Już nikt nie będzie tłumaczył braku umowy o pracę pierwszym dniem jej wykonywania. Pracownik rozpocznie ją wtedy, gdy otrzyma dokument potwierdzający zatrudnienie. Taki warunek stawia nowelizacja Kodeksu pracy, której projekt jest obecnie analizowany przez sejmową podkomisję. Ma wejść w życie po 6 tygodniach od ogłoszenia uchwalonych zmian. Nowela zapowiada nakaz potwierdzania pracownikowi przez pracodawcę podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Czyli w przypadku umowy ustnej albo dorozumianej.
Co, gdzie, za ile
Taki nakaz oznacza, że w razie braku pisemnej umowy o pracę pracodawca będzie musiał przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju i warunków.
— Na informacje o warunkach pracy w zasadzie złożą się takie same elementy, jakie wskazywałaby umowa o pracę, czyli m.in. rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, termin rozpoczęcia, wynagrodzenie oraz inne warunki ustalone przez strony. Ten wymóg sformułowano podobnie w obowiązujących przepisach. Z tą różnicą, że obecnie takie potwierdzenie należy przekazać pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego pracy — mówi Jolanta Zarzecka-Sawicka, radca prawny w kancelarii FKA Furtek Komosa Aleksandrowicz.
Jak wyjaśnia, obecnie teoretycznie można wręczyć pracownikowi potwierdzenie do końca pierwszego dnia, w którym rozpoczął pracę. Według uzasadnienia do projektu noweli, planowana zmiana w art. 29 par. 2 Kodeksu pracy ma wyeliminować nielegalne zatrudnianie pracowników, które polega właśnie na wykorzystywaniu takiej możliwości i powierzaniu pracy bez potwierdzenia jej na piśmie oraz na niezgłaszaniu tych osób do ubezpieczenia społecznego.
W takich przypadkach potwierdzenia są często sporządzane dopiero np. w dniu kontroli prowadzonej przez inspekcję pracy, przy jednoczesnym tłumaczeniu, że jest on pierwszym dniem dopuszczenia pracowników do pracy. W opinii do projektu Roman Giedrojć, główny inspektor pracy, podkreśla, że tak zatrudniane osoby w rzeczywistości pracują bez umów od dłuższego czasu, często bez badań wstępnych i szkoleń BHP.
— Problem w dużej mierze wynikał z braku precyzji art. 29 par. 2 Kodeksu pracy i dotykał zauważalnej części pracowników — mówi Michał Czuryło, radca prawny z kancelarii Chałas i Wspólnicy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) corocznie zwraca na to uwagę w swoich sprawozdaniach. Z dokumentu przygotowanego w 2015 r. wynika, że w 2014 r. takie sytuacje stwierdzono u 18 skontrolowanych pracodawców. Wcześniej było podobnie.
Przed, czyli kiedy
Jeśli nowelizacja wejdzie w życie, takie praktyki, zwane syndromem pierwszej dniówki, powinny się skończyć. Bez wcześniejszego pisemnego potwierdzenia ustaleń stron co do stosunku pracy pracodawca nie będzie mógł nikogo do niej dopuścić.
— Zgodnie z opinią Sądu Najwyższego sformułowanie „przed dopuszczeniem do pracy” oznacza to samo co „przed rozpoczęciem pracy”. Nie ma ponadto normy regulującej i definiującej czas, w jakim potwierdzenie ma zostać wręczone. Moim zdaniem, nie ma więc znaczenia, czy następuje to kwadrans przed rozpoczęciem pracy, czy dzień albo dwa wcześniej. Chodzi o to, aby przed rozpoczęciem pierwszej czynności pracowniczej, wykonaniem pierwszego obowiązku służbowego pracownik miał, jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, przynajmniej potwierdzenie na piśmie, na jakich zasadach ma swoje obowiązki wykonywać. Dopuszczeniem do pracy będzie zatem zgoda pracodawcy, choćby dorozumiana, na rozpoczęcie wykonywania przez pracownika pierwszego powierzonego mu obowiązku służbowego — wyjaśnia Jolanta Zarzecka-Sawicka.
Uważa, że także samo stawienie się w miejscu pracy nie jest jeszcze dopuszczeniem do pracy. Wcześniej np. trzeba również przejść szkolenie z zakresu BHP, co oznacza, że nowy pracownik będzie mógł pojawić się w firmie, aby uczestniczyć w takim szkoleniu, ale ta obecność nie jest równoznaczna z dopuszczeniem do pracy.
— Doprecyzowanie, że potwierdzenie na piśmie przez pracodawcę warunków zatrudnienia będzie obowiązkowe przed dopuszczeniem pracownika do pracy, stworzy możliwość jednoznacznego stwierdzenia, że pracodawca nie dochował tego obowiązku, a co za tym idzie, również ukarania go za naruszenie tego wymogu, czemu służyć ma również doprecyzowanie przepisów, które regulują odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w tym przypadku w art. 281 pkt 2 kodeksu. Będzie bowiem jasne, że do takiego naruszenia doszło, jeżeli pracownik faktycznie wykonuje już pracę i w danym momencie nie posiada podpisanego przez pracodawcę potwierdzenia warunków jej wykonywania — ocenia Michał Czuryło.
Lepsza kontrola
Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy będzie zagrożone karą grzywny taką jak pozostałe wykroczenia wymienione w art. 281 kodeksu. Waha się ona od 1 tys. zł do 30 tys. zł.
— Nowe rozwiązania umożliwią lepszą kontrolę stosunków pracy panujących w danym zakładzie pracy. Każdy pracownik pracujący na rzecz pracodawcy w danym dniu będzie mógł wylegitymować się co najmniej potwierdzeniem warunków zatrudnienia — stwierdza Jolanta Zarzecka-Sawicka.
Projektodawca w uzasadnieniu do przyszłej nowelizacji zwraca uwagę, że obecne praktyki są niekorzystne zarówno dla nielegalnie zatrudnianych pracowników, jak i dla pracodawców zatrudniających pracowników legalnie. Ci drudzy mają wyższe koszty pracy, a tym samym są mniej konkurencyjni niż nieuczciwi pracodawcy. Niesie to też określone skutki dla budżetu państwa, przez mniejsze wpływy podatkowe oraz składek ubezpieczeniowych.
— Zawarcie umowy o pracę czy umów- -zleceń i o dzieło w formie pisemnej, mimo że nie jest ona wymagana dla ich ważności, ma zasadnicze znaczenie dla ustalenia treści zobowiązań obu stron umowy. Dowodzenie chociażby ustalonej ustnie wysokości wynagrodzenia może stwarzać znaczne trudności w przypadku powstałego sporu, tym bardziej jeżeli wypłacane było ono „do ręki” pracownika czy zleceniobiorcy. Zachowanie formy pisemnej nie tylko ułatwi dochodzenie roszczeń, ale również może skrócić ewentualny proces sądowy, wyłączając przykładowo konieczność przeprowadzania dowodu z zeznań świadków na okoliczności, które wynikają wprost z dokumentu w postaci umowy — podkreśla Michał Czuryło.
Jego zdaniem, zastosowanie rozwiązań odbiegających od ogólnych uregulowań Kodeksu pracy również powinno wynikać właśnie z treści zawartej umowy. Jest to istotne, jeżeli np. pracodawca chce zawrzeć umowę na czas określony w jednym z przypadków wskazanych w kodeksie pozwalających uniknąć przejścia tej umowy na czas nieokreślony, czy gdy strony chcą wydłużyć obowiązujący je okres wypowiedzenia.
— Zawarcie umowy w formie pisemnej szczególnie ważne jest dla tej strony, której bardziej zależy na utrzymaniu trwałości stosunku — mówi radca prawny z kancelarii Chałas i Wspólnicy. Jak przy tym zauważa, wobec poprawiającej się dla pracowników sytuacji na rynku pracy można przypuszczać, że coraz częściej stroną tą okaże się pracodawca.
Skąd ta szara strefa
Praca na podstawie umowy ustnej jest wykonywana nie tylko z woli pracodawcy, ale także pracownika — podano w ocenie skutków regulacji projektowanych zmian. Badania GUS pokazują, że jednym z głównych powodów podejmowania się pracy nierejestrowanej jest propozycja otrzymywania wyższego wynagrodzenia netto, co możliwe jest dzięki uniknięciu kosztów opodatkowania, w tym nieodprowadzaniu składek z tytułu ubezpieczeń społecznych.
W badaniu modułowym przeprowadzonym w 2010 r. powód ten podało prawie 30 proc. pracujących w szarej strefie, przy czym ankietowani mogli wskazać więcej niż jedną odpowiedź. Innym wskazywanym powodem jest ryzyko utraty (części) świadczeń socjalnych w wyniku zalegalizowania uzyskiwanego dochodu.
Jak jest w UE
W Unii Europejskiej standardy przekazywania informacji o istotnych warunkach zatrudnienia wyznacza dyrektywa Rady 91/533/EWG z 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy. Zgodnie z nią, informacja taka powinna być przekazana na piśmie pracownikowi, nie później niż dwa miesiące po podjęciu zatrudnienia.
Kraje wspólnoty uregulowały te kwestie w zróżnicowany sposób — dopuszczając potwierdzenie warunków w ciągu dwóch miesięcy od zatrudnienia (np. w Wielkiej Brytanii), w ciągu jednego miesiąca (np. w Szwecji, Niemczech), a także najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika (np. w Luksemburgu, Islandii, Łotwie).