Linie lotnicze wprowadzają nowatorskie i skrajnie różne rozwiązania: od kabin prysznicowych w samolocie (linie Emirates w pierwszej klasie) po opłaty za korzystanie z toalety (Ryanair).
— Linie tzw. niskokosztowe stają się cenowo i jakościowo porównywalne ze standardowymi, a linie dotąd oferujące wysoką jakość i kompleksowość usług rezygnują np. z bezpłatnych posiłków lub wprowadzają dodatkowe płatne usługi, np. wynajem słuchawek do sprzętu audio i tele — mówi Barbara Dziedzic, dyrektor Club Travel, autorka poradnika "Podróże służbowe. Jak zaoszczędzić w kryzysie".
Wielu pasażerów Air France korzysta z kabiny, w której mają o 40 proc. więcej przestrzeni między fotelami. SAS z kolei zwraca firmom część opłaty za bilet w nagrodę za częste latanie.
— Sieci hotelowe włączają do ceny noclegu posiłki, bezpłatne korzystanie ze spa, fitnessu, parkingu — wylicza Barbara Dziedzic.
W hotelach Marriott zależnie od długości pobytu lub liczby wynajętych pokoi goście mogą negocjować ceny i dodatkowe usługi.
— Większość podróżnych, którzy zatrzymują się w hotelach naszej sieci, uczestniczy w programie lojalnościowym. Zbierają punkty Marriott Rewards lub Airlines Miles, które mogą wymienić na bilety lotnicze albo inne dodatkowe usługi. Udział w tym programie znacznie upraszcza rejestrację — nie trzeba za każdym razem podawać informacji na swój temat, a upodobania gościa są automatycznie rozpoznawane w każdym hotelu sieci na świecie — informuje Martin Zidek, dyrektor sprzedaży i marketingu Warsaw Marriott Hotel.
Nie przepłacaj
Barbara Dziedzic radzi, żeby gdy rynek lotniczy i hotelowy szybko się zmienia, częściej weryfikować politykę podróży i sprawdzać zgodność realizacji podróży z tą polityką. Jej zdaniem to najprostsza i najskuteczniejsza droga do optymalizacji kosztów.
Krzysztof Michniewicz z Incentive Concept poleca zawarcie z przewoźnikiem umowy lub kupowanie biletów w liniach działających w ramach jednego sojuszu lotniczego.
— Bilety typu open są droższe, ale umożliwiają zmiany terminu lub trasy podróży. Korzystanie z biletów grupowych pozwala na zmianę nazwiska osoby podróżującej i negocjowanie specjalnych stawek. Jeśli podróż służbowa odbywa się z przesiadką, warto mieć na nią jeden bilet. Dzięki temu w razie opóźnień jest zagwarantowany kolejny lot. Nie polecałbym natomiast podróży służbowych tanimi liniami lotniczymi, ponieważ ich odpowiedzialność za pasażerów jest bardzo ograniczona. No i bardzo ważne są także ubezpieczenia — podpowiada Krzysztof Michniewicz.
Warto korzystać z kart płatniczych. Można dzięki temu ograniczyć opłaty za wiele przelewów do wielu dostawców na rzecz jednego — wydawcy karty. A odroczony termin płatności (nawet do 59 dni) dobrze służy płynności finansowej firmy.
— Korzystając z raportów, można podsumować współpracę z danym partnerem — siecią hoteli, liniami lotniczymi, biurami podróży — i wykorzystać te informacje podczas negocjowania cen ich usług, zyskując znaczące rabaty — dodaje Monika Masztakowska, menedżer PR w Diners Club Polska.
Karta Diners Club (DC) daje ubezpieczenie w podróży jej posiadaczowi i trzem innym pracownikom. Pozwala też zbierać punkty za transakcje.
W dobrych rękach
— Prywatnie można samemu wyszukiwać oferty w internecie, ale w przypadku podróży służbowych zdecydowanie stawiam na współpracę ze specjalistycznymi agencjami — mówi Krzysztof Michniewicz.
A jak rozpoznać partnerskie biuro, które nie przysporzy kłopotów i dodatkowych kosztów?
— Najkrótsza rada: przetestować biuro sprawdzone przez kolegów, znajomych z innych firm. Umowy z klientami korporacyjnymi nigdy nie powinny narzucać wyłączności — mówi Barbara Dziedzic.
Radzi, by zwrócić uwagę na przynależność biura do zrzeszeń, stowarzyszeń, organizacji krajowych i międzynarodowych, akredytację IATA, liczbę pracowników operacyjnych i ich staż, przyjmowanie płatności kartami kredytowymi, w tym poprzez POS bez konieczności obecności klienta (phone order), obsługę wirtualnych kart kredytowych, tzw. Travel Accounts Diners Club lub American Express, interaktywność strony internetowej, przez którą można dokonywać rezerwacji o dowolnej porze dnia i nocy, działalność tzw. help desku (czy działa cała dobę przez cały tydzień).
Menedżer punkty zbiera
Firmy zajmujące się podróżami prześcigają się w pomysłach na zwabienie klientów i zapewnienie sobie ich lojalności.