Pandemia, a w zasadzie wymuszone nią ograniczenie bezpośrednich kontaktów w różnych relacjach, przeniosło je masowo do świata cyfryzacji. Coraz częściej fakt ten jest komentowany prognozą, że teraz to już „wejdzie nam w krew” wykonywanie wielu czynności online. Jeszcze kilka miesięcy temu o tym nie myśleliśmy — z różnych względów, chociażby z obawy o bezpieczeństwo informacji czy po prostu z przyzwyczajenia. A dziś...
— Aby zapewnić w miarę płynne funkcjonowanie firm, przedsiębiorcy zaczęli wykorzystywać rozwiązania cyfrowe, z których wiele istniało już od pewnego czasu, a inne zostały wprowadzone tzw. tarczami antykryzysowymi — mówi dr Marcin Wnukowski, radca prawny, partner w Squire Patton Boggs.
Dodaje, że powszechne do tej pory podpisywanie dokumentów, umów i pism urzędowych w papierowej formie w dobie epidemii koronawirusa stało się pewnym wyzwaniem, często niemożliwym do zrealizowania w wymaganym terminie. Podobnie odbywanie w tradycyjny sposób posiedzeń zarządów, rad nadzorczych czy zgromadzeń wspólników stało się znacznie utrudnione.
Przydatny e-podpis
W tej sytuacji swoją niemałą rolę spełnia kwalifikowany podpis elektroniczny, który pozwala na zdalne podpisywanie dokumentów.
— Zgodnie z przepisami opatrzenie nim dokumentu ma taką samą moc prawną jak złożenie własnoręcznego podpisu na piśmie papierowym. W związku z aktualną sytuacją jest on coraz częściej stosowany przy podpisywaniu umów handlowych, dokumentacji transakcyjnej czy składaniu różnego rodzaju oświadczeń — informuje Karolina Łasowska, radca prawny w Squire Patton Boggs.
Wyjaśnia, że kwalifikowany podpis elektroniczny, określany jako bezpieczny, jest ciągiem znaków stanowiących klucz prywatny użytkownika, posiadający certyfikat, który umożliwia ustalenie tożsamości podpisującej się osoby. Odbiorca takiego dokumentu ustala — na podstawie certyfikatu — kto jest jego autorem i weryfikuje, czy nie dokonywano w nim zmian. Podpis ten może zostać wydany wyłącznie przez uprawnione do tego podmioty spełniające określone kryteria i mające odpowiednie certyfikaty. Ich listę prowadzi Narodowy Bank Polski.
— Wątpliwości mogą powstawać przy podpisywaniu dokumentów z użyciem e-podpisów wydanych przez dostawców spoza Polski. W Unii Europejskiej kwestię tę reguluje rozporządzenie eIDAS z 23 lipca 2014 r., które umożliwia posługiwanie się jednym identyfikatorem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy certyfikatów kwalifikowanych przez państwa członkowskie Unii. Oznacza to, że podpisy od polskich dostawców są równoznaczne z wydanymi w innych krajach Wspólnoty i odwrotnie — podkreśla Karolina Łasowska.
Przypomina, że podpis taki może być wykorzystywany nie tylko przy zawieraniu umów handlowych (zwłaszcza na odległość), ale także przy sporządzaniu wszelkich innych dokumentów, które po podpisaniu mogą zostać przesłane kontrahentowi lub urzędowi, a także do załatwiania różnego rodzaju spraw urzędowych, podpisywania dokumentów finansowych lub dokonywania wymaganych prawem zawiadomień, np. o beneficjentach rzeczywistych spółki. Nadal jednak nie zastąpi on odręcznego podpisu przy czynnościach wymagających formy szczególnej, takich jak np. akt notarialny. Bezpłatną alternatywną możliwością dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest profil zaufany, wykorzystywany głównie w kontaktach z administracją publiczną i załatwianiu spraw urzędowych bez konieczności wychodzenia z domu. Osoba, która go posiada, może podpisywać pisma, formularze lub inne zgłoszenia kierowane online do instytucji publicznych. Nie można natomiast tą drogą podpisywać umów i innych podobnych dokumentów. Jednym z wymogów założenia profilu zaufanego na platformie ePUAP jest posiadanie przez wnioskodawcę numeru identyfikacyjnego PESEL.
— Założenie i potwierdzenie profilu zaufanego wymaga posiadania konta bankowego w systemie elektronicznym bądź udania się do punktu potwierdzającego. Czasem może to stanowić problem, szczególnie w okresie pandemii. Rozwiązaniem jest tymczasowy profil zaufany ważny trzy miesiące, z pewnym ograniczonym zakresem działań, który można założyć i potwierdzić elektronicznie bez konieczności wychodzenia z domu. Wnioskodawca zakłada konto użytkownika na portalu ePUAP, a następnie w wideorozmowie z urzędnikiem potwierdza swoją tożsamość — podpowiada Karolina Łasowska.
Teleposiedzenia dozwolone
E-podpis i profil zaufany nie są — jak wiadomo — odkryciem ostatnich miesięcy. Podobnie jak niektóre cyfrowe rozwiązania służące wyłącznie biznesowi, np. środki komunikacji elektronicznej wykorzystywane do przeprowadzenia zgromadzenia wspólników spółek i podejmowania uchwał. Obecnie cyfryzacja wkracza w kolejne sfery funkcjonowania firm, m.in. za sprawą specustaw podejmowanych dla zwalczania epidemii koronawirusa.
— Dotychczas telezgromadzenia czy telekonferencje były dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy umowa spółki zawierała wyraźną regulację ze wskazaniem oprogramowania, które zostanie w tym celu zastosowane. Okres pandemii oraz utrudnione funkcjonowanie spółek handlowych spowodowały konieczność rozszerzenia tej zasady. Po wejściu w życie tak zwanej tarczy antykryzysowej uczestnictwo z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej jest dozwolone zawsze, o ile umowa spółki nie zawiera odrębnych postanowień. Rada nadzorcza, a w razie jej braku wspólnicy są zobowiązani przyjąć w pisemnej uchwale regulamin, który określi zasady udziału w zgromadzeniu zwołanym w tym trybie. Nie zwalnia to jednak spółki ze sporządzenia protokołu ze zgromadzenia — mówi dr Marcin Wnukowski.
Ponadto specustawa dała możliwość uczestnictwa w posiedzeniach zarządu lub rady nadzorczej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
— Zatem uchwały organów spółki mogą zostać podjęte zdalnie przy wykorzystaniu różnego rodzaju komunikatorów elektronicznych — komentuje partner w Squire Patton Boggs.
Zwraca uwagę, że w okresie pandemii na popularności zyskało również wśród przedsiębiorców oświadczenie woli składane za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz internetu. W polskim prawie istnieje zasada swobody jego formy. Może być ona wyrażona przez każde zachowanie się osoby, które w sposób dostateczny ujawnia jej wolę. Przyjmuje się, że w postaci online jest złożona z chwilą wprowadzenia oświadczenia do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby adresat mógł zapoznać się z jego treścią.
Oświadczenie woli ze skanu
Dzięki tarczy antykryzysowej oświadczenia woli mogą być składane także przez członków organu osoby prawnej w formie dokumentowej. Katarzyna Grodziewicz, radca prawny w kancelarii CMS, wyjaśnia, że do zachowania takiej formy wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, którym jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią, a więc np. e-mail, skan podpisanego oświadczenia, SMS — oczywiście w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
— Do skuteczności takiego oświadczenia nie jest ponadto wymagane wypełnienie formularza udostępnionego w systemie teleinformatycznym, opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, bez względu na odmienne zastrzeżenie ustawy lub czynności prawnej — mówi Katarzyna Grodziewicz.
W praktyce oznacza to — ocenia — rozluźnienie dotychczasowych wymogów składania oświadczeń woli przez członków organów osób prawnych. Przykładowo, uchwała zarządu zostanie podjęta, jeśli wszyscy jego członkowie zaakceptują ją np. poprzez wiadomość e-mail potwierdzającą jej treść.
— W ten sam sposób organy osób prawnych mogą zawierać również umowy np. z dostawcami. Wystarczy potwierdzenie przesłane w formie skanu, wiadomości e-mail lub SMS. Ułatwienia dotyczą spółek kapitałowych, stowarzyszeń, fundacji, spółdzielni — zauważa przedstawicielka kancelarii CMS. Dr Marcin Wnukowski przyznaje, że komunikacja i dokonywanie czynności biznesowych online cieszą się rosnącym zainteresowaniem, ale do powszechnego użycia wspomnianych elektronicznych form jeszcze daleko — tak samo jak do wzrostu zaufania, które musi dopiero zostać zbudowane poprzez masowe ich użycie.
— Ostatnio obserwujemy rosnącą liczbę dokumentów z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, które są składane do urzędów. Dużo mniej jest natomiast umów podpisywanych w ten sposób — mówi radca z Squire Patton Boggs.