Służbowe auto podczas urlopu

Magdalena Krukowska
opublikowano: 16-08-2006, 00:00

Warunki, na jakich można korzystać z firmowego auta po godzinach, powinna szczegółowo opisywać umowa o pracę.

— Nasz przedstawiciel handlowy poprosił o wyjazd na urlop samochodem, którym na co dzień jeździ do klientów. Zazwyczaj nie udostępniamy pracownikom aut do celów prywatnych, ale tym razem chcemy zrobić wyjątek. Jak możemy się zabezpieczyć przed ewentualnymi stratami? — pyta czytelnik „Pulsu Biznesu”, właściciel firmy produkcyjnej z Poznania.

Każda firma powinna na wszelki wypadek dokładnie uregulować, kiedy i na jakich zasadach pracownicy mogą używać służbowych aut na urlopie czy w weekendy.

— Przede wszystkim trzeba ustalić, czy firmowe samochody w ogóle można użytkować prywatnie, w jakim zakresie i przez których pracowników. Zezwalając na to, firma musi się liczyć z częściową utratą kontroli nad flotą i z wyższymi kosztami jej obsługi — podkreśla Tomasz Matujewicz, kierownik działu rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska).

W czasie urlopu pracownik może przejechać sporo kilometrów, a wraz z nimi rosną wydatki na paliwo, przeglądy, naprawy i opony oraz zwiększa się ryzyko szkód komunikacyjnych.

Nie każdemu po równo

Firma może udostępnić po godzinach swoje pojazdy pracownikom w pełnym lub ograniczonym zakresie. Ograniczenia mogą dotyczyć akceptowanych kosztów i państw, na których terenie można użytkować auta.

— Można zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie wolno używać do tankowania w celach prywatnych. Dobrym rozwiązaniem jest też wprowadzenie cezury czasowej, na przykład, że nie wolno korzystać z karty od piątku od godziny 18 do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek albo w trakcie urlopu. W praktyce często pozwala się używać auta na terenie Polski, a w razie wyjazdu za granicę trzeba uzyskać zgodę przełożonego — dodaje Tomasz Matujewicz.

Wiele zależy od pozycji pracownika w firmie i od jej polityki flotowej. W niektórych przedsiębiorstwach samochód służbowy traktuje się nie tylko jako narzędzie pracy, ale też jako dodatkową korzyść dla załogi. Pracownikom wyższego szczebla zwykle udostępnia się auta bez większych ograniczeń, a np. przedstawiciele handlowi muszą podczas wakacji sami płacić za paliwo i materiały eksploatacyjne.

Potrzebna zgoda

Pracownik wyjeżdżający służbowym samochodem za granicę musi dostać zgodę właściciela pojazdu. W przypadku własnej floty wydaje ją osoba do tego upoważniona. Jeśli samochody są leasingowane, zgodę powinien wydać leasingodawca.

— Wystawia się ją na konkretnego pracownika. Musi zawierać przynajmniej jego imię i nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu. Dokument powinien być przygotowany po polsku i po angielsku. Niektóre kraje — na przykład Białoruś i Ukraina — wymagają dodatkowo notarialnego poświadczenia i tłumaczenia przysięgłego — wyjaśnia Tomasz Matujewicz.

Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej Polacy w wielu krajach nie muszą mieć tzw. zielonej karty, ale nadal jest ona wymagana np. w Albanii, Rumunii, Andorze, Serbii, Czarnogórze, Białorusi i Bułgarii. Trzeba też sprawdzić zakres terytorialnego ubezpieczenia AC. Zwykle obejmuje ono Europę z wyłączeniem ubezpieczenia od kradzieży w krajach byłego ZSRR (bez krajów nadbałtyckich) i czasami również w Serbii, Czarnogórze i Turcji. Podczas wyjazdów zagranicznych ważne też jest ubezpieczenie assistance. Warto sprawdzić, czy obejmuje naprawę pojazdu na miejscu zdarzenia, holowanie do najbliższego warsztatu, powrót do miejsca zamieszkania lub kontynuację podróży innym środkiem transportu, zakwaterowanie w hotelu i samochód zastępczy.

Kto płaci

W polityce flotowej firmy i umowie o pracę powinien się znaleźć zapis, że można obciążyć pracownika kosztami z tytułu uszkodzeń powstałych z jego winy. Zazwyczaj dotyczy to wydatków niepokrywanych przez ubezpieczyciela. Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania, jeśli np. nie dostarczono dokumentów szkodowych albo kierowca nie był trzeźwy.

— Wszystkie warunki muszą być wyraźnie zaznaczone w zapisie polityki flotowej i w umowie o pracę. Jednak koszty napraw, którymi obciążamy pracownika, nie mogą być wyższe niż trzykrotność jego przeciętnego wynagrodzenia, a wysokość jego pensji, po odliczeniu kosztów, nie może być niższa od średniego wynagrodzenia w kraju — podkreśla Artur Sulewski, kierownik działu sprzedaży z LeasePlan Fleet Management (Polska).

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Magdalena Krukowska

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu