Jaki jest stan zobowiązań, kiedy mija termin płatności? Czy wszystko na fakturze się zgadza? I tak dalej... Niemal każda płatność to kolejne telefony i e-maile z pytaniami. Bywa, że z powodu jednej płatności trzeba zbierać dane z różnych działów, kompletować podpisy, ręcznie uzupełniać kolejne rubryki.
To żmudne zajęcie. Ale wcale tak być nie musi. Elektroniczny obieg faktur optymalizuje i upraszcza ich tworzenie i ułatwia późniejsze nimi zarządzanie. Specjalny system dla księgowości i dostawców firmy — na przykład Vendor Invoice Management — sam uzupełnia, monitoruje i dostarcza raporty o stanie faktur. Pracownicy dostają prosty sygnał, czy płatność została zrealizowana.
Dzięki temu mogą przeznaczyć czas i energię na pozostałe obowiązki. Faktury są przetwarzane szybko, a w razie błędów automatycznie przekazywane do wyjaśnienia i zatwierdzenia.
System pozwala firmie obniżyć koszty obsługi płatności i lepiej wykorzystać możliwości zespołu. Jest to szczególnie przydatne w Centrach Usług Wspólnych, gdzie niezbędna jest automatyzacja działań. W warunkach dużej konkurencyjności trudno tego nie docenić.
