Do obsługi gospodarki własnej instytucje finansowe coraz częściej zaczynają wykorzystywać zintegrowane systemy informatyczne. Aplikacje te wspierają zarządzanie finansami, księgowością i logistyką instytucji. Generują standardowy zestaw raportów i rozwiązań, umożliwiając kontrolę sfery finansowej przedsiębiorstwa. Wspomagają także działania księgowe, począwszy od procesu budżetowania, po prowadzenie analiz zarządczych. Ponadto, systemy wyposażone są w mechanizmy ułatwiające konsolidację danych finansowych i prowadzenie sprawozdawczości zarówno wewnętrznej, jak i zewnętrznej.
— Przeprowadzenie ostrej granicy między procedurami obsługiwanymi przez system techniczny lub finansowo-księgowy nie jest proste. Przy każdym wdrożeniu trzeba zintegrować te dwa systemy pod względem obsługi biznesowej i ustalić podział obsługiwanych procedur — informuje Piotr Wójcik, kierownik projektu IFS Polska.
Wybrane moduły ERP
Obszar gospodarki własnej banków funkcjonuje w sposób zbliżony do funkcjonowania systemów ERP w przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych. Dlatego też głównymi dostawcami oprogramowania back office’owego są firmy wdrażające systemy klasy ERP.
— Ponieważ główne systemy banku są związane z obsługą klientów, nie są one wystarczające do obsługi gospodarki własnej. Z tego powodu banki rezygnują obecnie z prób wykorzystywania swoich systemów podstawowych do obsługi gospodarki własnej i preferują rozwiązania oparte na standardowych aplikacjach z sektora przemysłowego, kładąc główny nacisk na ich integrację z pozostałymi systemami informatycznymi funkcjonującymi w banku — mówi Jerzy Sorokowski, starszy kierownik projektów Computerlandu.
W skali światowej zintegrowane systemy obsługujące gospodarkę własną są wykorzystywane powszechnie przez instytucje finansowe. W Polsce na razie jest to nowość, gdyż intensywna informatyzacja tego sektora gospodarki rozpoczęła się kilka lat temu.
— Do niedawna brak było na rynku dobrych rozwiązań tego typu. Banki rozpoczęły tworzenie infrastruktury informatycznej od wdrożenia głównych systemów transakcyjnych. W systemach bankowych nie ma modułów obsługujących gospodarkę własną, a jeżeli są, to na zasadzie atrapy. Bank istnieje w nich jako kolejny klient. Uniemożliwia to sprawne zarządzanie kosztami i zintegrowane zarządzanie procesami gospodarki własnej środkami trwałymi i inwestycjami — twierdzi Jarosław Poręba z Oracle Polska.
Jeżeli zarząd instytucji finansowej zadecyduje o wdrożeniu zintegrowanego systemu obsługującego gospodarkę własną, prace nad jego powstaniem przebiegają według schematu charakterystycznego dla większości instalacji. Dostrzegalna jest tendencja biegnąca od wdrażania najpotrzebniejszych i najpopularniejszych modułów do rozwiązań najbardziej skomplikowanych.
— Na początku przeważnie wdrażana jest część finansowa, czyli księga główna. Następnie dodaje się moduł obsługujący zobowiązania i środki trwałe, a na koniec zaopatrzenie. Jeżeli rozwój infrastruktury informatycznej następuje dalej, to kolejnym krokiem są aplikacje usprawniające gospodarkę magazynową, kadry i płace oraz zarządzanie nieruchomościami i kosztami projektów inwestycyjnych. Po tych etapach banki wykazują zainteresowanie systemami usprawniającymi relacje z klientami typu CRM — informuje Jarosław Poręba.
Back office dla banków
Banki oczekują wspierania ich podstawowej działalności przez systemy back office’owe w obsłudze należności, w tym kontroli rozliczeń związanych z wynajmem powierzchni biurowej. Ponadto w rozliczeniach z pracownikami, np. delegacji, zaliczek, kosztów paliw i samochodów służbowych, oraz w obsłudze procesu zakupów, począwszy od złożenia zapotrzebowania do przyjęcia towaru do magazynu i na ewidencję środków trwałych.
— Oprócz rozliczeń i należności instytucje finansowe wykorzystują systemy gospodarki własnej do obsługi ewidencji środków trwałych oraz do kontroli ruchu środków trwałych w jednostkach banku, czyli np. do kontroli, czy środki trwałe nie są sprzedawane po zbyt niskiej cenie. Inną pożądaną przez banki funkcjonalnością jest obsługa umów z dostawcami obejmująca kontrolę formalną, ewidencję umów i aneksów, automatyczną kontrolę stanu realizacji umów w powiązaniu z rejestrowanymi w modułach finansowych i logistycznych zamówieniami i zakupami — twierdzi Jerzy Sorokowski.
Firmy zajmujące się projektowaniem i wdrażaniem systemów wspomagających zarządzanie w przedsiębiorstwach, przy okazji instalacji swoich aplikacji, wzbogacają je o nie istniejące dotychczas funkcje.
— Nasze moduły finansowo-księgowe wdrażane w instytucjach ubezpieczeniowych są standardowe i nie wymagają modyfikacji. Jednak specjalnie dla tego rynku został stworzony interfejs, czyli moduł integrujący nasz system z systemami podstawowymi instytucji tego sektora — mówi Piotr Wójcik. p