W czasie wakacji wielu przedsiębiorców oferuje pracownikom możliwość pracy zdalnej z dowolnego miejsca na świecie. Eksperci podkreślają, że taki model wykonywania obowiązków służbowych może wiązać się z dodatkowymi powinnościami związanymi z podatkami, ubezpieczeniem i wymogami prawnymi.
– Workation, czyli połączenie pracy zdalnej z możliwością podróżowania i korzystania z wakacji, nie jest odrębnie uregulowane w przepisach prawnych. W nowelizacji Kodeksu Pracy wprowadzono definicję pracy zdalnej i unormowania dotyczące tej formy świadczenia obowiązków zawodowych. Wspomniana praca, która może być realizowana w ramach workation, bazuje raczej na umowie między pracownikiem a pracodawcą. Ta zawiera ustalenia dotyczące warunków i zasad wykonywania pracy zdalnej z miejsca uzgodnionego z pracodawcą – mówi Kamila Cieszkowska, współwłaścicielka biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.
Zwraca uwagę, że workation jest często mylony z pracą w czasie urlopu.
– Warto pamiętać, że ten model wykonywania obowiązków służbowych nie jest prawdziwym wypoczynkiem. Pracownik musi być dostępny dla firmy. Ponadto ma obowiązek zrealizowania wszystkich zadań ustalonych z pracodawcą – podkreśla Kamila Cieszkowska.
Składki na ubezpieczenie
Pracodawcy, którzy zdecydują się na wspomniany benefit, powinni zwrócić szczególną uwagę na kwestie związane z opodatkowaniem dochodu uzyskanego przez pracownika, odprowadzaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, a także przepisy dotyczące BHP i obowiązków wynikających z prawa pracy.
– Podatek powinien być odprowadzany w kraju, w którym pracownik wykonuje obowiązki służbowe. Jednak wiele państw zawarło umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO). Przewidują one wyjątki od opodatkowania w kraju świadczenia pracy. Jeśli nie są one spełnione lub jeśli z danym krajem Polska nie zawarła UPO, może wystąpić konieczność opłacania podatku w tym państwie – wyjaśnia Rafał Frączyk, starszy menedżer w Crido.
W związku z tym, że składki na ubezpieczenie społeczne należy opłacać w kraju, w którym jest wykonywana praca, może być wymagana rejestracja pracownika w zagranicznym odpowiedniku polskiego ZUS.
– Warto pamiętać o przepisach Unii Europejskiej i umowach międzynarodowych dotyczących zabezpieczenia społecznego. Umożliwiają one kontynuowanie opłacania składek w Polsce tylko podczas tymczasowego wykonywania pracy za granicą. W takich przypadkach konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego możliwość opłacania składek w naszym kraju i zwolnienie z obowiązku uiszczania ich w tym drugim państwie – zaznacza Rafał Frączyk.
Co ważne, wspomniany dokument najlepiej uzyskać jeszcze przed rozpoczęciem pracy za granicą.
– Jeśli jednak dane państwo nie jest objęte koordynacją systemów ubezpieczeń społecznych lub pracownik przebywa w nim przez dłuższy czas, wtedy musi liczyć się z koniecznością opłacania tam składek. Być może wymagana będzie też rejestracja pracodawcy jako płatnika składek – tłumaczy Rafał Frączyk.
Uwaga na przepisy BHP
Ada Karpała, konsultant w Crido, zwraca uwagę na możliwość wystąpienia większej liczby wypadków podczas świadczenia obowiązków służbowych za granicą.
– Trudno zakładać, że pracownik zorganizuje stanowisko pracy w sposób ergonomiczny. Warto, aby pracodawca – w celu zapewnienia mu bezpieczeństwa – przeanalizował, jakie wymagania obowiązują w tej dziedzinie w regulaminie firmy dotyczącym pracy zdalnej. Pracodawca powinien pamiętać, że ma ograniczone uprawnienia kontrolne wobec pracownika, jeśli chodzi o spełnienie wymogów związanych z BHP – podkreśla Ada Karpała.
Jej zdaniem przepisy kodeksu pracy, które uregulowały pracę zdalną, jednocześnie bardzo ją sformalizowały.
– Z perspektywy pracodawców miejsce wykonywania obowiązków służbowych może mieć kluczowe znaczenie. Może ono zwiększyć zagrożenie wycieku danych, w których posiadaniu będą podwładni – zaznacza Ada Karpała.
Weź udział w kolejnej edycji kongresu “HR Summit” >>
Więcej obciążeń
Kamila Cieszkowska zwraca uwagę, że w przypadku workation duże znaczenie ma szczegółowe raportowanie przebiegu dnia pracy. Niestety jest to dodatkowe obciążenie dla pracownika i pracodawcy.
– Monitorowanie i raportowanie czasu spędzonego przez podwładnego w danym kraju jest kluczowe, jeśli firmy chcą uniknąć potencjalnych problemów podatkowych. Pomocne w tym będą rozwiązania technologiczne wspierające pracę zespołową, realizację zadań online oraz tworzenie harmonogramów przypisanych do konkretnych osób wraz z uwzględnieniem czasu, jaki został poświęcony na wykonanie poszczególnych czynności – podkreśla Kamila Cieszkowska.
Edyta Wojtas, wiceprezes spółki BrainShare IT, uważa, że coraz bardziej popularny model pracy, jakim jest workation, może zachęcić przedsiębiorców do wdrażania rozwiązań informatycznych ułatwiających wykonywanie obowiązków służbowych w rozproszonych zespołach.
– Faktury i umowy dostępne w chmurze, elektroniczny obieg dokumentów, narzędzia do przeprowadzania spotkań online, możliwość współdzielenia plików - to rozwiązania cyfrowe, które umożliwiają pracę grupową na odległość, a w ostatecznym rozrachunku przynoszą przedsiębiorcom oszczędność czasu i pieniędzy – ocenia Edyta Wojtas.
Dodatkowe koszty
Warto zaznaczyć, że w niektórych krajach publiczna opieka zdrowotna jest dostępna na innych zasadach niż w Polsce. Niekiedy pracownicy będą musieli ponieść wyższe opłaty za wizyty lekarskie, leki czy hospitalizację. Kamila Cieszkowska radzi, aby pracodawcy rozważyli wykupienie prywatnego ubezpieczenia medycznego dla podwładnych i dzięki temu zapewnili im odpowiednią ochronę zdrowotną w czasie wykonywania obowiązków za granicą. Niestety – jak dodaje – taka opcja to dla firm dodatkowy koszt.
– Wielu pracodawców zgadza się na workation z dowolnego miejsca na świecie niezależnie od konsekwencji prawnych. Zanim jednak to zrobią, powinni zapoznać się z regulacjami dotyczącymi pracy zdalnej za granicą. Tym bardziej, że organy kontrolne nie próżnują. Coraz częściej sprawdzają, na jakich zasadach odbywa się wspomniana praca – podkreśla Kamila Cieszkowska.