Biurowe rewolucje

Labirynty korytarzy i dziesiątki pokoi, małych dla szeregowych pracowników administracyjnych i dużych dla członków kadry kierowniczej. Tak kiedyś wyglądały biura. Dziś królują otwarte przestrzenie, przypominające hale fabryczne. Często nawet prezes nie ma własnego gabinetu, aby podkreślić, że wszyscy są w firmie równi. Niektórym „współdzielenie” powierzchni odpowiada, inni woleliby nieco więcej spokoju i prywatności. Jak dogodzić wszystkim?

2

Zobacz galerię

— Z punktu widzenia pracodawcy ulokowanie wszystkich w jednym pomieszczeniu oznacza efektywne zarządzanie nieruchomością i personelem. Zapewniają, że open space usprawnia komunikację i współpracę, a także pozwala na lepszą kontrolę podwładnych. Pracownicy skarżą się jednak na brak koncentracji, stres i ciągłe zakłócenia. Przeszkadza im to, że mogą być stale obserwowani i podsłuchiwani — mówi Małgorzata Kaczmarek, dziś szefowa biura księgowo-podatkowego Magnifica, kiedyś pracownik korporacji.

Dwie strony medalu

W większości przypadków open space’owa‚ moda nie wynika, oczywiście, z chęci inwigilowania zatrudnionych. Chodzi o to, żeby ograniczyć koszty wynajmu powierzchni biurowej. Dużo taniej wyjdzie zastawienie wielkiego pomieszczenia biurkami niż przeznaczenie na każde stanowisko pracy oddzielnego pokoju. Dlatego Małgorzata Kaczmarek zdecydowała się na kompromis — kilka open space’ów w wersji mini.

— W każdym takim pomieszczeniu grupują się osoby wykonujące podobne zadania. Tak udaje się nam oszczędzić miejsce i pozbyć się wad ogromnych przestrzeni. Moi pracownicy, również ci z korporacyjną przeszłością, chwalą takie rozwiązanie — zaznacza księgowa. Zwolenniczką open space’owej rewolucji jest Anna Starostecka-Kaczmarek, dyrektor ds. zarządzania kapitałem ludzkim w Raiffeisen Polbanku. Uważa, że otwarta przestrzeń biurowa ma więcej zalet niż wad. Przede wszystkim — zaznacza — taki sposób aranżacji wnętrza umożliwia błyskawiczny przepływ informacji, co przynosi ogromne ułatwienie. Szczególnie zespołom, w których szybka i sprawna komunikacja decyduje o efektywności działań.

— Otwarta przestrzeń zdecydowanie pomaga tworzyć atmosferę współpracy i integrować zespół. Ludzie naturalnie otwierają się na innych, uczą się większej tolerancji, zaczynają wzajemnie motywować się do realizacji zadań, więc w takim biurze leser się nie ukryje — zachwala przedstawicielka Raiffeisen Polbanku. Ale widzi także drugą stronę medalu — zbyt głośne rozmowy telefoniczne współpracowników, nieformalne spotkania przy biurkach czy dyskomfort związany z tym, że każdy lubi pracować w określonej temperaturze i oświetleniu, a na wspólnej przestrzeni trudno stworzyć zróżnicowane, dostosowane do pojedynczych osób warunki.

— Należy unikać nadmiernego, angażującego cały zespół roztrząsania różnych tematów. To odwraca uwagę od zadań i zwykle kończy się marnotrawstwem czasu — wskazuje Anna Starostecka- Kaczmarek. Dlaczego rozproszenia, o które łatwiej w open space’ie, są tak szkodliwe? Odpowiedź przynosi badanie Terrapin Bright Gree: powrót do pełnej koncentracji przy pracy wymagającej dużego skupienia może potrwać nawet około 45 minut. Do myślenia dają również szacunki firmy Plantronics — roczne straty wynikające ze spadku wydajności starszego menedżera, który pracuje w hałasie, wynoszą 15 tys. GBP. Między innymi dlatego niektóre grupy zawodowe bardziej niż inne cenią elastyczność miejsca pracy i możliwość wyboru między przestrzenią otwartą a strefą do indywidualnej aktywności. Według firmy Gensler, dotyczy to zwłaszcza przedstawicieli sektora technologicznego. 41 proc. informatyków i programistów chce decydować o tym, czy pracować w samotności, czy z innymi. Dla porównania takie preferencje wyraża 32 proc. pracowników innych branż.

Technologiczne triki

Co pozostaje firmie, która nie może zapewnić zatrudnionym osobnych pomieszczeń? Wiele możliwości ograniczenia hałasu w biurach dają systemy z pogranicza technologii i aranżacji wnętrz.

Według Magdy Schubert, specjalistki od akustyki biur i ergonomii w Ecophon Saint-Gobain, rewelacyjne efekty przynosi połączenie różnych rozwiązań akustycznych: sufitów, paneli ściennych i ekranów wolno stojących. Ich dobór i umiejscowienie zależą od funkcji strefy i upodobań użytkownika.

— Najczęstszym celem jest oddzielenie różnych zespołów lub działów w firmie, by zapewnić większą prywatność, co znacząco podnosi komfort pracujących. Pomieszczenie zaaranżowane z wykorzystaniem materiałów bardzo dźwiękochłonnych, np. sufitów i paneli ściennych, jest o 10 dB cichsze od miejsca nieprzystosowanego akustycznie. Dla słuchu oznacza to spadek natężenia dźwięku o połowę — wyjaśnia Magda Schubert. A jeśli firmy nie stać na ekrany akustyczne? Jest dużo prostszy — i całkowicie — bezpłatny pomysł. Może trzeba pozwolić pracownikom, by część swoich obowiązków wykonywali z domu.