Skuteczny onboarding w czasach pracy zdalnej

  • Marta Maj
opublikowano: 24-10-2022, 20:00
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Od początku pandemii przedsiębiorcy stoją przed nowym wyzwaniem - wdrażaniem do pracy nowo zatrudnionych osób na odległość. O czym trzeba pamiętać, prowadząc takie działania?

Przeczytaj artykuł i dowiedz się:

  • Co powinieneś wiedzieć, prowadząc onboarding online
  • Jakie są kluczowe elementy zdalnego wprowadzania pracownika w obowiązki

Czym jest onboarding? To wszelkie działania mające na celu wdrożenie zatrudnionej osoby w zagadnienia i funkcjonowanie firmy oraz pomoc w odpowiednim zaaklimatyzowaniu się w nowym środowisku pracy. W wyniku pandemii COVID-19 znaczna część przedsiębiorstw zaczęła funkcjonować zdalnie, przez co całkowicie wirtualny onboarding pracownika stał się dla nich koniecznością. Wprowadzanie do firmy nowo zatrudnianej osoby stacjonarnie jest nie lada wyzwaniem, a co dopiero wykonywanie tych zadań na odległość.

– Nie we wszystkich firmach i nie na wszystkich stanowiskach możemy przeprowadzić zdalny onboarding. Zależy to w dużej mierze od specyfiki pracy. Gdy firma zdecyduje się na zdalny proces, konsekwencje tego mogą być bardzo różne - nie ma już mowy o wymianie ze współpracownikami informacji przy kawie na temat tego, „jak naprawdę jest w firmie” i „kogo mam pytać o…”. Nowy pracownik w zdalnym onboardingu dowie się tylko tego, co zostanie mu przekazane oficjalnie. Należy zatem dobrze zastanowić się, co jest kluczowe dla pracownika, aby ten po kilku tygodniach pracy poczuł, że zaaplikował do miejsca, w którym potrafi się odnaleźć – wskazuje Lidia Sarna, dyrektor HR w firmie Pivotal Polska.

Wdrażanie na odległość:
Wdrażanie na odległość:
Zdalny onboarding to dla pracodawców duże wyzwanie. Wprowadzany do obowiązków pracownik powinien otrzymać wsparcie mentora i utrzymywać kontakt z innymi pracownikami.
Adobe Stock

Jak wskazują badania, sposób adaptacji pracownika do nowego środowiska jest bardzo istotny, wpływa bowiem na jego dalszą pracę w danym miejscu. W raporcie firmy Aberdeen Group, zajmującej się wywiadem marketingowym, czytamy, że 91 proc. zatrudnionych postanawia zostać na dłużej w organizacji, jeżeli otrzymują wsparcie onboardingowe. Ponadto, z badań przeprowadzonych przez Society for Human Resource Management (SHRM) wynika, że dobrze zorganizowany proces wdrażania wpływa na efektywność zatrudnionej osoby.

– Dla wielu pracowników pierwsze dni w nowej pracy są stresującym doświadczeniem. Nagle znajdują się w nowej kulturze organizacyjnej i zespole, a stawiane przed nimi wymagania i zadania wywołują wiele pytań i wątpliwości. Sposób wprowadzenia pracowników do nowo przyjętej roli wpływa na ich poczucie przynależności oraz zadowolenie, a nawet na czas, na jaki pozostaną w firmie – wskazuje Dominik Jurek, dyrektor generalny Next Technology Professionals.

Rozłóż na etapy

Według raportu „Candidate Experience” w Polsce 2021” 37 proc. badanych pracodawców deklaruje, że podejmuje działania związane z onboardingiem jeszcze przed pierwszym dniem pracy nowej osoby. Są to jednak tylko deklaracje, a w rzeczywistości bywa rożnie. Warto zaznaczyć, że zbyt późne rozpoczęcie przygotowań może skutkować brakiem w tych działaniach przełożonego, podczas gdy jego obecność jest kluczowym elementem. Przy opracowywaniu planu onboardingu trzeba pamiętać o uwzględnieniu wszystkich osób, które będą pomocne w tym procesie.

– Warto jak najszybciej rozpocząć wprowadzanie nowego pracownika do firmy. Szczególnie w przypadku wystąpienia dłuższej przerwy pomiędzy pomyślnym przejściem kandydata przez proces rekrutacji a podjęciem przez niego pracy – zwraca Piotr Jurek, dyrektor operacyjny Next Technology Professionals.

Proces zapoznawania nowego pracownika firmy z jej strukturą i innym zatrudnionymi powinien być rozłożony na kilka spokojnych sesji. Wprowadzanie do przedsiębiorstwa jest dla zatrudnianej osoby wymagającym doświadczeniem, dlatego lepiej, aby przebiegało w sposób łatwy do przyswojenia.

– Wdrożenie możemy zacząć od udostępnienia platformy, na której pracownik zapozna się z wartościami firmy i kluczowymi informacjami, np. w postaci filmów z pracownikami i wstępnych szkoleń. Jeżeli nie dysponujemy platformą do onboardingu, możemy wybrać inną formę komunikacji z kandydatem, np. wysyłać mu cyklicznie e-maile z powitalnymi filmami i instrukcjami – rekomenduje Piotr Jurek.

Zapewnij zaplecze

Istotną kwestią jest zagwarantowanie i dostarczenie nowej osobie odpowiedniego zaplecza technicznego.

– Chodzi o zapewnienie pracownikowi niezbędnego sprzętu, dostępów – fizycznego, jak i dostępu do danych – oraz przeprowadzenie wstępnych szkoleń, takich jak BHP, produktowe czy techniczne. Logistycznie ważne jest, aby wszystkie dostępy i uprawnienia były zrealizowane w terminie. Jeśli firma zapewnia pracownikowi komputer lub laptop, trzeba tak zaplanować jego dostarczenie i przetestowanie, aby był dostępny przed pierwszym dniem pracy – podkreśla Lidia Sarna.

Dobrym sposobem na wsparcie nowo zatrudnionej osoby – i jednocześnie zwiększenie identyfikacji z firmą – może być dostarczenie powitalnych upominków. Mogą to być zarówno gadżety związane z przedsiębiorstwem, jak i drobny upominek dostosowany do zainteresowań pracownika, o których wspomniał w CV.

– Dzięki takiemu zabiegowi odbiór firmy będzie pozytywny i wpłyniemy na poczucie przynależności do niej – zwraca uwagę Dominik Jurek.

Rola mentora

Bardzo ważną rolę odgrywają osoby, które w pierwszych dniach i miesiącach pomagają pracownikom odnaleźć się w nowej pracowniczej rzeczywistości. W stacjonarnym biurze pracownik miałby do dyspozycji wielu współpracowników, których mógłby zapytać o nurtujące go kwestie. Firmy wdrażające do obowiązków zdalnie znalazły inne rozwiązanie.

– Aspekty międzyludzkie w zdalnym onboardingu są zwykle bardzo niedoceniane. Tymczasem zapoznanie pracownika ze współpracownikami, członkami zespołu, przekazanie mu informacji na temat tego, gdzie ma szukać potrzebnych informacji, jest czymś, co warunkuje dobre wdrożenie. Firmy rozumiejące wagę tego czynnika decydują się na wprowadzenie osoby w roli „onboarding buddy”, czyli kogoś, do kogo pracownik może się udać w przypadku pytań czy problemów. Rola buddy może być dzielona również pomiędzy członków zespołu i HR. Zdalny buddy jest nieocenionym rozwiązaniem, gdy zatrudniony przez znaczny czas nie ma osobistego kontaktu z innymi pracownikami – twierdzi Lidia Sarna.

Specjaliści podkreślają, że najbardziej skutecznym mentorem będzie taki, który wykonuje wspomniane zadania z własnej woli, co przekłada się na większe zaangażowanie w adaptację nowego współpracownika.

Firma nie powinna bagatelizować znaczenia onboardingu. Dobrze przygotowany proces wdrażania zaprocentuje w relacji nowego pracownika z firmą i w jego zaangażowaniu. Oczywiście - jeśli istnieje taka możliwość – najlepiej, aby odwiedzał on siedzibę przedsiębiorstwa , co jeszcze bardziej wzmocni wymienione czynniki.

– Niezależnie od formy wprowadzenia warto pamiętać, że pracownik nie będzie w pełni efektywny od pierwszego dnia w pracy. Jednak jeśli dobrze podejdziemy do onboardingu, czas tej mniejszej efektywności możemy znacznie skrócić – podsumowuje Lidia Sarna.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane