Firmy zewnętrzne naliczają płace dla prawie 80 tys. osób

Kamil Kosiński
26-02-2001, 00:00

Firmy zewnętrzne naliczają płace dla prawie 80 tys. osób

Outsourcing z pogranicza informatyki i księgowości zakorzenił się na polskim rynku

Przedstawiciele firm zajmujących się outsourcingiem naliczania i administracji płac otwarcie przyznają, że ich usługi nie zawsze muszą oznaczać obniżenie związanych z tym kosztów. Paradoksalnie jednak, jest to jedyna forma outsourcingu blisko związanego z informatyką, która zdobyła popularność na polskim rynku.

Oddawanie w ręce firm zewnętrznych opieki nad systemami informatycznymi nie cieszy się w Polsce dużą popularnością. Możliwości centrów obliczeniowych firm, które oferują takie usługi, są zazwyczaj wykorzystane grubo poniżej 50 proc., a klientów poszczególnych firm outsourcingowych można policzyć na palcach jednej ręki.

Informatyka i rachunki

Jedynym rodzajem outsourcingu, który rzeczywiście zakorzenił się na rynku, jest powierzanie firmom zewnętrznym czynności związanych z naliczaniem i administracją płac. Z usług tego typu korzysta około 400 przedsiębiorstw, wykorzystujących firmy zewnętrzne do naliczania płac dla 78 tys. pracowników. Trudno przy tym dokładnie określić, czy korzystają one bardziej z usług informatycznych czy też innego typu. Z jednej strony bowiem każde większe przedsiębiorstwo wykorzystuje już do naliczania płac jakieś oprogramowanie, a oddanie tego procesu w outsourcing zdejmuje z niego konieczność jego wyboru, aktualizacji i utrzymywania. Z drugiej zaś strony, odpada też konieczność zatrudniania pracowników działu kadr, których kwalifikacje nie mają przecież nic wspólnego z informatyką. Ten problem definicyjny znajduje też odzwierciedlenie w specyfice firm oferujących outsourcing funkcji kadrowo-płacowych. Świadczenia tego typu prowadzą spółki typowo informatyczne (grupa Hogart), oferujące usługi prawne i finansowe, ale również wdrażanie niektórych systemów klasy ERP, firmy konsultingowe zaliczane do tzw. wielkiej piątki, jak i spółki nie mające w ofercie żadnych usług stricte informatycznych (contract Administration, Job Center).

Zagraniczni klienci

Uruchomienie outsourcingu administracji płac w Polsce związane było z pojawieniem się w naszym kraju firm o zagranicznym kapitale. Przedstawiciele firm świadczących takie usługi przyznają, że do dziś ich klientami są głównie spółki typowo zagraniczne lub te z rodzimych przedsiębiortsw, które nie tylko pozyskały zagranicznych udziałowców, ale rzeczywiście zostały włączone w struktury międzynarodowych koncernów.

— Kontrakty outsourcingowe mają długoterminowy charakter. Podpisuje się je zazwyczaj na kilka lat. Podjęcie ostatecznej decyzji nie jest więc łatwe dla potencjalnego klienta. Same negocjacje potrafią trwać rok albo dłużej. Oddziały firm międzynarodowych mogą się przy tym odwołać do doświadczeń siostrzanych spółek z innych krajów. Typowo polskie przedsiębiorstwa musiałyby zaś bezpośrednio na sobie doświadczyć wszystkich konsekwencji takiej decyzji i z tego powodu jej podjęcie jest dla nich trudniejsze — komentuje Aleksander Rodycz, menedżer działu outsourcingu w polskim oddziale PricewaterhouseCoopers.

Wydaje się, że na niewielkie zainteresowanie rodzimych biznesmenów oddawaniem administracji płac w obce ręce mogą wpływać ceny takich usług. Przedstawiciel tylko jednej z firm prowadzących tego typu działalność zgodził się powiedzieć coś konkretnego o stosowanych cenach.

— Załóżmy, że outsourcingiem płac zainteresowana jest firma zatrudniająca 100 osób. Do administracji płac we własnym zakresie wystarczy jej jedna osoba. Powiedzmy, że jej pensja netto wynosi 2 tys. zł. Po doliczeniu ZUS-u i podatku, koszty firmy z tytułu zatrudnienia takiego pracownika wzrastają do 3,1 tys. zł. Do tego należy doliczyć koszty związane ze stanowiskiem pracy. Koszty komputera z oprogramowaniem, utrzymania biura, telefonów itp. złożą się na następne 800 zł miesięcznie. U nas za obsługę płac tych 100 pracowników firma zapłaciłaby 1650 zł miesięcznie — twierdzi Paweł Bojko, konsultant ds. rozwoju w Job Center.

Korzystają mniejsze firmy

Inni otwarcie przyznają, że nie cena usług ma być ich głównym atutem. Podkreślają, że na kosztach związanych bezpośrednio z prowadzeniem administracji płac zyskują tylko mniejsi klienci, w przypadku których samodzielne zatrudnienie odpowiedniego pracownika nie wiąże się z pełnym wykorzystaniem jego umiejętności.

— Dla większości klientów obsługujemy listy płac liczące 50-60 osób. Największy podpisany przez nas kontrakt dotyczy firmy zatrudniającej 500 osób. Ta struktura klientów związana jest głównie z efektem skali, na którym zyskują mniejsze przedsiębiorstwa. Specjalista od spraw płacowych jest w stanie naliczać wynagrodzenia dla 200-500 osób miesięczne, niezależnie od tego, czy jest zatrudniony u nas czy bezpośrednio u klienta. Mały pracodawca nie wykorzystuje jednak w pełni jego możliwości. U nas pracuje zaś na rzecz kilku klientów, co pozwala na obniżenie kosztów jednostkowych związanych z obsługą każdego z ich pracowników. Duże przedsiębiorstwa efektywniej wykorzystują jednak swoich specjalistów do spraw kadrowo-płacowych i z outsourcingu nie odniosą raczej bezpośrednich korzyści związanych z kosztami ich zatrudnienia. Zaoszczędzą jednak na kosztach zakupu i aktualizacji oprogramowania, utrzymaniu powierzchni biurowej, szkoleniach i poradach prawnych. Umowa outsourcingowa oznacza też przejęcie przez usługodawcę odpowiedzialności finansowej za ewentualne problemy wynikające z błędnej interpretacji przepisów czy opóźnienia w sprawozdawczości dla ZUS-u i urzędów skarbowych — tłumaczy Jerzy Cieślik, prezes spółki Ernst & Young Usługi Księgowe.

Na razie argumenty tego typu nie przekonują jednak dużych przedsiębiorstw. Umowy na obsługę firm zatrudniających ponad tysiąc pracowników można policzyć na palcach. Zdarza się za to, że jeden taki kontrakt może dać firmie, która go zdobyła, czołowe miejsce w branży pod względem wielkości obsługiwanych list płac. Tak właśnie jest ze spółką Hogart Payroll Processing, która z Carrefour Polska podpisała prawdopodobnie największy pod tym względem kontrakt z zakresu outsourcingu administracji płac.

— Klienci powierzyli nam naliczanie płac dla 20 tys. osób. Ponad jedna trzecia z nich to pracownicy Carrefour Polska. Mamy jednak klientów, którzy zlecili nam obsługę zaledwie kilkunastu pracowników — podkreśla Przemysław Budzbon, prezes Hogart Payroll Processing.

Outsourcing

Korzystanie z usług firmy zewnętrznej przy prowadzeniu administracji płac pozwala na rezygnację z zakupu i utrzymania oprogramowania, które byłoby do tego wykorzystywane. Przedsiębiorstwa, które zdecydują się na korzystanie z takich usług, zazwyczaj chcą mieć jednak wgląd do prowadzonej przez firmę zewnętrzną dokumentacji. Problem ten jest rozwiązywany na dwa sposoby. Zazwyczaj uzgadnia się pewien wspólny, stosunkowo prosty format plików, w którym przesyłane są dane. Hogart Payroll Processing instaluje jednak u klientów najbardziej podstawowe funkcje wykorzystywanego przez siebie oprogramowania. Podobną drogą pójdzie niebawem Contract Administration. Firma ta zleci również innemu przedsiębiorstwu utrzymywanie nowego systemu informatycznego.

— Niebawem uruchomimy usługi oparte na systemie produkowanym przez SAP. Będzie to wersja mySAP.com umożliwiająca klientom dostęp do danych w czasie rzeczywistym. W celu zapewnienia sprawnej pracy tego oprogramowania, jego utrzymanie zleciliśmy już firmie itelligence. Serwery z systemem będą stały w jej centrum obliczeniowym w Tarnowie Podgórnym pod Poznaniem — dodaje Monika Kawalec, dyrektor ds. marketingu w Contract Administration.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Kamil Kosiński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Innowacji / Technologie / Firmy zewnętrzne naliczają płace dla prawie 80 tys. osób