Czy wiesz, jakie są standardy świadczeń z tytułu zagranicznych podróży służbowych, które powinien zapewnić pracodawca? Relacje biznesowe z partnerami albo klientami z zagranicy mogą spowodować, że pracodawca zobliguje pracownika do odbycia zagranicznej podróży służbowej, która wiąże się z poniesieniem kosztów leżących po stronie pracodawcy, dlatego warto wiedzieć, jakie minimalne standardy w tym obszarze przewiduje prawo.
Na wstępie warto zaznaczyć, że podróżą służbową jest jedynie wykonanie zadania służbowego, które z istoty rzeczy musi być krótkotrwałe i incydentalne. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, m.in. diet oraz zwrotu kosztów przejazdów i noclegów. Gdzie powinny zostać określone standardy zwrotu kosztów podróży? Pracodawca co do zasady powinien określić zwrot kosztów w regulaminie pracy, aktach wewnętrznych albo w umowie o pracę.
Jakie są minimalne standardy zagranicznej podróży służbowej? Jeżeli nie określono standardów zwrotu kosztów z tytułu zagranicznej podróży, wtedy pracownikowi przysługuje zwrot takich kosztów jak pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej. Rozporządzenie określa wysokość diet oraz walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Oczywiście nie ma przeciwskazań, żeby pracodawca zapewnił pracownikom lepszy standard, niż przewidują to przepisy rozporządzenia. Przykładowo — pracodawca wysyła pracownika w podróż służbową do Niemiec. Zgodnie z rozporządzeniem minimalna dieta dzienna wynosi 49 EUR oraz kwota limitu na hotel wynosi 150 EUR. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej oraz limit na hotel w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Pracownikowi przysługuje dieta oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracodawca zobligowanyjest do zwrotu pracownikowi udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Natomiast jeśli pracownik zachoruje na terytorium UE, wtedy może liczyć na bezpłatne ich udzielenie stosownie do przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie udzielania rzeczowych świadczeń zdrowotnych — dlatego dobrze byłoby, aby pracownik wyrobił kartę EKUZ przed wyjazdem. Jeśli podróż służbowa będzie odbywać się poza UE, wtedy można rozważyć wykupienie ubezpieczenia dla pracownika.
Co ważne — pracownik powinien otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych wydatków oraz rozliczyć koszty podróży nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.