Sygnalista nie będzie musiał informować pracodawcy o dostrzeżonych w firmie naruszeniach prawa, aby móc zgłosić je odpowiednim organom. Będzie mógł wyjść z tym na zewnątrz z pominięciem wewnętrznych procedur sygnalizowania o nieprawidłowościach. Jeśli natomiast postanowi najpierw ujawnić je mediom, może zrobić to tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Tak szerokie uprawnienia sygnalistów przewiduje skierowany przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS) do konsultacji projekt ustawy o ochronie zgłaszających naruszenia. Rozwiązania te mają zwiększyć w firmach motywację do czujności nad przestrzeganiem prawa i zmobilizować pracodawców do wprowadzenia odpowiednich procedur dokonywania takich zgłoszeń oraz podejmowania działań do usunięcia nieprawidłowości. Wdrożenie tego systemu będzie od 17 grudnia obowiązkiem podmiotów zatrudniających więcej niż 250 osób. Mniejsze, liczące od 50 do 249 pracowników, dostaną dwa lata na przygotowanie się do tych wymagań.
Dodatkowym bodźcem do wdrożenia wymaganych procedur może być to, że sygnaliście ma przysługiwać ochrona przed ewentualnym odwetem, czyli np. rozwiązaniem umowy o pracę czy zlecenia. Za takie działania grożą sankcje, niezależnie od tego, czy pracownik zgłosi naruszenia tylko w zakładzie pracy, czy poza nim.
Wyjść na zewnątrz czy nie
Projektowana procedura zgłoszenia zewnętrznego zakłada przekazanie informacji o naruszeniu prawa Rzecznikowi Praw Obywatelskich (RPO) jako organowi centralnemu lub bezpośrednio organowi publicznemu.
– Głównym zadaniem RPO będzie wstępna weryfikacja zgłoszeń. Potem przekaże je organom właściwym do merytorycznego rozpatrzenia spraw – wyjaśnia Bartosz Ulczycki, prawnik z kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.
Jego zdaniem z kilku powodów sygnalista może zechcieć zgłosić nieprawidłowości wybranemu organowi bez uprzedniego doniesienia o nich w wewnętrznych kanałach firmy. Po pierwsze nie narazi go to na utratę ochrony. Po drugie, nie będzie miał obowiązku uzasadniać, dlaczego wcześniej nie zasygnalizował pracodawcy naruszeń, mimo że miał taką możliwość.
– Zgłaszający naruszenia mogę nie mieć zaufania do pracodawców i pewności, że ci rzetelnie i zgodnie z prawdą rozpatrzą zgłoszenie. Może to wynikać z niedostatecznego zapoznania pracownika z obowiązującą procedurą, ze zbytniego jej skomplikowania lub z bagatelizowania, nawet nieświadomego, otrzymywanych sygnałów. Sygnaliści nie będą czuć się komfortowo, czując, że informacja o treści zgłoszenia lub o jego autorze szybko obiegnie zakład pracy. To prawdopodobne, gdy firma nie zadba o bezpieczeństwo poufnych danych – zauważa Bartosz Ulczycki.
Podkreśla, że zgłoszenia wewnętrzne mają wiele zalet i warto do nich przekonywać. Przemawia za tym np. szansa rozwiązania sprawy we własnym gronie lub brak niepotrzebnych napięć związanych z wkroczeniem organu publicznego. Niemniej prawnik uważa, że lepsze efekty przyniosłoby obowiązkowe (z wyjątkiem nadzwyczajnych okoliczności, takich jak np. obawa o zniszczenie dowodów) zasygnalizowanie nieprawidłowości najpierw w firmie, a dopiero potem na zewnątrz. Wówczas pracodawca bardziej postara się o stworzenie reguł zgłoszeń i reakcji na nie.
– Jeżeli nie będzie takiej zmiany projektu, część pracodawców może uznać, że w ogóle nie warto się starać, bo i tak sygnaliści zrobią swoje – mówi przedstawiciel kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy.
Sygnalistom nie będzie natomiast wolno ujawniać publicznie swoich odkryć, jeśli wcześniej nie zgłoszą ich u pracodawcy oraz organom publicznym lub tylko instytucjom państwowym - i zarazem w odpowiedzi na zgłoszenie nie zostaną podjęte odpowiednie działania. Jeśli sygnalista nie zastosuje się do tych wymagań i przekaże swoje spostrzeżenia np. mediom, powinien liczyć się z utratą uprawnień ochronnych.
Łukasz Masztalerz, aplikant adwokacki w kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy, wyjaśnia, że za wspomniany brak odpowiednich działań można uznać nieudzielenie odpowiedzi zwrotnej na zgłoszenie i brak przeciwdziałania naruszeniom.
– Zdaje się, że można do tego katalogu dopisać wszelkie próby bagatelizowania lub zamiatania pod dywan zgłoszonej nieprawidłowości. Przy czym, jeśli z analizy zgłoszenia obiektywnie wyniknie, że dotyczy ono błahej sprawy, wtedy ocena naruszenia jako nieistotne i zamknięcie procedury mogą wystarczyć do uznania, że podjęto odpowiednie działania – mówi Łukasz Masztalerz.
Reakcje pracodawców
Mariusz Minkiewicz, adwokat, starszy prawnik w zespole postępowań spornych kancelarii CMS, zwraca uwagę, że według projektu przyjęta w firmie procedura sygnalizowania o nieprawidłowościach powinna wskazywać rodzaje naruszeń prawa, które pracodawca proponuje zgłaszać wszystkimi kanałami wewnętrznymi.
– Można to odczytać jako zalecenie MRiPS do korzystania z drogi zewnętrznej dopiero po wyczerpaniu ścieżki wewnętrznej lub w szczególnych okolicznościach. Procedura stworzona przez pracodawcę ma bowiem określać, że zgłoszenie zewnętrzne jest możliwe m.in. wtedy, gdy zgłaszający nie uzyskał odpowiedzi, nie podjęto działań następczych albo istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody bądź zniszczenia dowodów. Ujawnienie publiczne natomiast jest traktowane jako działanie wyjątkowe – podkreśla adwokat.
Jego zdaniem, warto zadbać o kanały wewnętrzne, aby skutecznie wykrywać potencjalne naruszenia i zarazem uniknąć narażenia na szwank reputacji firmy w przypadku ujawnienia publicznego. Wyjaśnia, że pracodawca może szybko zweryfikować zgłoszenie i podjąć odpowiednie działania. Na ogół posiada on bowiem dostęp do znacznej części istotnych informacji i do osób, które mogą ich udzielić.
– Nasze doświadczenia wskazują, że podmioty gospodarcze, zwłaszcza działające w grupach kapitałowych lub mające zorganizowany system zapewniania zgodności z prawem, zazwyczaj bardzo poważnie traktują otrzymywane sygnały. Zgłaszający bywają nawet zaskoczeni zainteresowaniem, jakie wywołują ich zawiadomienia i podjętymi krokami w celu rozwiązania problemu. Dlatego bardzo ważne jest informowanie i zachęcanie pracowników do sygnalizowania naruszeń najpierw w firmie – mówi Mariusz Minkiewicz.
W wyjątkowych sytuacjach ujawnienie publiczne naruszeń prawa będzie możliwe bez uprzedniego informowania o nich pracodawców i instytucji państwowych. Przyszłe przepisy pozwolą na to, gdy stwierdzone nieprawidłowości mogą stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego. Może to nastąpić również wtedy, gdy będą podstawy, aby sądzić, że przekazanie określonych informacji organom publicznym narazi sygnalistę na działania odwetowe lub istnieje niewielkie prawdopodobieństwo podjęcia działań następczych, bo np. dowody mogą zostać zniszczone albo organ ma swój udział w zakazanym procederze.