ERP to skrót od angielskiego enterprise resource planning, czyli metoda efektywnego planowania zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. To także określenie systemów informatycznych, które wspomagają zarządzanie firmą. Właśnie taki system zafundowała sobie Łódź. Pomoże w zarządzaniu w urzędzie miasta i 40 gminnych jednostkach. Chodzi o zarządzanie budżetem Łodzi, umowami, fakturami, rozliczanie VAT, a także wpływy z podatków i opłat wnoszonych przez mieszkańców. System ma również usprawnić przepływ informacji między miejskimi jednostkami. Umowę na wdrożenie systemu ERP miasto podpisało 8 lutego 2017 r. z konsorcjum trzech spółek z Grupy Asseco: Asseco Data Systems, które jest liderem, Asseco Poland i DahliaMatic.
— Wdrożenie takiego systemu w samorządzie różni się znacząco od wdrożenia w firmie komercyjnej. Dla niej głównym celem jest optymalizacja kosztów, redukcja zatrudnienia, zwiększenie sprzedaży, sprawne zarządzanie relacjami z klientami. Natomiast w samorządzie z reguły główną potrzebą jest optymalizacja działania urzędu i przygotowanie go do przyjmowania nowych zadań przy niezwiększonych zasobach ludzkich — mówi Jarosław Jastrzębski, wiceprezes Asseco Data Systems. I dodaje, że olbrzymim utrudnieniem dla każdego wykonawcy wdrożenia systemu ERP jest w przypadku samorządu liczba regulacji prawnych, a przede wszystkim ich częste zmiany. W przypadku przedsiębiorstwa to o wiele mniejszy problem.
— Największym wyzwaniem przy wdrażaniu systemu zintegrowanego dla miasta jest doprowadzenie do stanu, w którym dotychczas działające niezależnie wydziały zaczną w pełni współpracować, aby pojedynczy proces był realizowanyw jednym spójnym ciągu, niezależnie od tego, przez ile komórek organizacyjnych przebiega — uważa Jarosław Jastrzębski. Wskazuje też, że samo wdrożenie odbywa się w samorządzie inaczej niż w przedsiębiorstwie.
— W firmach komercyjnych zupełnie inaczej przebiega budżetowanie, bo nie ma tam świadczeń socjalnych i podatków lokalnych. Poza tym samorząd musi wysyłać do instytucji nadrzędnych i kontrolujących mnóstwo sprawozdań. Rocznie to dziesiątki tysięcy dokumentów — zaznacza Jarosław Jastrzębski. Przedsięwzięcie w Łodzi zaplanowano na cztery lata. Połowę tego czasu zajmie wdrożenie systemu.
— Potem powinien nastąpić dwuletni okres stabilizacji wdrożenia i asysty technicznej, w ramach której wykonawca będzie musiał prowadzić serwis bieżący, a także dostosowywać system do zmian prawnych — informuje Jarosław Jastrzębski. Jeden z głównych warunków postawionych wykonawcy przez miasto było to, żeby po zakończeniu działania konsorcjum nie było skazane na współpracę tylko z nim. Dlatego w specyfikacji zamówienia zapisano, że zaoferowane rozwiązanie może być wdrażane przez co najmniej pięć niezależnych kapitałowo firm. Ma to pozwolić Łodzi na wybór w przetargu najlepszego serwisanta i uniezależnić ją od jednej firmy.