NIP europejski będzie potrzebny do wszelkich międzynarodowych rozliczeń. Nie musi to być przeprowadzanie “wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów” - przyda się on przy dokonywaniu nawet błahych zakupów, np. licencji do programu graficznego. Dzięki temu państwa wiedzą, na kim spoczywa obowiązek rozliczenia podatku VAT i gdzie należy go odprowadzić. Co ważne, VAT UE przyda nam się zarówno do wewnątrzwspólnotowego świadczenia usług, jak i kontaktu z kontrahentami spoza Unii Europejskiej.
Sama uciążliwość rejestracji w nowym systemie, jak i trudności z tym związane, nie są zbyt duże. Sprowadzają się do niewielu formalności. Poniżej przedstawimy niezbędne szczegóły dotyczące tego, jak zadbać o posiadanie własnego NIP UE.
NIP europejski - czym jest
NIP europejski występuje pod wieloma nazwami - NIP UE, VAT UE lub VAT PL. Jest to po prostu identyfikator podatkowy na bazie krajowego numeru NIP, poprzedzony kodem kraju (w tym przypadku PL). Przykładowo, jeśli numer naszej działalności podatkowej to NIP: 9787169230, wtedy VAT UE będzie określony w następujący sposób: PL9787169230. Aby otrzymać ten numer, musisz dokonać rejestracji jako podatnik VAT i złożyć odpowiedni druk VAT-R w swoim urzędzie skarbowym.
Kto musi posiadać VAT UE
Posiadanie NIP europejskiego nie jest konieczne. Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą identyfikowany jest przez ogólny numer NIP. Jego europejska wersja niewiele się od niego różni. Dla kogo wobec tego przeznaczony jest VAT UE?
Dla każdego przedsiębiorcy, który importuje bądź eksportuje towary i usługi do/z innego kraju UE. Bez europejskiego numeru VAT nie jest bowiem w takim przypadku możliwe prawidłowe rozliczenie podatków. Warto wspomnieć, że chodzi o takie usługi, jak rozliczanie się z serwisami typu SaaS u zagranicznego kontrahenta. Może to dotyczyć np. programu graficznego, systemu CRM, backupu na chmurze albo dowolnej innej usługi powszechnie używanej w prowadzeniu firmy. Chodzić może także o zakup reklam w jednym z międzynarodowych serwisów internetowych.
Wg prawa w takich przypadkach może dochodzić do tzw. “wewnątrzwspólnotowego nabycia usług” albo - rzadziej - do “wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów”. W celu poprawnego rozliczenia podatkowego każda z osób, która nabywa takie usługi jako firma, powinna posiadać NIP europejski.
Czy posiadanie numeru VAT UE wiąże się z koniecznością opłacania podatku VAT
Odpowiedź brzmi: korzystający ze zwolnienia z VAT wciąż będą z niego zwolnieni. Pomimo nieco mylącej nazwy, fakt rejestracji do VAT UE, czyli nabycia NIP europejskiego, nie zmienia niczego w aspekcie konieczności rozpoczęcia naliczania podatku VAT od sprzedaży swoich produktów i usług w stosunku do nabywców krajowych, jak i z innych państw Unii Europejskiej lub innych części świata.
Jak uzyskać NIP europejski
Aby zarejestrować się do VAT-UE, należy złożyć wniosek o nadanie numeru NIP UE, czyli formularz VAT-R z wypełnioną częścią C.3. Formularz można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym, w którym się rozliczamy, wysłać pocztą lub przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej, jeśli posiadamy kwalifikowany podpis.
Jak wynika z ustawy o VAT, gdy jesteś czynnym podatnikiem tego podatku lub podmiotem zwolnionym z podatku, rejestracji należy dokonać przed:
- zawarciem transakcji nabycia usług od kontrahenta z Unii Europejskiej, dla których miejscem świadczenia jest Polska,
- dokonaniem świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest jeden z innych krajów Unii Europejskiej.
Rejestrację VAT UE uzyskuje się w dniu złożenia wniosku, chociaż zaktualizowanie naszych danych w systemie zajmuje zwykle kilka dni.
NIP europejski a siedziba firmy. Co powinno zawierać zgłoszenie
Zakładając firmę nie mamy obowiązku podawania jej siedziby. Prawo zakłada, że wykonywana praca nie musi być związana z konkretną lokalizacją. W sytuacji, gdy ma miejsce ona w siedzibie klienta lub ma charakter zdalny, wystarczy podanie adresu korespondencyjnego. Jednak w przypadku zgłoszenia się po NIP europejski jest inaczej. Podatnika VAT UE przy rejestracji obowiązuje wpisanie adresu siedziby firmy.
Informacje, które należy zamieścić w wysyłanym zgłoszeniu:
- Cel złożenia formularza, czyli aktualizacja bądź rejestracja.
- Wskazany urząd skarbowy.
- NIP, imię, nazwisko, adres zamieszkania lub nazwa, siedziba i jej adres.
- Okoliczności, z których wynika obowiązek podatkowy.
- Rodzaj deklaracji podatkowych, które będą składane.
- Informacje na temat wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Jak sprawdzić VAT UE
Jeśli masz wątpliwości, czy przedsiębiorcy, z którymi dokonujesz wymiany handlowej, posiadają europejski NIP, możesz sprawdzić to w ogólnodostępnej bazie. Jest to VAT Information Exchange System (VIES), który zawiera informacje o wszystkich zarejestrowanych podmiotach. System VIES znajdziemy na stronach Komisji Europejskiej. Działa on analogicznie do polskiego CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej), w którym możemy sprawdzać polskie podmioty. Z powodu brexitu z początkiem 2022 r. przestała działać walidacja numerów brytyjskich. Pojawiła się natomiast usługa sprawdzania numerów VAT przedsiębiorstw działających na podstawie protokołu w sprawie Irlandii i Irlandii Północnej.
Wypełnianie formularza jest proste. Najpierw wpisujemy państwo, w którym prowadzi działalność firma, którą chcemy zweryfikować, a następnie podajemy jej NIP europejski. Następnie wykonujemy analogiczne działania dotyczące naszego podmiotu.
Jeżeli prawidłowo wypełnimy obie pozycje, powinniśmy zobaczyć pełną nazwę szukanego przedsiębiorstwa oraz adres jego siedziby. Nie należy zapominać, że w różnych krajach liczba znaków w numerze VAT UE może się różnić i wynosić od 8 do 12 cyfr.
NIP europejski a plik JPK_V7
W przypadku dokonywania dostawy towaru lub tzw. eksportu usług opodatkowanych podatkiem VAT (także 0 proc.) na terenie UE, obowiązkowym elementem faktury jest NIP europejski. W przypadku braku zawarcia takiej informacji nie będzie można zakwalifikować transakcji jako międzynarodowej - i wówczas obowiązująca będzie polska stawka VAT. Transakcja powinna być odnotowana jako krajowa w pliku JPK_V7.
W pliku JPK_V7 kod kraju nadania numeru jest zapisany w polu "KodKrajuNadaniaTIN" i oznacza kod państwa, które wydało numer identyfikacyjny, pozwalając na identyfikację nabywcy, dostawcy lub świadczącego usługi w celu uwzględnienia podatku lub podatku VAT.
Czym jest deklaracja VAT-UE
NIP europejski wiąże się z koniecznością składania dodatkowej deklaracji. Każdy podatnik, zarówno czynny, jak i ten korzystający ze zwolnienia z VAT, musi składać co miesiąc informację podsumowującą swoje rozliczenia. Elektroniczną deklarację składa się w urzędzie skarbowym do 25. dnia miesiąca następującym po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy.
Jak wynika z art. 99 ust. 7a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, podatnik w przypadku zawieszenia firmy nie musi składać deklaracji podatkowych za okresy objęte tym zawieszeniem, jeśli w tym czasie nie dokonał żadnych transakcji ujawnianych na VAT UE.
Jak wyrejestrować się z VAT-UE
Jeśli przestaniesz dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych, musisz zgłosić to naczelnikowi urzędu skarbowego. Wystarczy, że dostarczysz do urzędu zaktualizowane zgłoszenie VAT-R. Należy dokonać tego w ciągu 15 dni, licząc od dnia zaistnienia tej sytuacji.
Natomiast wykreśleni zostaniemy automatycznie, gdy:
- będąc czynnym podatnikiem VAT przez pół roku (2 kwartały bądź 6 miesięcy) nie złożymy pliku JPK_V7M/7K, bądź przez 3 miesiące lub 1 kwartał będziemy składali deklaracje zerowe
- przez 3 miesiące, jako podatnik nie będziemy wysyłali informacji podsumowującej VAT-UE (art. 97 ust. 15a ustawy o VAT).
W takich przypadkach podatnik podlega z urzędu wykreśleniu z rejestru podatników VAT UE i traci NIP europejski.