Budowanie floty samochodowej poza oczywistym celem może też mieć inny. I może nim być nowiutkie Porsche dla właściciela. Za darmo. Nie, to nie jest nowa promocja. To fakt.
Motoryzacyjna koszt
Samochód w firmie oczywiście kosztuje. A niepoświęcanie flocie uwagi działa jak niezakręcony kran. Uciekają przez niego pieniądze. Ile? W źle zarządzanej flocie średniej wielkości (60-100 aut) to… jedno Porsche rocznie. Mało? Główne elementy kosztów to: zakup samochodu, jego finansowanie i późniejsza utrata wartości, ubezpieczenie, paliwo, naprawy i eksploatacja. Te najłatwiej policzyć. Łatwo w nich też znaleźć oszczędności. Firma ponosi jeszcze dodatkowe koszty, kiedy ze względu na np. awarię nie można dotrzeć do klienta z towarem albo odebrać zamówienia. Im mniej takich sytuacji, tym lepsza sprzedaż i większe zadowolenie klienta. Od sprawnego, nowoczesnego zarządzania flotą zależy, jak szybko przywrócona zostanie mobilność pracownika i dzięki temu zwiększą się szanse na wyższe przychody.
— Firmy latami budują swój wizerunek na rynku. Wydają na to znaczące kwoty. Oznaczają samochody firmowe swoim logo. Niewiele jednak wdraża i prowadzi programy bezpieczeństwa ograniczające ryzyko zaistnienia wypadku drogowego. Informacje o wypadkach chętnie pokazują media. Jeżeli bierze w nich udział samochód firmowy, to może to być antyreklamą i powodem internetowego „hejtu”. Podobnie jest, gdy pracownik jadący służbówką z logotypem firmy łamie przepisy drogowe, a jego agresywny styl jazdy zagraża bezpieczeństwu innych kierowców. Śmierć lub absencja pracownika z powodu wypadku to źródło kolejnych kosztów dla firmy — opowiada Sylwester Pawłowski, prezes Safety Logic. Ile więc można zaoszczędzić? Na paliwie — nawet 20 proc. i to bez zmniejszania liczby realizowanych zadań i przejeżdżanych kilometrów. Jeżeli miesięcznie na paliwo firma przeznacza 1,5 tys. zł, to zaoszczędzi 300 zł. Rocznie to 3,6 tys. zł. Przy 50 samochodach we flocie daje to razem 180 tys. zł. A to już spory wkład w Porsche dla prezesa. Jak to zrobić?
— Sposobów jest kilka: od wyboru dostawcy paliw i negocjowania warunków zakupu przez wybór stacji, na których będą auta tankowane, bo np. na autostradzie paliwo jest droższe nawet o 10-15 proc. niż poza nią, po szkolenia z zasad ekojazdy i jazdy defensywnej, czyli coraz popularniejszego awaredrivingu, i dobór opon o niskich oporach toczenia. Uregulowanie prywatnego wykorzystywania samochodów to też źródło oszczędności i zmniejszenie ryzyka wpadki podatkowej — wskazuje Sylwester Pawłowski.
Budżetu na Porsche ciąg dalszy
Ogromny potencjał tkwi w ubezpieczeniach. Można ograniczyć ich koszt nawet o 70 proc. Wymaga to jednak planu działania i zupełnie nowej formy współpracy z ubezpieczycielem.
— Nowością rynkową są inkubatory bezpieczeństwa uruchamiane u klienta przez firmę ubezpieczeniową. Pozwala to zwiększyć bezpieczeństwo we flocie, zmniejszyć ryzyko, koszty napraw, a w efekcie — cenę ubezpieczenia. W jednej z flot w ciągu dwóch lat zmniejszyliśmy w ten sposób koszt ubezpieczeń z 9 do 2,3 proc. za pakiet OC, AC. Przez rok oszczędność przekroczyła 280 tys. złotych — opowiada Sylwester Pawłowski. Dobrym pomysłem właściciela lub prezesa szukającego Porsche jest sporządzenie bilansu otwarcia, który odpowie, gdzie, co i ile we flocie kosztuje.
— W ten sposób można określić, gdzie powstają największe koszty i na czym w pierwszej kolejności trzeba się skoncentrować — uważa Sylwester Pawłowski. Ale uwaga — oszczędzanie za wszelką cenę może przynieść odwrotne skutki. — Kryzysy ekonomiczne i słabe wyniki firmy wzmacniają chęć oszczędzania. Z kolei szybki i znaczący wzrost, wysoka rentowność, zrealizowane plany mają magiczny wpływ na zmniejszanie koncentracji na kosztach. Program oszczędności często negatywnie wpływa na kadrę zarządzającą przedsiębiorstwem. Większość ludzi łączy oszczędności flotowe z działaniami głównie obniżającymi jakość i zadowolenie wewnętrznego klienta — opowiada Paul Gogoliński z Total Fleet Solutions .
Polityka flotowa
Uniknąć takiego stosunku do programu oszczędnościowego może pomóc dobrze prowadzona polityka flotowa.
— To podstawowy dokument opisujący prawa i obowiązki firmy, pracownika, działów zarządzających flotą. Zbiór zasad i instrukcji postępowania, opis procedur i procesów. Opisuje odpowiedzialność osób korzystających z pojazdów służbowych i zarządzających flotą. To także filozofia firmy w sprawie bezpieczeństwa flotowego i prewencji oraz kluczowy element strategii społecznej odpowiedzialności biznesu, jaki powinna realizować każda nowoczesna firma. No i to także skuteczne narzędzie działań HR — mówi Paul Gogoliński. Jeśli ten dokument jest niekompletny, a opisane w nim zasady nie są przestrzegane, to większość działań pozostanie nieskuteczna.
— Bez tego dokumentu efektywna walka z kosztami flotowymi będzie pozbawiona dynamiki i skuteczności — uważa Paul Gogoliński. &
JAK OSZCZĘDZAĆ NA FIRMOWEJ FLOCIE SAMOCHODOWEJ
Zakup aut
Pierwszym krokiem powinna być dokładna analiza potrzeb, czyli przemyślana decyzja dotycząca tego, jakie auto ma się zamiar kupić. Potem można przystąpić do poszukiwań rynkowych i negocjować korzystną cenę. Należy jednak pamiętać, że koszt zakupu pojazdu to nie jego wartość fakturowa! Pomijając koszty finansowania (a własne pieniądze też kosztują!), za samochód zapłacimy tyle, ile wynosi różnica między tym, co się wydało na starcie, a tym, co się uzyska, sprzedając auto po okresie eksploatacji. Często bywa, że tani na starcie pojazd na koniec okazuje się najdroższą i inwestycją. Jeżeli pojazd kosztuje 60 tys. zł, a po czterech latach jest wart 27 tys. zł, to znaczy, że koszt to 33 tys. zł. Jeśli samochód kosztuje 55 tys. zł, a wartość odsprzedaży to 20 tys. zł, to koszt wynosi 35 tys. zł. W tym przypadku tańszy znaczy droższy. Kto tak rozpoczyna kalkulację zakupu swojego auta?
Serwis
Serwis gwarancyjny, pogwarancyjny, przeglądy, awarie, wymiany elementów eksploatacyjnych, opony — to tylko elementy przyszłych wydatków. Dłuższa gwarancja nie oznacza niższych kosztów. Gwarancja to ograniczenie ryzyka przy niespodziewanych zdarzeniach. Zdecydowanie większy wpływ na wydatki mają interwały przeglądowe (co 15, 20 lub 30 tys. km), koszty olejów i płynów eksploatacyjnych w stacjach obsługi, koszty części, ceny wynikające z programów serwisowych producenta itp.
Finansowanie
Wybór rozciąga się od zwykłego kredytu na zakup pojazdu i samodzielnego zarządzania flotą aż do pełnego outsourcingu (wynajem długoterminowy) przy zminimalizowaniu własnej odpowiedzialności za wszelkie ryzyko flotowe (koszty serwisu, zdarzeń drogowych, składek ubezpieczeniowych, samochodów zastępczych, wartości rezydualnej pojazdów itp.). Ta ostatnia opcja cieszy się coraz większą popularnością. Każda metoda finansowania stwarza wiele możliwości optymalizacji kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że wynajem długoterminowy nie gwarantuje stałych kosztów, a własne zarządzanie jest najbardziej efektywne. Bez analizy finansowej, analizy potrzeb, danych historycznych, prognoz długoterminowych nikt nie jest w stanie podjąć właściwej decyzji.
Ubezpieczenia
Oferty ubezpieczycieli zawsze są powiązane z wartością pojazdu. Im droższy, tym składka większa. Jednak nie jest to jedyny ważny parametr. Strategicznym elementem jest wskaźnik szkodowości. Jeżeli komuś się wydaje, że za likwidację szkód płaci ubezpieczyciel, to jest w błędzie. Za szkody płaci ubezpieczający się, ewentualnie jest to przesunięte w czasie. Ubezpieczyciel jest w pewnym sensie tylko pośrednikiem. Jego zadaniem jest (w dużym uproszczeniu) rozłożenie i złagodzenie ryzyka. Pozwalając kierowcom na więcej, nie wymuszając na nich prawidłowych zachowań, firma naraża się na wzrost składki w kolejnym roku ubezpieczeniowym. Nie panując nad temperamentem pracowników, nie potrafi zapanować nad swoimi kosztami.
Opony
Samochód często kupuje się oczami. Auto ślicznie wygląda na coraz niższych profilach opon założonych na wspaniale wyrzeźbionych felgach aluminiowych. Ale za wygląd tez się płaci. Im niższy profil, tym cena nowej opony szybciej rośnie. Jej zużycie też jest szybsze. Przyjdzie więc kupić dodatkowe komplety opon. Przejechane kilometry będą działały na nie destrukcyjnie. Sezon zimowy jest co roku. Faktury za opony płyną więc stale.
Paliwo
Wybór benzyna czy diesel (o gazie nie wspomnimy) przypomina słynne Szekspirowskie „być albo nie być”. Każda odpowiedź jest dylematem, nad którym wylano już morze atramentu. Do tego dochodzi emisja spalin. Jeżeli jest to dla firmy ważne, to trzeba to uwzględnić w kalkulacjach. Warto wziąć pod uwagę podejście zerojedynkowe: mało jeździsz, kup benzynę, dużo jeździsz, zastanów się nad dieslem (lub fabryczną instalacją gazową). Diesel pali mniej, a więc będzie taniej. Ale czy zawsze?
Telemetria
Telemetria (często mylona z prostym urządzeniem GPS) jest powszechnie uważana za „szpiega w kabinie”, narzędzie do śledzenia, czy kierowca nie jest przypadkiem u znajomych zamiast u klienta. Nic bardziej błędnego. To urządzenie podpięte do komputera pojazdu, które zbiera dane o wszystkich układach samochodu. Kontroluje zużycie paliwa, czas pracy, wymusza defensywny styl jazdy, wspomaga systemy motywujące pracowników, zwiększa bezpieczeństwo, redukuje zużycie wielu elementów, informuje o przeglądach, dolewkach olejów i płynów eksploatacyjnych. Kontroluje koszty i ułatwia zarządzanie.
Program do zarządzania flotą
Ważnym elementem planowania, zarządzania i optymalizacji kosztów jest baza danych służąca do wyznaczenia punktu odniesienia i kontroli wydawania pieniędzy. Planując strategię, trzeba poznać i dobrze zrozumieć punkt początkowy, dane i koszty historyczne. Każdy element powodujący koszty ma własne cechy. Ich prawidłowe zdefiniowanie jest jednym z głównych filarów strategii poprawy efektywności floty. W wielu firmach dane te znajdują się jednak w kilku miejscach, co sprawia, że stają się „niewidzialne”. Miejscem ich przechowywania powinien być jeden system.
Źródło: opr. własne na podstawie danych Total Fleet Solutions.