Polska znajduje się wśród europejskich liderów pod względem produktywności pracy. Od 2013 r. do 2021 r. zwiększyła się ona w naszym kraju aż o 24 proc. To zdecydowanie więcej niż średnia unijna, której wzrost dla tego okresu wyniósł 7,6 proc. – podaje Polski Instytut Ekonomiczny. Największy skok wydajności odnotowano w sektorze usług związanych z informacją i komunikacją (o 49 proc.), a nieco niżej uplasowały się rolnictwo i przetwórstwo.
Wzrost produktywności firmy wynika z lepszej wydajności i efektywności pracowników. Te z kolei zależą od wielu różnych czynników. Na niektóre z nich mają wpływ sami zatrudnieni, na inne - pracodawcy. Co mogą zrobić pracownicy, aby ich efektywność była wyższa – i jak mogą w tym pomóc szefowie?
Główne obszary wpływu
Wydajność może mieć wiele znaczeń, ale przyjmijmy, że jest to ilość pracy lub zadań, jakie pracownik wykonuje w określonym czasie. Wśród czynników oddziałujących na poziom wydajności pracy eksperci wymieniają dwa główne. Pierwszy z nich to kapitał ludzki – czyli kwalifikacje pracowników, ich doświadczenie zawodowe, umiejętności interpersonalne i zaangażowanie. Znaczenie mają również szeroko pojęte warunki pracy i zaplecze techniczne - stan maszyn, urządzeń czy oprogramowania używanego w firmie. Drugim ważnym czynnikiem jest organizacja pracy, m.in. system zarządzania zespołem, komunikacja i relacje między pracownikami różnych szczebli, a także system płac, premii i benefitów pozapłacowych.
- Wprowadzenie usprawnień w firmie to złożone zadanie, a dopiero praca nad wieloma obszarami działalności może przynieść znaczącą poprawę wydajności. Warto pamiętać, że każda organizacja ma swoje specyficzne wyzwania i potrzeby, dlatego ważne jest przeprowadzenie dokładnej analizy, aby dostosować konkretne usprawnienia do zastanej sytuacji. Dobrze jest także angażować pracowników w proces identyfikowania problemów i proponowania rozwiązań, ponieważ to oni często najlepiej rozumieją codzienne wyzwania firmy – zwraca uwagę Agata Kałko, specjalista ds. wsparcia HR w firmie Pivotal, która zajmuje się dostarczaniem rozwiązań informatycznych dla firm.
Odgórne rozwiązania
Dobry pracodawca na różne sposoby wspiera pracowników w wykonywaniu zleconych im zadań. Z jednej strony - poprzez wyposażenie w niezbędne narzędzia i programy wpływające na sprawność pracy, z drugiej – przez doskonalenie procesów w firmie.
- Efektywność pracy można znacząco zwiększyć przez wprowadzenie systemów automatyzujących powtarzalne i czasochłonne zadania. Obszary, w których powinniśmy wprowadzić ulepszenia, poznamy dzięki analizie bieżących procesów. Usunięcie zbędnych kroków i uproszczenie procedur powinno przyczynić się do wzrostu wydajności. Bardzo ważne jest też dobranie odpowiednich narzędzi i oprogramowania, które pomogą w zarządzaniu danymi, projektami, a także w komunikacji wewnętrznej i analizie danych – uważa Agata Kałko.
Rozwój technologii wpływa na zmiany w funkcjonowaniu branż, dlatego pracownicy potrzebują nowej wiedzy. Dlatego warto, aby pracodawca organizował szkolenia i kładł nacisk na doskonalenie umiejętności zawodowych. Co jeszcze jest ważne? Niezmiennie - kwestia dobrego samopoczucia pracowników. Osoby, które czują się w firmie doceniane i mają jasno sprecyzowane zadania, zazwyczaj pracują wydajniej.
Ponadto istotna jest odpowiednia aranżacja biura. Otwarte przestrzenie sprzyjają współpracy. Pracodawcy powinni pomyśleć także o strefach do koncentracji, które również mogą pomóc w zwiększeniu produktywności pracowników.
- Jednym z najbardziej znanych modeli łączących pracę z dobrostanem jest „job demands-control model” Roberta Karaska. Łączy on poczucie kontroli nad wykonywanymi zadaniami z kwestią stresu w pracy. Model ten pokazuje, że problemem nie jest łatwość wykonywanych zadań. Pracownik może otrzymywać zadania trudne i skomplikowane, ale musi mieć nad nimi kontrolę, czyli wiedzę, jak wykonać zadanie, a także odpowiednie narzędzia i informację zwrotną od przełożonych. Istotnym elementem jest ten ostatni aspekt. Bardzo często pracownik nie otrzymuje oceny pracy na bieżąco, ale w formie „rocznej” czy „kwartalnej”, co często wpływa na obniżenie motywacji – mówi Wojciech Ozimek, wiceprezes zarządu One2tribe, firmy, która stworzyła platformę do zarządzania wydajnością pracowników.
Weź udział w najważniejszym spotkaniu branży HR - HR Summit 2023, 18-19 września, Warszawa >>
Rola lidera
Niedawne badanie Instytutu Gallupa wykazało, że zaangażowanie zatrudnionych w pracę w aż 70 proc. wynika z postawy menedżera prowadzącego zespół. Często bowiem zmotywowany kierownik postrzega swoją rolę bardziej jako doradcy niż tradycyjnego przełożonego. Menedżerowie starają się wtedy pomóc pracownikom zrozumieć oczekiwania pracodawcy, odpowiednio zarządzać obciążeniem pracą oraz ustalaniem celów i priorytetów. Ponadto, jak wiadomo - to lider najlepiej zna swoich ludzi i jest w stanie przydzielić zadania adekwatnie do umiejętności, co także sprzyja większej wydajności.
- Zbyt trudne zadania powodują spadek motywacji i irytację pracownika, natomiast zbyt łatwe - nudzą. Oba rodzaje niedopasowania prowadzą do stresu i wypalenia. Personalizacja zadania sprawi natomiast, że pracownik będzie miał nad nim kontrolę. Co ciekawe, indywidualizacja może odbywać się na dużą skalę - setek czy tysiąca osób - za pomocą sztucznej inteligencji. Łączenie profilu pracownika z odpowiednim zadaniem lub podpowiedzią, co zrobić dalej to idealne zadanie dla systemów optymalizacyjnych opartych na uczeniu maszynowym – uważa Wojciech Ozimek.
Porady dla pracownika
Co mogą zrobić zatrudnieni, aby usprawnić swoją pracę i wykonywać zadania bardziej efektywnie? Na pewno ważne jest systematyczne planowanie. Można tu zastosować tradycyjny lub elektroniczny kalendarz, połączony ze służbową pocztą. Pracownik, otwierając codziennie terminarz lub komputer, otrzymuje przypomnienie o konieczności wykonania konkretnego zadania. Prozaiczna, lecz również bardzo istotna, jest umiejętność proszenia o pomoc. Samodzielne rozwiązanie problemu zazwyczaj trwa o wiele dłużej niż skontaktowanie się ze specjalistą z danego zakresu.
Co więcej, dla wielu pracowników pomocne będzie wykonywanie zadań w określonych blokach czasowych. Można tutaj wykorzystać znaną od lat 80-tych technikę pomodoro. Polega ona na pracy w 25-minutowych przedziałach czasowych. Po tym czasie następuje pięciominutowa przerwa. Metoda opiera się na założeniu, że częste pauzy mogą poprawić mobilność psychiczną i zwiększyć wydajność.
- Przydatny może być także model codziennej i stopniowej poprawy, stosowany często w japońskich systemach zarządzania - Kaizen. Nie liczy się w niej wielki sukces i przełom osiągnięty w sposób nagły i za wszelką cenę. Chodzi o to, by pracownik miał poczucie, że rozwija się codziennie, poprawiając błędy z wczoraj i ulepszając swoje otoczenie. Taki model wymaga oczywiście wglądu w swoją efektywność, otrzymywania regularnej informacji zwrotnej od przełożonych i kolegów oraz bycia świadomym swoich wad i zalet – dodaje Wojciech Ozimek.