Koniec roku to najtrudniejszy okres dla firm kurierskich. Nierzadko ilość wysyłanych w tym czasie paczek wzrasta o 30-40 proc. w stosunku do średniej z całego roku.
Ze względu na niezwykle wzmożony obrót przesyłkami, firmom kurierskim grozi spadek jakości oferowanych usług i opóźnienia w dostawach. Czy rzeczywiście tak się stanie?
Grunt to planowanie
Przedświąteczny szczyt nie jest żadnym zaskoczeniem dla firm kurierskich i operatorów logistycznych.
— Niezależnie czy w szczycie, czy też poza nim kurierzy planują swoją działalność, opierając się na prognozach liczby paczek i struktury strumienia towarów — przekonuje Tomasz Buraś, wiceprezes ds. operacyjnych DHL Express.
Przygotowania, które rozpoczynają się już latem, oparte są na prognozie czwartego kwartału, która dotyczy m.in.: planowanego zwiększenia zatrudnienia, wzrostu wyposażenia czy planowanego stanu środków przewozowych
— Prognozy obejmują również planowane zmiany w tzw. rozkładach jazdy lub lotów, czyli przepływach paczek i związanych z nimi procesach sortowania i przeładunku, i testy procedur pracy w sytuacjach awaryjnych (np. awarii systemów IT, opóźnień związanych z cyklami pogodowymi, hipotetycznych sytuacji takich jak brak zasilania w energię w terminalu lub sortowni) — dodaje Tomasz Buraś.
Pomijając więc katastrofy, jakimi mogłyby być np. długotrwałe złe warunki pogodowe uniemożliwiające normalne loty samolotów lub nie zwalające na kursowanie transportów liniowych — firma kurierska przygotowana na podstawie prognoz jest w stanie organizacyjnie podołać zwiększeniu ilości przesyłek w szczycie przewozowym bez negatywnego wpływu na jakość usług.
— Prawdą jest jednakże, iż w dniach wzrostu wolumenu do niespodziewanego poziomu czyli w sytuacjach znaczącego niedoszacowania prognozy (pomyłek sięgających 15 proc.), planowane zasoby mogą być niewystarczające do utrzymania operacji w standardowym zakresie kosztowo-jakościowym — zauważa Tomasz Buraś.
Dodatkowa pomoc
W celu złagodzenia efektów wzrostu ruchu firmy bardzo często zatrudniają tymczasowych pracowników. Choć rozwiązanie to wydaje się odpowiednie, wiąże się z poniesieniem wysokich kosztów oraz z trudnościami związanymi ze znalezieniem chętnych do pracy.
— Chodzi tu przede wszystkim o osoby zainteresowane pracą jedynie w okresie świątecznym. Dodatkowym utrudnieniem jest to, że powinny one mieć doświadczenie w tego typu pracy — mówi Rafał Nawłoka, dyrektor generalny Masterlink Express.
Dodaje, że Masterlink, aby podołać świątecznej fali zamówień, stosuje kilka prewencyjnych praktyk. Jedną z nich jest już wcześniej wspomniane zatrudnianie dodatkowych osób.
— Poza tym firma, prowadząc rozmowy z potencjalnymi klientami, przesuwa rozpoczęcie współpracy na nowy rok i nie przyjmuje zleceń doraźnych, aby dodatkowy strumień przesyłek nie osłabił serwisu dla stałych klientów — mówi Rafał Nawłoka.
OKIEM PRAKTYKA
Szczegółowa analiza
Po każdym okresie „szczytu paczkowego” dokładnie analizujemy wszystkie wskaźniki. Na tej podstawie oceniamy, które elementy procesu wymagają usprawnienia. Na rynku praktykuje się także zatrudnianie dodatkowych kurierów i pracowników operacyjnych, co pozwala uniknąć opóźnień w doręczaniu i spadku jakości obsługi.
Krzysztof Zdziarski dyrektor generalny UPS Polska