Niesprawne mikrofony, trzaski w głośnikach, rozmazane tabelki i wykresy na ekranie… Czasem głównie to zapamiętujemy ze spotkań biznesowych. Tymczasem — jak szacują analitycy z Image Recording Solutions — odpowiedni system zarządzania obrazem i dźwiękiem zwiększa percepcję uczestników aż o 60-70 proc. Czy polskie przedsiębiorstwa już to rozumieją?
Analitycy podkreślają, że korporacje nie skąpią pieniędzy na takie inwestycje. Natomiast zakupy średnich firm zależą głównie od świadomości kadry kierowniczej, a małych — od budżetu.
— Na szczęście ceny sprzętu ciągle spadają, więc również sektor MŚP korzysta z coraz lepiej wyposażonych sal konferencyjnych — zaznacza Zbigniew Mądry, dyrektor handlowy i członek zarządu spółki AB.
Bezawaryjnie i zdalnie sterowane
— Do prowadzenia prezentacji, szkoleń oraz wideo— i telekonferencji potrzeba sali wyposażonej w dobrej jakości projektory multimedialne i monitory dostosowane do jej wielkości i warunków w niej panujących. Standardowo w takich pomieszczeniach są tablice ścieralne i flipcharty czy coraz bardziej popularne tablice interaktywne. Nie można zapominać też o systemach audio — wymienia Tomasz Miller, dyrektor sprzedaży w firmie Jabra.
Dużym powodzeniem cieszą się projektory mobilne, które pozwalają na sprawne przeprowadzenie interaktywnej prezentacji i wyświetlanie nieruchomych bądź ruchomych wizualizacji.
— Ważne jest dopasowanie parametrów tych urządzeń do potrzeb firmy, co zoptymalizuje koszty. Należy przede wszystkim zwrócić uwagę, z jakiej odległości będzie wyświetlany obraz, np. przy małych odległościach rekomendujemy stosowanie projektorów o szerokim obiektywie w technologii Short-Throw — wskazuje dyrektor Mądry.
Przedsiębiorcy zwracają również uwagę na takie udogodnienia, jak praca bezprzewodowa, wbudowane głośniki i szczególnie przydatny w dużych salach pilot bądź wskaźnik z funkcją komputerowej myszy lub przełączania prezentacji.
— Kupując urządzenie, warto zapytać, czy nawet w wersji podstawowej ma ono zaawansowane funkcje, np. polepszające jasność i kontrast obrazu w gorszych warunkach pracy lub zapewniające zmienną wielkość obrazu przy tej samej odległości projekcyjnej. Projektor powinien też mieć złącza pozwalające na podłączenie urządzeń zewnętrznych, np. konsoli — radzi przedstawiciel AB.
Tomasz Kliczkowski, wiceprezes firmy Vidis, zauważa, że korporacje w całej Europie (również w Polsce) chętnie kupują bezlampowe projektory Casio — ze względu na bezobsługowość, długą żywotność (20 tys. godzin) i bezawaryjność (nie ma lampy, czyli najczęściej wymienianego podzespołu), co gwarantuje ciągłość pracy i przewidywalność kosztów.
Zdaniem menedżera, firma, która podchodzi do zakupu inwestycyjnie, powinna wybrać właśnie tę technologię. A o jej przełomowości świadczy m.in. to, że inni producenci chcą już w tym roku zaproponować podobne rozwiązania.
A jeśli nie Casio, to co? — Panasonic — po przejęciu Sanyo i decyzji o kontynuowaniu większości świetnie sprzedających się modeli — ma szanse rozgościć się w wielu polskich salach konferencyjnych, a to z powodu połączenia jakości z niezwykle rozbudowaną ofertą, która do końca roku będzie liczyła prawie 50 modeli. Już teraz dostępne są urządzenia umożliwiające wyświetlanie dokumentów PDF i obrazów bezprzewodowo z iPhone czy iPada — informuje Tomasz Kliczkowski.
No ale nie tylko marka sprzętu jest ważna. Ogromne znaczenie ma także oświetlenie wnętrza, w którym jest używany.
— Aby wybrany projektor spełniał oczekiwania, w jasnych pomieszczeniach powinien mieć duży współczynnik natężenia światła — co najmniej 3700 ANSI oraz duży współczynnik kontrastu, przynajmniej na poziomie 5000 — dodaje dyrektor Mądry. Przedsiębiorcy coraz chętniej zaczynają stosować do wideokonferencji i interakcji z oddziałami tablice interaktywne.
Z powodu ceny dominują modele o wielkości 68 cali, oparte na rezystancji. Widać już jednak coraz większy udział urządzeń w technice podczerwieni. A także o przekątnej do 77-82 cali, na których jednocześnie mogą pisać dwie osoby. Poszerza się też grono entuzjastów techniki optycznej polegającej na instalowaniu kamer w narożnikach tablicy — takie nowinki są tańsze w produkcji, a mimo to mają bardzo dobre parametry użytkowe.
— Niedawno na naszym rynku pojawiły się projektory interaktywne marek Hitachi i Optoma z pisakami wykorzystującymi ultradźwięki. To przełożyło się na popularyzację samych tablic — tłumaczy Zbigniew Mądry.
— Nowością są interaktywne tablice LCD — C-Touch — produkt na miarę ery smartfona, łączący wygodę obsługi tabletu z wydajnością, jaką daje ekran o przekątnej nawet 80 cali. Dotykowy ekran imponujących rozmiarów z obrazem jakości Full-HD ma szansę zdobyć niejedną salę konferencyjną i wykładową — przekonuje Tomasz Kliczkowski.
Maszyna do teleportacji
Największym wyzwaniem dla producentów konferencyjnej elektroniki są spotkania na odległość, coraz popularniejsze zwłaszcza w firmach, które mają wiele oddziałów i wielu pracowników zdalnych. Za zaawansowane rozwiązania trzeba zapłacić nawet kilka milionów złotych, ale najprostszy zestaw do wideokonferencji, czyli telewizor, kamera, mikrofon i system sterujący, kosztuje już 15-20 tys. zł. A może być jeszcze taniej, jeśli firma korzysta z komunikatora.
— Wideokonferencje to swoista maszyna do teleportacji, dzięki której firmy redukują koszty wyjazdów służbowych, biletów, paliwa, diet, noclegów, utrzymania floty samochodowej. A jednocześnie odnoszą korzyści wynikające z większej produktywności pracowników — zamiast tracić czas na podróże, specjaliści i menedżerowie mogą wykonywać obowiązki w biurze — zachwala Leszek Hołda, prezes Integrated Solutions.
Najbardziej zaawansowane są systemy wideokonferencyjne określane jako telepresence — stosując je, ma się wrażenie, że rozmówca siedzi po drugiej stronie stołu, choć może znajdować się na drugim końcu świata.
Mimo że to rozwiązania najdroższe, liczba ich nabywców rośnie. Trudno się temu dziwić, zważywszy że około 70 proc. komunikacji wiąże się z przekazem niewerbalnym: intonacją, gestykulacją, mimiką, mową ciała, których nie sposób oddać bez możliwości zobaczenia interlokutora. Warunkiem udanej wideokonferencji jest oprogramowanie. Ale nie tylko.
— Potrzeba kamery transmitującej obraz z odpowiednią jakością. Zestawy powinny umożliwiać również dobrą słyszalność, a więc nie obejdzie się bez mikrofonów kierunkowych. Chociaż te ostatnie ustępują miejsca mikrofonom jednakowo czułym w promieniu 360 stopni. Zapotrzebowanie na dobrą jakość dźwięku zwiększa popularność urządzeń transmitujących pasmo rozszerzone (150-6800 Hz), zastępując wcześniejsze rozwiązania z wąskim pasmem (300-3400 Hz) transmisji — wyjaśnia Tomasz Miller.
Co równie ważne: nowoczesne systemy ujednoliconej komunikacji umożliwiają nie tylko połączenia wideo, ale także dzielenie dokumentów, wyświetlanie prezentacji i pracę na wspólnej wirtualnej tablicy.
— Nasza najnowsza propozycja to platforma w chmurze, która czyni wideokonferencje wystandaryzowaną firmową usługą za kilkadziesiąt złotych miesięcznie od użytkownika. To rozwiązanie skalowalne, czyli można je dostosować do liczby korzystających z niego pracowników. A więc pozwala firmie błyskawicznie reagować na zmieniające się potrzeby i daje lepszą kontrolę nad kosztami — podkreśla prezes Hołda.
Ile to kosztuje
Na system audiowizualny składa się kilka podsystemów: prezentacji pisma i obrazu (o średniej wartości 15-20 tys. zł), nagłośnienia sali (10-12 tys. zł), centralnego sterowania wyposażeniem audiowizualnym (15-25 tys. zł), zaciemnienia i sterowania oświetleniem (8-12 tys. zł), tłumaczeń językowych (40-70 tys. zł).
Źródło: IRS Północ