Bezpieczny obieg dokumentów

MK
opublikowano: 25-01-2012, 00:00

KOMENTARZ

Szczególnie w bankowości, ubezpieczeniach i telekomunikacji obserwujemy powszechne zastępowanie wydruków papierowych dokumentami elektronicznymi. Oznacza to nie tylko redukcję kosztów związanych np. z dystrybucją czy archiwizacją, ale również wyższy poziom bezpieczeństwa i kontroli. Ponadto stanowi dowód, że dana instytucja troszczy się o środowisko naturalne i jest odpowiedzialna społecznie.

Zarządzanie e-dokumentami staje się powoli w polskim biznesie standardem, ale nie każda instytucja chce skanować, rejestrować i zarządzać takimi materiałami we własnym zakresie. Wiele przedsiębiorstw, również małych i średnich, woli te czynności zlecać doświadczonym partnerom zewnętrznym, by się skoncentrować na podstawowej działalności i zmniejszyć koszty. Inny ważny powód to wspomniane bezpieczeństwo — wbrew powszechnemu mniemaniu, jeśli dochodzi do wycieku poufnych informacji, to najczęściej nie z winy outsoucerów, lecz z powodu lekkomyślności lub nieuczciwości własnych pracowników.

Wyróżniającą się w outsourcingu dokumentów tendencją jest dziś zarządzanie procesami kancelaryjnymi. Cała korespondencja przychodząca do danej instytucji pocztą, kurierem, e-mailem czy faksem najpierw trafia do centrów operacyjnych wyspecjalizowanych firm zewnętrznych. W ośrodkach tych następuje zamiana dokumentu na wersję elektroniczną wraz z pozyskaniem kluczowych danych oraz kategoryzacją według nadawcy, odbiorcy, tematu czy treści. Tak opisany e-dokument już tego samego dnia trafia do firmy klienta, a ściślej do pracownika, który jest uprawniony do jego odbioru.

BOHDAN WÓJCICKI

konsultant ds. obsługi procesów biznesowych w Xerox Polska

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: MK

Polecane