Co trzeba określić w przepisach o pracy zdalnej

Za jakiś czas praca zdalna ma być na stałe uregulowana w Kodeksie pracy. Obecne prawo odnosi się do niej fragmentarycznie, w reakcji na szczególne w tym roku warunki prowadzenia biznesu. W każdym razie na pewno najwyższa pora te kwestie uporządkować, chociażby dlatego, że ten tryb pracy będzie stosowany znacznie częściej niż przed pandemią COVID-19, aczkolwiek nie był obcy wielu pracodawcom.

Na przykład tylko w 14 proc. firm, które sondowała jesienią tego roku kancelaria DGTL Kibil Piecuch, nie korzystano z możliwości wykonywania obowiązków służbowych na odległość. W pozostałych polegało to na telepracy, pracy zdalnej lub tzw. home office, którą to opcję respondenci wyodrębniali od pozostałych form.

Pracę taką ograniczano np. do jednego dnia w tygodniu lub czterech w miesiącu. Czasami była dostępna dla wybranych stanowisk lub zależała od zgody przełożonego. Z wideo rozmów przeprowadzonych w tym badaniu z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie kadrami wynika, że w wielu przypadkach pozwolenie na wykonywanie pracy poza biurem traktowano jako formę benefitu pracowniczego.

Mało przydatne regulacje

W raporcie „Praca zdalna - Pierwszy krok na drodze do nowoczesnego środowiska pracy?” kancelaria zwraca uwagę, że w badanych przez nią firmach praca zdalna odbywała się częściej niż telepraca, która została unormowana w kodeksie znacznie wcześniej przed pandemią. Respondenci tłumaczyli to m.in. przeregulowaniem tej formy.

Żeby ułatwić sobie zadanie, pracodawcy starali się pracę zdalną normować wewnętrznymi przepisami, ale 41 proc. takich w ogóle nie miało. Pandemia wiele zmieniła. Ponad trzy czwarte firm badanych przez kancelarię zdecydowało się na uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie większość nie ma najlepszego zdania o przepisach wprowadzonych przez państwo na czas pandemii. Chociaż respondenci uznali je za istotne, to 64 proc. uważa za niewystarczające, a 22 proc. za „absolutnie niewystarczające”.

Ich zdaniem zabrakło w tym tymczasowym prawie wskazówek dotyczących norm czasu pracy, zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków (BHP) pracownikom zdalnym, zasad pokrywania ponoszonych przez nich kosztów czy przeprowadzania badań lekarskich. Teraz czekają na to, jak ustawodawca podejdzie do tych kwestii w przepisach szykowanych na stałe.

Na razie z roboczych wersji projektowanych regulacji wynika, że w zasadzie na pracownika zostanie przerzucona ocena, czy jego zdalne stanowisko jest bezpieczne i zapewnia mu możliwość komfortowej pracy. Tego zdają się oczekiwać pracodawcy, tłumacząc, że ciężko im kontrolować spełnianie norm BHP w czyimś miejscu zamieszkania.

– W dyskusjach o pracy zdalnej konieczność uregulowania obowiązków BHP podnosi się do rangi ważnego problemu, pomimo że w ostatnich latach ich spełnianie wobec pracowników biurowych staje się coraz bardziej fikcyjne. Szkolenia nierzadko sprowadzają się do skróconego omówienia podstawowych zasad bezpieczeństwa, a w skrajnym przypadku do uzupełnienia dokumentacji kadrowej o podpis pracownika pod oświadczeniem, że takie szkolenie odbył, chociaż nie miało ono miejsca, a na pewno nie w tak szerokim zakresie, jak wynika z oświadczenia. Czy tak powinno to wyglądać? Z pewnością nie – opowiada adwokat Michał Kibil, starszy partner w Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.

Niemobilne przepisy

Adwokat w ten sposób zwraca uwagę na nastawienie pracodawców i pracowników biurowych do spełniania nieco archaicznych – jak mówi – wymagań BHP. Większość przepisów nie odpowiada rzeczywistości, w której mobilny komputer jest podstawowym narzędziem w pracy. Uważa on, że nowe prawo w tym zakresie powinno odnosić się też do coraz powszechniej stosowanego systemu pracy hybrydowej, zdejmując z pracodawcy obowiązek zapewnienia bezpiecznych warunków w domu pracownika, czego firma nie jest w stanie na bieżąco kontrolować.

– Jeżeli uważamy, że powinniśmy uzbroić pracownika w wiedzę, jakie warunki powinien sobie zapewnić, aby zmniejszyć ryzyko wypadku przy pracy, dostosujmy jej formę do cyfrowych czasów, w jakich żyjemy. Szkolenie można sprowadzić do webinaru z niezbędną dawką informacji. W zapowiadanych przepisach kluczowe powinno być oświadczenie zatrudnionego, że ma on warunki do pracowania zdalnie. Jeśli ich nie ma, pracodawca nie powinien uwzględniać tej osoby w planach zlecania takiej pracy – podkreśla Michał Kibil.

Jego zdaniem oświadczenie pracownika powinno potwierdzać, że chce on i może świadczyć pracę w trybie zdalnym. Nie powinno natomiast odnosić się do konkretnych warunków, np. stanu oświetlenia pomieszczenia.

– Należy uznać prymat wygody pracownika nad przepisami. Jeżeli chce i może świadczyć pracę naprzemiennie z fotela i krzesła przy biurku, nie widzę problemu. Przyjęcie przeciwnego rozwiązania może doprowadzić do absurdu – wyjaśnia adwokat.

Dr Katarzyna Kalata, założycielka spółki HR Lex, zwraca uwagę, że zgodnie z obecnymi przepisami zlecenie pracy zdalnej nie jest obowiązkiem, lecz uprawnieniem pracodawcy i on sam decyduje, czy chce wprowadzić takie rozwiązanie.

– Pracownik może o to wnioskować, lecz nie jest to w żaden sposób wiążące dla jego szefów. To pracodawca w formie polecenia kieruje do pracy zdalnej podwładnego. Jeśli ten z nieuzasadnionych przyczyn jej odmawia, powinien liczyć się z możliwością rozwiązania z nim stosunku pracy. Jego obowiązkiem jest stosować się do poleceń przełożonych, o ile nie są one sprzeczne z prawem lub umową o pracę – wyjaśnia dr Katarzyna Kalata.

Przyznaje ona jednak, że wykonywanie pracy na odległość można polecić wtedy, gdy pracownik ma do tego umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe i gdy pozwala na to rodzaj pracy. Pracownik może więc odmówić, gdy np. mieszka w jednym pokoju wraz z rodziną i nie ma miejsca na stworzenie stanowiska pracy.

– Jeśli aktualny przepis zostanie powielony w ostatecznej wersji projektowanych regulacji, pracodawca nadal samodzielnie będzie decydował o zastosowaniu pracy zdalnej. Trzeba pamiętać, że to on jest odpowiedzialny za organizację procesu pracy – mówi dr Katarzyna Kalata.

Rekompensata do „dogadania”

Jednak z wielu badań wynika, że niezależnie od tego, czy ktoś ma lepsze czy gorsze warunki do wykonywania obowiązków służbowych na odległość, pracownicy oczekują wsparcia i finansowego zrekompensowania kosztów z tym związanych. W zapowiadanych przepisach ta kwestia znajdzie swoje miejsce, ale wydaje się, że zostanie uregulowana dość ogólnie. Wysokość ekwiwalentu pieniężnego ustawodawca pozostawi do uzgodnienia w firmach.

Na razie szefowie działów HR zastanawiają się, czy trzeba będzie i jak rozliczać się z pracownikiem za ewentualne dodatkowe zużycie prądu, wody i jak rozwiązać kwestię dokupienia mu większego pakietu dostępu do internetu. Ponadto rodzą się pytania o skutki podatkowe takiej pomocy.

– Jeżeli pracodawcy mieliby w jakikolwiek sposób partycypować w kosztach pracy zdalnej, ustawodawca powinien ich do tego zachęcić, wprowadzając przejrzyste i proste zasady. Dobrym rozwiązaniem wydaje się określenie maksymalnej zryczałtowanej kwoty, zwolnionej przy tym z opodatkowania i składek ZUS. W ten sposób nie byłoby problemu z udowadnianiem, jaka część kosztu prądu, internetu czy zakupu tonera do prywatnej drukarki wiąże się z pracą, a jaka z jego życiem prywatnym – twierdzi Bartosz Ulczycki, prawnik z Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy

W jego ocenie ustawodawca powinien pozostawić kwestię wysokości zwrotu wydatków do ustalenia bezpośrednio pomiędzy pracownikiem i pracodawcą lub stronom dialogu społecznego – i nie regulować tego odgórnie.

– To pracodawca w porozumieniu z działającymi u niego związkami zawodowymi lub z reprezentacją pracowników powinien określić, czy pracownikom będzie przysługiwał ekwiwalent, a jeżeli tak, to w jakiej wysokości. Musimy zdać sobie sprawę, że praca zdalna przestała być już benefitem. Wszystko wskazuje na to, że będzie elementem naszego normalnego funkcjonowania. Teraz pracodawcy muszą zastanowić się, jak ją uatrakcyjnić. – podkreśla Bartosz Ulczycki.