UDZIAŁ W TARGACH NIE
MUSI WIELE KOSZTOWAĆ
Ministerstwo Gospodarki zwraca firmom koszty udziału w imprezach handlowych
ZAOWOCUJĄ W PRZYSZŁOŚCI: W wielu firmach panuje przekonanie, ze nakłady związane z promocją na targach są zbyt wysokie. Dzieje się tak dlatego, że udział w targach nie przyczynia się bezpośrednio do tworzenia zysku, na efekty trzeba poczekać nawet i kilka lat — twierdzi Elżbieta Tęsna, prezes Eltaru. fot. Małgorzata Pstrągowska
Aby zaprezentować swoją ofertę na targach, trzeba zapłacić za powierzchnię, zabudowę, transport, noclegi, materiały reklamowe itp. Wiele firm nie może sobie pozwolić na takie wydatki. Nie wszyscy wiedzą, że udział w targach może kosztować mniej dzięki rządowej refundacji.
Na organizacji udziału firmy w targach nie warto oszczędzać, bo przygotowania do takich imprez wymagają rozeznania, którego wystawcom często brakuje. Dlatego najlepiej powierzyć obsługę targów wyspecjalizowanej i rzetelnej firmie.
Krok po kroku
Firma, która chciałaby zaprezentować swoje produkty na targach zagranicznych, może skorzystać z pomocy biur obsługujących takie imprezy. Jeśli potencjalny wystawca nie zna targów branżowych, otrzyma ich listę.
— Gdy klient zdecyduje się na udział w konkretnej imprezie, nasza firma wynajmuje powierzchnię i załatwia wszystkie formalności: podłączenie wody, energii elektrycznej, ubezpieczenie, budowę stoiska, organizuje transport wraz z odprawami celnymi — mówi Jakub Karasiński, pełnomocnik ds. targów i wystaw w Beso-Special, firmie oferującej kompleksową obsługę targów krajowych i zagranicznych.
Organizatorzy muszą zatroszczyć się również o odpowiednią liczbę kart wstępu dla przedstawicieli firmy wystawiającej produkty na targach, a także o rezerwację miejsc parkingowych.
Problem z hotelem
Organizatorzy wystaw narzekają, że niekiedy trudno jest zapewnić miejsce w hotelu dla przedstawicieli klienta. Pracownicy zwłaszcza tych firm, którym brakuje doświadczenia w wystawiennictwie, nie potrafią z góry określić, w jakim terminie i ilu delegatów przyjedzie na targi
— Na prestiżowych targach powierzchnię wystawienniczą oraz miejsca hotelowe należy rezerwować rok wcześniej — przekonuje Jakub Karasiński.
Dlatego ostateczną decyzję o wynajmie pokoi pozostawia się klientom. Zdarza się, że organizatorzy rezerwują miejsca w hotelu na okres targów, dzień przed i dzień po imprezie. Klienci rozliczają się sami.
Naturalnie ani rezerwacja biletów, ani hotelu nie są obligatoryjne. Przedsiębiorstwo, które ma przedstawicielstwo w danym kraju, może dowolnie wybrać środek transportu, spedytorów oraz miejsce noclegu, a organizatorowi zlecić jedynie budowę stoiska.
Kto bierze udział
Firmy obsługujące targi nie zgadzają się w ocenie branż, które są najszerzej reprezentowane na imprezach zagranicznych.
— W zagranicznych targach najczęściej uczestniczą następujące branże: meblowa, motoryzacyjna — zwłaszcza części zamienne — odzieżowa, produkcji sprzętu AGD i narzędzi — zauważa Jakub Karasiński.
— Słabo eksponowana za granicą jest branża tekstylna i rolno-spożywcza — ostrzega Elżbieta Tęsna, prezes Eltaru.
W wielu polskich firmach, wykupionych przez przedsiębiorstwa z obcym kapitałem, to nowi właściciele wyznaczają kierunek promocji. Jeśli polskie artykuły nie są konkurencyjne w stosunku do produkowanych przez którąkolwiek z firm córek na całym świecie, będą one sprzedawane tylko w naszym kraju. Jednak najważniejszym powodem, dla którego firmy nie wystawiają produktów na zagranicznych targach, jest brak funduszy.
Targi kosztują
Ceny powierzchni wystawienniczej wynoszą od 400 do 800 zł za metr kwadratowy. Najmniejsze stoiska, np. na targach żywnościowych, mają 10 metrów kwadratowych. Ale już na targach meblowych stoisko nie może mieć powierzchni mniejszej niż 20 mkw.
— Najdroższe są targi w Europie Wschodniej — uważa Jakub Karasiński.
Do tej ceny należy dodać koszt budowy stoiska, czyli co najmniej 50 złotych za metr kwadratowy. Opłaty wpisowe oraz podłączenie prądu wyniosą około dwóch tysięcy złotych. Hotel i dieta dla jednej osoby to wydatki rzędu 500 złotych dziennie. A na targi nie może pojechać jeden przedstawiciel firmy, bo musiałby on spędzać kilkanaście godzin dziennie na stoisku.
Można oszczędzać
Można próbować oszczędzać na targach, jeśli dwie firmy zorganizują wspólne stoisko. Jest to możliwe na wielobranżowych targach narodowych, gdy organizator narzuca, że stoiska muszą mieć przynajmniej 20 mkw.
— Trudno jednak, by wspólne stoisko zorganizowali wystawcy na targach branżowych i obok siebie stały buty dwóch różnych firm. Dlatego rzadko zdarzają się łączone ekspozycje — twierdzi przedstawiciel firmy Polexpo Exhibitions.
Innym sposobem zaoszczędzenia na targach jest wyjazd przedstawiciela firmy w charakterze zwiedzającego.
— Takim osobom oferujemy możliwość odwiedzenia targów i zaprezentowania swoich materiałów informacyjnych na naszych stoiskach. Jest to możliwe, gdy organizujemy grupowe wystawy dla polskich przedsiębiorców. W ten sposób przedstawiciele firm mogą rozpoznać rynek i nawiązać kontakty. Jeśli ocenią pozytywnie swoje szanse na danym rynku i zdecydują się zaprezentować produkty, zyskamy nowego klienta — opowiada Elżbieta Tęsna.
Państwo odda
Koszty, które firma ponosi na targach mogą zmniejszyć się znacznie, jeśli dana impreza znajduje się na liście targów objętych programem dofinansowania przez Fundusz Promocji w Ministerstwie Gospodarki. Po zakończeniu targów można otrzymać zwrot kosztów wysokości 100 proc. ceny powierzchni wystawienniczej i zabudowy standardowej (limit wynosi 25 tys. zł) lub 80 proc. tej ceny (limit wynosi 15 tys. zł). Firmy obsługujące targi zagraniczne zgłaszają do Departamentu Promocji imprezy, które ich zdaniem powinny być promowane. Zdarza się, że impreza, która nie znajduje się na liście, jest później refundowana, gdyż powstaje okazja wystawiania produktów dla nowych branż.
— W tym roku ze względu na sytuację w Rosji mniej wystawców pojedzie na targi w tym kraju. Na liście Funduszu Promocji znalazło się wiele rosyjskich imprez, aby przeciwdziałać zjawisku spadku liczby polskich przedsiębiorstw prezentujących swoje produkty na rynku wschodnim — mówi przedstawiciel Polexpo Exhibitions.
Dla wtajemniczonych
Decydując się na wybór targów, firmy powinny dowiedzieć się, czy dana impreza jest objęta programem dofinansowania Ministerstwa Gospodarki. Niekiedy zwrot kosztów można otrzymać nawet wtedy, gdy targi nie znajdują się na priorytetowej liście. W ubiegłym roku zdarzyły się przypadki, że firmy, które brały udział w dowolnych targach, otrzymywały refundacje wysokości 50-60 proc. O zwrot kosztów ubiegać się mógł każdy, większość wniosków Departament Promocji rozpatrywał pozytywnie. Tyle tylko, że niewiele firm zdaje sobie sprawę z takich możliwości.
ILE ZA WEJŚCIÓWKĘ: Liczba bezpłatnych kart wstępu na targi dla delegatów firm zależy od wynajętej powierzchni ekspozycyjnej. Jeśli wystawca chce więcej wejściówek, musi je zamówić i dodatkowo zapłacić. Cena jednej karty wstępu stanowi około 60 proc. kwoty, którą należałoby wydać kupując jednorazowy bilet na czas trwania targów — mówi Jakub Karasiński, pełnomocnik ds. targów i wystaw firmy Beso-Special. fot. Borys Skrzyński
Małgorzata Birnbaum