Gorąco wokół e-Doręczeń: od ich uruchomienia na początku stycznia wpłynęło już do Ministerstwa Cyfryzacji i do operatora systemu, czyli Poczty Polskiej, kilkaset skarg od samorządów na funkcjonowanie sytemu, który ma być elektronicznym odpowiednikiem wymiany tradycyjnych listów poleconych. Sprawa jest tak poważna, że w środę będzie zajmował się nią Zespół do spraw Społeczeństwa Informacyjnego Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego.
Największy problem to zbyt długi czas przesyłania wiadomości. Patrycja Grebla-Tarasek, radca prawny i ekspertka Związku Powiatów Polskich mówi, że zdarzają się przesyłki wysyłane w ramach PURDE, czyli Publicznej Usługi Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, gdzie obieg korespondencji jest wyłącznie cyfrowy, weryfikowane nawet przez osiem dni. Tymczasem gwarantowany czas dotarcia takiej przesyłki to maksymalnie 24 godziny.
Samorządy zgłaszają też inne trudności, na przykład z dołączeniem załączników do pism, „gubieniem się” tych załączników czy z wystawianiem dowodów otrzymania pisma.
Dlaczego to nie działa?
Z naszych rozmów z samorządowcami, przedstawicielami Poczty Polskiej, Ministerstwa Cyfryzacji i ekspertami z rynku wynika, że kłopoty z e-Doręczeniami mają dwie najważniejsze przyczyny. Pierwsza to przepustowość samego systemu obsługiwanego przez Pocztę. Druga to niedostateczne przygotowanie po stronie samych samorządów.
Jakub Buczyło, dyrektor w pionie administracji terenowej w Asseco Data Systems, mówi, że najtrudniej dostosować się jest małym gminom, gdzie brakuje specjalistów IT, którzy mogliby zaplanować odpowiednią architekturę i zapewnić jej bieżące utrzymanie.
- Najczęstszą barierą jest brak kompleksowej strategii IT w niektórych samorządach. Poszczególne procesy są obsługiwane w różnych aplikacjach, które nie „rozmawiają” ze sobą w jednolity sposób. Wdrożenie e-Doręczeń – obejmujących całość korespondencji – wymaga zintegrowanego środowiska IT – mówi Jakub Buczyło.
Jego zdaniem obecnie można podzielić samorządy na trzy grupy. Pierwsza to te, które są w pełni gotowe do obsługi e-Doręczeń, zintegrowały swoje oprogramowanie z systemem i wprowadziły elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD). Druga grupa to samorządy, które są w trakcie tego procesu: mają już sprecyzowany plan wdrożenia e-Doręczeń wraz z konkretnym harmonogramem. Ale są też takie samorządy, które dopiero przymierzają się do integracji i budują swoje procesy IT praktycznie od podstaw.
Marek Wójcik, pełnomocnik zarządu Związku Miast Polskich do spraw legislacyjnych, potwierdza te spostrzeżenia i dodaje, że właśnie dlatego samorządowcy apelowali, by cały proces wdrażania e-Doręczeń bardziej rozłożyć w czasie.
- Już na etapie prac nad projektem mówiliśmy o konieczności ewolucyjnego wprowadzania zmian. Tak daleko idące zmiany wymagają działań pilotażowych i wdrażania w przemyślanej kolejności – mówi Marek Wójcik.
Za dużo, za szybko?
Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że problemy z działaniem nowego systemu mogą wynikać z wielkości przedsięwzięcia. Ministerstwo przypomina, że do systemu przystąpiło ponad 40 tys. jednostek publicznych, a liczba podmiotów korzystających z e-Doręczeń cały czas rośnie.
Resort i Poczta Polska twierdzą przy tym, że w sumie liczba usterek nie jest wcale duża jak na skalę przeprowadzanych operacji w systemie. Zgłoszenia błędów dotyczyły około 7 tys. przesyłek na ponad 3,5 mln wszystkich zrealizowanych.
- Poczta Polska zidentyfikowała, że dotyczyły one 1601 szt. przesyłek PURDE (przesyłki dostarczane całkowicie elektronicznie) i 5105 szt. przesyłek PUH (przesyłki dostarczane hybrydowo), które miały status „w trakcie weryfikacji” w aplikacji użytkowników. Należy podkreślić, że dotyczyło to mniej niż 1 proc. przesyłek nadanych w styczniu – podaje resort.
Samorządy mają obawy
Ministerstwo nie widzi powodów, żeby zawieszać działanie e-Doręczeń. Według resortu błędy są stopniowo eliminowane. Pomysły zawieszenia systemu stanowczo odrzuca również Poczta Polska, nazywając je niecelowymi i niepotrzebnymi. Zarówno MC, jak i Poczta deklarują też wsparcie dla samorządów.
Co na to same samorządy? Marek Wójcik ze Związku Miast Polskich mówi, że zatrzymywanie teraz działania e-Doręczeń byłoby nierozsądne, choć podkreśla, że bez dalszych prac nad ich optymalizacją się nie obędzie. Między innymi o tym samorządowcy chcą rozmawiać na środowym posiedzeniu zespołu KWRiST.
Twardsze stanowisko prezentuje Patrycja Grebla-Tarasek ze Związku Powiatów Polskich. Jak mówi, ZPP nie neguje potrzeby funkcjonowania doręczeń elektronicznych
- Niemniej uważamy, że błędy, które powodują zwłokę po stronie urzędów i nie dotrzymywanie przez nich ustawowych terminów wysyłki pism, trzeba natychmiast zlikwidować, aby nie narażać podmiotów publicznych na postępowania z zakresu niedochowania ustawowych terminów do załatwiania spraw przez organy. Jeżeli bardzo długi czas weryfikacji wiadomości nie zostanie poprawiony w stosownym czasie – czyli do końca miesiąca - to wówczas będziemy wnosili o zawieszenie systemu do czasu przeprowadzenia koniecznych prac technicznych – mówi ekspertka ZPP.