwarunkowania — systemowe i ludzkie. Tych ludzkich nie da się zmienić bez zmiany systemów — argumentuje reprezentant Capgemini.

Wybór innowacyjnego systemu ERP lub migracja do nowej wersji otwiera przed firmami zupełnie nowe możliwości. Do najważniejszych należą: szybsze przetwarzanie i analiza danych, lepszy przepływ informacji między działami oraz minimalizacja zaangażowania ludzkiego w powtarzalne procesy. Wdrożenie w krótkim czasie przeniesie przedsiębiorstwo z ery archaicznych procesów do pełnej nowoczesności. Prezes Marek Kobielski uświadamia: zwlekając z inwestycją technologiczną, spełnia się scenariusz, przed którym ostrzegał niegdyś Henry Ford: firma okrada się z zysków.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu