Nowoczesne biuro to także kuchnia i salon

opublikowano: 29-04-2019, 22:00

Dobrze zaplanowana przeprowadzka do nowego biur a może zmienić kulturę firmy — na przykład bardziej zintegrować zespół

Dla najemcy przeprowadzka często oznacza rewolucję, a jeśli jest źle przeprowadzona — niezadowolenie pracowników. Dlatego doradcy na rynku nieruchomości komercyjnych oferują klientom wsparcie ekspertów do spraw projektowania przestrzeni pracy.

W nowym biurze Grupy Nowy Styl w Krakowie obok kuchni usytuowano otwarty salon.
Można tu odpocząć albo kontynuować rozpoczętą w kuchni rozmowę
Zobacz więcej

INTEGRACJA:

W nowym biurze Grupy Nowy Styl w Krakowie obok kuchni usytuowano otwarty salon. Można tu odpocząć albo kontynuować rozpoczętą w kuchni rozmowę Fot. ARC

Zdaniem Grzegorza Rajcy, eksperta w dziale Workplace Innovation firmy Colliers International, do przeprowadzki można podejść na dwa sposoby. Pierwszy polega na ograniczeniu się jedynie do analizy fizycznej przestrzeni (akustyka, różnorodność funkcjonalna, zwiększenie liczby sal spotkań czy zapewnienie pracownikom dostępu do światła i świeżego powietrza) i poprawieniu jej w nowym biurze. Drugi sposób zakłada, że przy okazji przeprowadzki warto przyjrzeć się organizacji jako całości i zastanowić się, jak środowisko pracy może pomóc skuteczniej realizować cele biznesowe.

— Jeśli zadamy sobie takie pytania, w centrum naszych zainteresowań znajdzie się kultura organizacyjna, metody zarządzania i obowiązujące w firmie zasady. Nowe biuro będzie wówczas pełniło funkcję narzędzia wspierającego naszą organizację w realizacji jej celów — mówi Grzegorz Rajca.

Kurs na współpracę

Ze zmianą kultury organizacyjnej, polegającą na wzmocnieniu współpracy między różnymi zespołami, związana była przeprowadzka do jednego dużego biura zespołów Grupy Nowy Styl pracujących w Krakowie w trzech lokalizacjach. Firma ma ekspertów pomagających jej klientom w planowaniu biura, więc mogła zaprojektować własną siedzibę na miarę potrzeb.

— Aby sprostać temu wyzwaniu, zaczęliśmy od analizy wewnętrznej. Chcieliśmy dogłębnie poznać potrzeby działów pracujących w Krakowie. Zbadaliśmy styl pracy poszczególnych działów oraz zwyczaje panujące w każdym z biur — mówi Ewelina Solecka, kierownik zespołu Workplace Consulting w Grupie Nowy Styl.

Głównymi problemami zdiagnozowanymi w badaniu okazały się (oprócz utrudnionej komunikacji) niewystarczająca liczba miejsc służących do spotkań, rozmów telefonicznych i miejsc, gdzie pracownicy mogą pracować w ciszy i skupieniu. Największym wyzwaniem związanym z zaprojektowaniem nowego biura było połączenie w jednym miejscu powierzchni przeznaczonych do bardzo odmiennych typów pracy. Analitycy biznesowi i dział kontrolingu wykorzystują poufne dane i jest to praca wykonywana w ciszy i skupieniu, w zamkniętych wieloosobowych pokojach. Dla odmiany działy obsługujące projekty handlowe czy księgowość używają w pracy dużej ilości materiałów drukowanych czy wzorników i najlepszą przestrzenią dla nich okazał się open space ze stałymi miejscami pracy i obszernym miejscem na przechowywanie materiałów. Trenerzy oraz pracownicy działów handlowego, marketingu i badań natomiast funkcjonowali w sposób bardzo mobilny, trafili więc do części desk sharing, w której są współdzielone biurka nieprzypisane na stałe do konkretnych osób. Tej grupie najbardziej potrzebne były liczne strefy wspierające pracę — sale przeznaczone na spotkania, pokoje do samodzielnej pracy w ciszy czy budki do prowadzenia rozmów telefonicznych.

— Wszystkie trzy typy przestrzeni zaprojektowaliśmy w nowym biurze, więc przechodząc między nimi, można odnieść wrażenie, że są to całkiem inne światy, które jednak codziennie rano mają okazję spotkać się przy kawie — mówi Ewelina Solecka.

65937540-8c2f-11e9-bc42-526af7764f64
Nieruchomości
Najważniejsze informacje z branży nieruchomości mieszkaniowych i komercyjnych. Wiadomości, komentarze i analizy rynkowe.
ZAPISZ MNIE
Nieruchomości
autor: Dominika Masajło, Paweł Berłowski
Wysyłany raz w tygodniu
Najważniejsze informacje z branży nieruchomości mieszkaniowych i komercyjnych. Wiadomości, komentarze i analizy rynkowe.
ZAPISZ MNIE

Administratorem Pani/a danych osobowych będzie Bonnier Business (Polska) Sp. z o. o. (dalej: my). Adres: ul. Kijowska 1, 03-738 Warszawa.

Kliknij w link w wiadomości, aby potwierdzić subskrypcję newslettera.
Jeżeli nie otrzymasz wiadomości w ciągu kilku minut, prosimy o sprawdzenie folderu SPAM.

Ekspresowa kultura

Główny cel zmiany — lepsza integracja pracowników — wspiera nie tylko zgromadzenie wszystkich pod jednym dachem, ale też znalezienie sposobu, aby zechcieli wymieniać się wiedzą i nawiązywali spontanicznie współpracę. Tym sposobem okazała się zlokalizowana w centralnym miejscu biura przestronna (100 m kw.) kuchnia będąca sercem i miejscem spotkań pracowników. Odróżniający od reszty biura design tej przestrzeni i obfitość zieleni sprawiają, że po przekroczeniu jej progu pracownicy czują, że mają przerwę.

— Pojawił się w niej tylko jeden ekspres do kawy. Z premedytacją zdecydowaliśmy się na takie rozwiązanie. Chcieliśmy, by pracownicy z różnych zespołów rozmawiali ze sobą, czekając w kolejce po kawę — tłumaczy Ewelina Solecka.

Obok kuchni usytuowano otwarty salon z miękkimi sofami oraz huśtawką. Można tu odpocząć, przenieść ciekawą konwersację z kuchni, a także poczytać lub pożyczyć książki. Część z nich to prywatne zbiory pracowników — w ramach idei współdzielenia pracownicy przynoszą własne książki i wymieniają się nimi z kolegami i koleżankami z pracy.

— W sumie nowe biuro oferuje 20 różnorodnych przestrzeni spotkań i współpracy, od małych 2-osobowych salek po 20-osobowy pokój do pracy warsztatowej, od formalnych sal do wideokonferencji po przestrzenie do pracy kreatywnej i burz mózgów — mówi Ewelina Solecka.

Profesjonalne podejście

Na dwa lata przed przeprowadzką, która odbyła się na przełomie sierpnia i września 2018 r., firma rozpoczęła analizę potrzeb i badania wewnętrzne, a następnie poszukiwanie lokum. Po podjęciu decyzji o wynajmie biurowca i rozpoczęciu prac nad jego projektem funkcjonalnym powołano grupę ambasadorów reprezentujących pracowników wszystkich działów. Pozwoliło to im zaangażować się w planowanie nowej przestrzeni i proces komunikacji wewnętrznej. Z badania przeprowadzonego pół roku po zmianie lokum wynika, że poziom zadowolenia pracowników z biura wzrósł z 62 do 92 proc. Przeprowadzka do nowego biura nie kończy zmian — pracodawca monitoruje potrzeby pracowników i gdyby np. okazało się, że kolejki po kawę są zbyt długie i zamiast integracji powodują frustrację, będzie wstawiony drugi ekspres.

— Zostały wyznaczone osoby odpowiedzialne za monitorowanie satysfakcji z różnych rozwiązań w nowym biurze. Kilka rzeczy już poprawiliśmy. Okazało się np., że były miejsca, w których pracownikom przeszkadzał hałas, więc zainstalowaliśmy dodatkowe panele akustyczne — mówi Ewelina Solecka.

Planując przeprowadzkę, grupa wybrała lokalizację, która była najbliższa dwóch wcześniejszych biur. Powierzchnia nowego biura zakładała rezerwę na rozwój. W chwili przeprowadzki Grupa Nowy Styl zatrudniała w Krakowie 100 pracowników, obecnie jest ich 112, a biuro może pomieścić 150 osób.

— Kluczowymi czynnikami sukcesu w przypadku zmiany biura są: otwartość i rzetelna kampania informująca o przyczynach i sensie zmiany, a także grupa ambasadorów, czyli ludzi, którzy będą zwolennikami zmiany oraz łącznikami między osobami decyzyjnymi w projekcie a szeregowymi pracownikami. Dobrą praktyką jest też organizacja tzw. parapetówki — imprezy wewnętrznej inaugurującej i oswajającej nowe miejsce pracy — podsumowuje Ewelina Solecka.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Paweł Berłowski

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu