Ostatni dzwonek: PIT-11 tylko do 31 stycznia

Już w najbliższy piątek upłynie termin na wypełnienie pierwszego z obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowymi za 2024 r. Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) muszą do końca stycznia przesłać urzędom skarbowym takie dokumenty jak PIT-11, PIT-R, PIT-8C i PIT-40A/11A. To informacje o ubiegłorocznych dochodach uzyskanych u płatników przez ich pracowników, współpracowników, emerytów, rencistów, a także o odprowadzonych z tego tytułu zaliczkach na PIT.

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS), przypominając o tym obowiązku na swojej stronie internetowej, zwraca płatnikom uwagę, aby wypełnili dokumenty właściwymi danymi, w tym prawidłowymi numerami PESEL czy NIP.

Twój e-PIT czeka

– Nieprawidłowy numer utrudnia, a często nawet uniemożliwia podatnikowi rozliczenie się z podatku za 2024 r. w usłudze Twój e-PIT. W przypadku przekazania przez płatnika błędnych danych system nie będzie mógł przygotować i udostępnić zeznania podatkowego osobie, której dotyczy wysyłana informacja – czytamy w komunikacie KAS.

W usłudze Twój e-PIT podatnicy mogą zobaczyć swoje zeznania sporządzone przez skarbówkę na podstawie danych uzyskanych od płatników. Mogą je zaakceptować, co jest równoznaczne ze złożeniem rocznego PIT, bądź zmodyfikować, uzupełniając o dane, których KAS samodzielnie nie uwzględnia. Nie wie bowiem, czy ktoś np. zechce czy nie wspólnie rozliczyć się z małżonkiem lub skorzystać z określonych ulg. Prowadzący działalność gospodarczą, którzy już po raz drugi będą mogli z tej usługi korzystać, muszą do tak przygotowanych zeznań sami dodać znacznie więcej informacji dotyczących m.in. przychodów i kosztów.

KAS przypomina, że wpisanie w informacjach o przychodach pracowników prawidłowych danych, w tym rejestracyjnych, jak wspomniany PESEL lub NIP, jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz płatników. Poza tym część preferencji musi być przez płatników uwzględniona w dokumentach wysyłanych przez nich skarbówce. Dotyczy to ulgi dla młodych oraz zwolnień z podatku zastosowanych w trakcie roku na podstawie złożonych przez osoby zatrudnione oświadczeń o spełnieniu warunków do skorzystania z ulg: na powrót, dla pracujących seniorów, dla rodzin 4+.

Kłopotliwe dane

Z dotychczasowych doświadczeń przy sporządzaniu informacji dla skarbówki wynika jednak, że błędy nie pojawiają się jedynie w danych, o których wspomina KAS. Przy czym nie wszystkie nieprawidłowości wynikają ze zwykłej omyłki. Nierzadko są skutkiem trudności w kwalifikowaniu niektórych dochodów do opodatkowania. W rezultacie szczególnie PIT-11, czyli informacja o dochodach, kosztach uzyskania przychodów, zaliczkach na podatek oraz składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika czy zleceniobiorcy nie zawsze odzwierciedla właściwy stan faktyczny.

– Mimo pozornej prostoty wypełniania PIT-11 potrafi on być problematyczny. Szczególnie gdy mowa o świadczeniach nieodpłatnych czy kosztach uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich – mówi Daria Pośpiech-Przeor, radca prawny, partner w Kancelarii Żuk Pośpiech.

Jak wyjaśnia, na świadczenia nieodpłatne składają się różnego rodzaju korzyści udzielane pracownikom, które nie są wynagrodzeniem pieniężnym, ale stanowią przychód według ustawy o PIT. Wartość tych świadczeń bywa trudna do oszacowania, co prowadzi do błędów w ich wykazywaniu.

– Brak odpowiedniej dokumentacji dotyczącej takich świadczeń jak karty sportowe, pakiety medyczne czy wyżywienie dodatkowo komplikuje sytuację. Zdarza się, że pracodawcy pomijają drobne świadczenia, które również powinny być uwzględnione w rozliczeniu, o ile nie spełniają określonych przepisami kryteriów zwolnienia podatkowego. Problematyczne jest również odróżnienie świadczeń nieodpłatnych od częściowo odpłatnych, co może wpływać na sposób ich rozliczania – tłumaczy Daria Pośpiech-Przeor.

Wspomniane przez nią trudności z rozliczaniem kosztów uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich w wielu przypadkach wynikają z braku odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej przeniesienie tych praw na zleceniodawcę, co jest konieczne do zastosowania podwyższonych kosztów podatkowych. Pracodawcy mają też problem z określeniem, jaka część wynagrodzenia dotyczy przeniesienia praw autorskich, a jaka stanowi inne jego elementy.

– Sytuację dodatkowo komplikuje sytuacja, gdy pracownik wykonuje zarówno prace twórcze, jak i inne. Częstym błędem jest wówczas niewłaściwe stosowanie kosztów uzyskania przychodów. W wielu firmach brakuje również wewnętrznych regulacji dotyczących zasad przenoszenia praw autorskich, co może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach – mówi radca.

Podpowiada, aby firmy wprowadzały szczegółowe umowy lub aneksy do umów o pracę, precyzując w nich zasady przenoszenia praw autorskich oraz wysokość wynagrodzenia objętego podwyższonymi kosztami podatkowymi.

Problemy powstają też przy rozliczaniu cudzoziemców. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy są zatrudniani krótkoterminowo. Poza tym niektórzy nie mają numeru PESEL czy NIP. Uzyskanie tego drugiego bywa czasochłonne i wymaga znajomości polskich przepisów podatkowych, co stanowi dodatkowe obciążenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.

– Kluczowe dla ustalenia zasad opodatkowania jest też ustalenie rezydencji podatkowej obcokrajowca – podkreśla radca z kancelarii Żuk Pośpiech.

Jeśli systemy podatkowe Polski i kraju pochodzenia cudzoziemca nie są kompatybilne, może to komplikować prawidłowe rozliczenie. Zdaniem Darii Pośpiech-Przeor pracodawcy powinni zapewniać wsparcie w uzyskiwaniu numeru PESEL lub NIP. Rezydencję podatkową należałoby ustalać jeszcze przed rozpoczęciem współpracy.

– Problemy związane z wypełnianiem PIT-11 wynikają często z niedostatecznej znajomości przepisów oraz złożonej sytuacji podatkowej pracowników. W celu zminimalizowania ryzyka popełnienia błędów firmy powinny inwestować w edukację osób odpowiedzialnych za sporządzanie PIT-11 oraz wprowadzać wewnętrzne regulacje i procedury zgodne z obowiązującymi przepisami – twierdzi Daria Pośpiech-Przeor.

Wysyłka do podatnika

PIT-11 i pozostałe informacje, które płatnicy mają do 31 stycznia przesłać skarbówce, posłużą ich pracownikom i współpracownikom również do samodzielnego rozliczenia się przez nich z fiskusem bez korzystania z usługi Twój e-PIT. Na tej podstawie mogą wypełnić roczne zeznania, korzystając z innych programów i systemów (np. e-Deklaracje) albo złożyć je osobiście w urzędach lub wysłać pocztą. Zgodnie z przepisami powinni niezbędne do tego dokumenty otrzymać od płatników do końca lutego.

– Firma sporządzająca informację PIT-11 może przekazać ją zatrudnionemu zarówno w formie drukowanej, jak i elektronicznej. W obu przypadkach termin 28 lutego jest nieprzekraczalny – zwraca uwagę Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl.