W ciągu ostatniego roku wiedza właścicieli mikro i małych przedsiębiorstw dotycząca Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) prawie się nie zmieniła. Z najnowszej ankiety „Badanie Polskiej Przedsiębiorczości”, przeprowadzonej na zlecenie firmy inFakt, wynika, że aż 33 proc. wspomnianych przedsiębiorców nie słyszało o KSeF. Natomiast 25 proc. respondentów nie wie, czym jest system e-faktur. Jednocześnie co trzeci przedstawiciel mikro i małych firm pozytywnie ocenia komunikację rządu dotyczącą wprowadzenia obowiązkowego KSeF. Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w firmie inFakt, uważa, że wynika to z faktu odroczenia wejścia tego systemu w życie.
Wpływ KSeF na biznes
Według 37 proc. badanych przedsiębiorców wprowadzenie KSeF będzie pozytywną zmianą dla firm. Na neutralną lub negatywną wskazuje odpowiednio 32 proc. i 26 proc. respondentów. Z ankiety wynika, że 11 proc. mikro i małych firm już wdrożyło KSeF, w trakcie jego wprowadzania jest 23 proc., a 32 proc. respondentów ma to dopiero w planach.
– KSeF jako dobrowolne rozwiązanie funkcjonuje w Polsce od 2022 r. W ciągu trzech lat niewiele przedsiębiorstw skorzystało z tego systemu. Świadomość właścicieli mikro i małych firm na temat KSeF jest na niskim poziomie. Obecnie trwają ostatnie prace legislacyjne nad poprawą przepisów i za rok, jeśli znów ta data nie zostanie zmieniona, KSeF będzie powszechny. Z badań wynika, że obecnie największym źródłem informacji o KSeF w firmach są księgowi. To pokazuje, jak ważną rolę pełnią i będą mieli jeszcze do odegrania w najbliższym czasie – podkreśla Piotr Juszczyk.
Obowiązkowy KSeF dla firm, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczy w tym roku kwotę 200 mln zł, wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., natomiast pozostałych obejmie dwa miesiące później.
Awarie systemu
Danuta Grabińska-Chłopaś, prezes spółki DGC Biuro Rachunkowe, zwraca uwagę na wyzwania dotyczące wprowadzenia KSeF w firmach.
– Nawet najlepiej przygotowane firmy powinny nastawić się na ewentualne trudności związane z wdrożeniem nowych rozwiązań. Problematyczna może okazać się nie tylko konieczność rejestrowania każdej faktury, ale także potencjalne awarie systemu powodujące niepowodzenia dotyczące terminowej wysyłki dokumentów – podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś.
Zwraca uwagę na brak możliwości anulowania faktur. Jak dodaje, każda przesłana do KSeF natychmiast trafi do odbiorcy.
– Aby naprawić ewentualny błąd, konieczne będzie wystawienie tzw. faktury korygującej – zaznacza Danuta Grabińska-Chłopaś.
Obawy ekspertki dotyczą głównie wprowadzania KSeF w małych firmach.
– Właściciele niewielkich biznesów niechętnie zmieniają swoje przyzwyczajenia i trudniej nabywają nowe umiejętności. Na przykład w branży budowlanej nadal przeważają dokumenty papierowe. Nierzadko zdarza się, że księgowi wystawiają faktury w imieniu przedsiębiorców. Wprowadzenie KSeF znacznie to utrudni i z pewnością nie wszystkie biura rachunkowe podejmą się dodatkowych obowiązków. Co do zasady system nakłada nowy wymóg na przedsiębiorców, nie zaś na obsługujące ich biura. Księgowi będą musieli zorganizować dla nich dodatkowe szkolenia – ocenia Danuta Grabińska-Chłopaś.
Prognozowane zobowiązania
Ekspertka podkreśla, że plusem wdrożenia KSeF będzie uproszczenie obiegu dokumentów.
– Mniejsze firmy będą miały bieżący wgląd do prognozowanych zobowiązań. Reforma KSeF ograniczy również biurokrację i zmniejszy ryzyko oszustw podatkowych. Ponadto zniknie wymóg wydawania duplikatów dokumentów, bo faktury będą dostępne online – zaznacza Danuta Grabińska-Chłopaś.
Wśród wyzwań dotyczących wdrożenia wspomnianego systemu księgowi wskazują na konieczność uzyskania informacji od klientów o tym, czy wszystkie faktury, które wpłynęły z bazy Ministerstwa Finansów, mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
– Niekiedy zdarzają się sytuacje, że klient podaje numer NIP, aby uzyskać np. rabat, a tak naprawdę chodzi o zakup osobisty – wyjaśnia Danuta Grabińska-Chłopaś.
Dodaje, że właściciele małych firm, którzy nie podjęli żadnych działań w kierunku cyfryzacji faktur, liczą na kolejne przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF. Eksperci Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR) oceniają, że etapowe wprowadzanie reformy to zły pomysł. Ich zdaniem wywoła to zamieszanie w obiegu dokumentacji. Skorzystają na tym, jak dodają, wyłącznie firmy produkujące oprogramowanie. Eksperci OSCBR nie mają jednak złudzeń, że obowiązkowy KSeF ograniczy ryzyko błędów i niezgodności w deklaracjach VAT. Ich zdaniem umożliwi też wczesne wykrywanie omyłek w fakturach, które mogłyby oznaczać dla przedsiębiorców problemy podatkowe. Obowiązkowy KSeF ułatwi również śledzenie transakcji i dokumentacji podatkowej. A to – według ekspertów OSCBR – zmniejszy ryzyko wystąpienia ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych. Dzięki elektronicznej archiwizacji faktur w KSeF podatnicy i organy skarbowe będą mieli dostęp do pełnej dokumentacji. To, jak uważają eksperci OSCBR, przyspieszy proces prostowania ewentualnych niejasności.
Bezpieczeństwo podatkowe
Przemysław Naklicki, dyrektor zarządzający OSCBR, nie ma wątpliwości, że reforma KSeF wprowadzi bardzo istotne zmiany w funkcjonowaniu firm.
– Otwiera przed nimi nowe możliwości i stawia spore wyzwania. Automatyzacja procesów księgowych, poprawa bezpieczeństwa podatkowego i ułatwienie weryfikacji danych to korzyści, które mogą przyspieszyć codzienną pracę przedsiębiorców. KSeF to jednocześnie ważny krok w kierunku cyfryzacji polskich firm – podkreśla Przemysław Naklicki.