Systemy zarządzania dokumentami powoli ewoluują w kierunku rozwiązań do zarządzania różnego typu informacjami.
Dziś dokumenty w firmie to nie tylko kartki papieru i dokumenty tekstowe. W erze informacji oprogramowanie do zarządzania dokumentami umożliwia administrowanie informacjami dźwiękowymi, np. zapisami spotkań, rozmów telefonicznych, zapisami wideokonferencji, korespondencją elektroniczną i skanami dokumentacji papierowej.
— Zarządzanie dokumentami to rozległa dziedzina informatyki. Można wyróżnić pięć podstawowych funkcji: planowanie, organizowanie, przekazywanie poleceń, koordynację i kontrolowanie — wylicza Tomasz Owczarek, analityk biznesowy w DS Software.
Więcej i szybciej
Producenci oprogramowania wciąż je modyfikują. Wymagania odbiorców są coraz większe. Nowe rozwiązania muszą być elastyczne, umożliwiające integrację z pozostałymi systemami występującymi w firmie.
— Rynek odbiorców usług zarządzania dokumentami jest bardzo wymagający. Chcąc pozyskać nowych klientów i utrzymać obecnych, należy przewidywać ich przyszłe oczekiwania i potrzeby. Potrzeby zarówno małych lokalnych firm, jak i dużych korporacji — twierdzi Marta Gądek z Comarchu.
Coraz częściej rozwiązania są dedykowane konkretnym branżom. Odpowiedzią na nowe wyzwania, technologie i warunki panujące w firmach są także dodatkowe funkcje.
— W oprogramowaniu do zarządzania dokumentami coraz częściej można spotkać funkcje ułatwiające zdalny dostęp do dokumentu. Może on być zrealizowany z wykorzystaniem przeglądarki internetowej — mówi Tomasz Owczarek.
Nowe opcje są także odpowiedzią na nowe sytuacje prawne.
— Ostatnio stworzona funkcjonalność systemu obejmuje dedykowane raporty, budowane na podstawie danych przesyłanych w dokumentach elektronicznych, i możliwość archiwizowania elektronicznych dokumentów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów nr 1119.
Dedykowane raporty generowane z danych zawartych w dokumentach elektronicznych przesyłanych za pośrednictwem platformy są oferowane w trzech pakietach, w zależności od wymagań firmy — opisuje Marta Gądek.
Ewolucja trwa
Pierwsze systemy zarządzania dokumentami działały na zasadzie mikrofilmów. Następnie wzbogacono je o nośniki elektroniczne. Później powstały systemy, które przechowywały indeksy, umożliwiające prosty i łatwy dostęp do dokumentów w firmie. Ta ewolucja wciąż trwa…
— Od kilku lat oprogramowanie do przechowywania dokumentów stopniowo wzbogaca się o funkcje „workflow”, czyli obiegu dokumentów. Następnym krokiem w ewolucji tego oprogramowania było powstanie systemów, które nie tylko są systemami do zarządzania dokumentów, ale również zarządzają procesami. Na rynkach światowych wyraźnie zarysowuje się ten dodatkowy kierunek rozwoju, zjawisko to często określa się mianem „trzeciej fali integracji” — zauważa Tomasz Kulczyński, dyrektor ds. rozwoju firmy ArchITec.
Obecnie w ramach takiego systemu integrowane są nie tylko aplikacje i bazy danych, ale również procesy. W momencie gdy przedsiębiorstwo dysponuje wieloma danymi i informacjami z różnych źródeł, o wiele łatwiej nimi zarządzać w systemie komputerowym, a nie w firmowym segregatorze.
— Rosnące potrzeby firm w zakresie łączenia danych z różnych źródeł przyczyniają się do ciągłego rozwoju systemów zarządzania dokumentami i procesami. Są one świetnym uzupełnieniem takich specjalizowanych systemów, jak CRM czy ERP, one zasilają je informacjami, które są zmagazynowane w elektronicznym repozytorium — twierdzi Tomasz Kulczyński.
Cyfryzacja trwa
Coraz większa ilość dokumentów będzie przechowywana w wersji cyfrowej. Oprogramowanie do zarządzania ich obiegiem będzie wdrażane w kolejnych firmach i instytucjach. Według Tomasza Owczarka, nie istnieje lider w zakresie oprogramowania do zarządzania dokumentami. Dlatego nadal na rynku jest miejsce dla nowych, rozwijających się firm z ciekawymi pomysłami.
— Prognozujemy, że zainteresowanie rozwiązaniami do kompleksowej obsługi dokumentów wzrośnie przede wszystkim wśród firm małych i średniej wielkości. W przypadku dużych pojawią się potrzeby związane z automatyzacją kolejnych obszarów biznesowych i całkowitą eliminacją papieru w codziennej pracy. Przewidujemy coraz większy udział projektów outsourcingowych — przekonuje Marta Gądek.
W przyszłości
Przyszłość należy do silnych firm i mocnych standardów.
— Prawdopodobnie zostaną ujednolicone formaty dokumentów, wymiana dokumentów między instytucjami będzie znacznie ułatwiona i ustandaryzowana. Z drugiej strony, będzie możliwość dostępu do dokumentów korporacyjnych z niemal dowolnego medium i z dowolnego miejsca na świecie, co wspomagają nowoczesne rozwiązania telekomunikacyjne — podsumowuje Tomasz Owczarek.