Zdecydowana większość przedsiębiorców poważnie podeszła do nowego obowiązku, z jakim przyjdzie im się zmierzyć po Nowym Roku. 42 proc. twierdzi, że są w pełni gotowi na wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), a 30 proc. jest w trakcie zaawansowanych przygotowań. Zatem w sumie aż 72 proc. biznesu już szykuje się na stosowanie e-faktur. Tylko 13 proc. dopiero zaczęło prace, a 10 proc. nie zrobiło w tej sprawie jeszcze nic. To główne wnioski z badania zleconego przez Asseco Poland i Asseco Business Solutions.
Firmy nie powinny zwlekać, bo wdrożenie KSeF to jeden z 58 priorytetów Rady Ministrów do końca kadencji, które w piątek zaprezentował Maciej Berek, minister ds. nadzoru nad wdrażaniem polityki rządu. Nie ma więc co liczyć, że Ministerstwo Finansów znowu przełoży datę uruchomienia systemu. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązkowo e-faktury będą musieli wystawiać ci przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia przyszłego roku obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałe firmy.
Niezły wynik
Dawid Baranowski, zastępca dyrektora pionu sprzedaży i wdrożeń systemów ERP w Asseco Business Solutions, ocenia, że stan przygotowań polskich firm do uruchomienia KSeF jest co najmniej dobry.
— To znaczy, że przedsiębiorcy na serio potraktowali nowy obowiązek. Deklaracje o gotowości to jednak trochę za mało — istotną rolę w całym procesie przygotowywania się na KSeF pełnią testy, bo to one pomagają sprawdzić działanie systemu. Natomiast żeby mieć pewność, że firma jest gotowa na e-faktury, po tych testach warto rozpocząć pracę z KSeF w wersji produkcyjnej. Tylko wtedy da się potwierdzić stan przygotowania organizacji do tej zmiany — mówi Dawid Baranowski.
Na razie 46 proc. firm ankietowanych w badaniu zleconym przez Asseco twierdzi, że korzystało już ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Po drugiej stronie jest 38 proc., które tego jeszcze nie zrobiły. Najczęściej KSeF jest testowany przez firmy średniej wielkości, zatrudniające od 51 do 100 osób. W tej grupie w testach wzięło udział 60 proc. przedsiębiorców. Najrzadziej robią to małe firmy, które mają od 5 do 10 pracowników. W ich przypadku testy prowadzi co piąty ankietowany.
Co przeszkadza firmom
Autorzy ankiety pytali też przedsiębiorców, co jest dla nich największym wyzwaniem we wdrażaniu KSeF. Mieli ocenić w pięciostopniowej skali poziom trudności poszczególnych barier. Według 48 proc. firm największa bariera to brak ekspertów ze znajomością KSeF oraz odpowiednich zasobów w firmie, które można przeznaczyć na proces wprowadzania e-faktur.
Firmy pytane były również o bariery technologiczne. Aż 53 proc. wskazało, że najtrudniejsze jest dostosowanie procesów księgowych i finansowych w systemie ERP, który łączy wszystkie najważniejsze procesy w przedsiębiorstwie. Największy problem z tym mają duże firmy, zatrudniające więcej niż 100 osób.
Osobnym wyzwaniem jest zapewnienie bezpieczeństwa danych w formie cyfrowej oraz obsługa wyjątków i błędów. Potencjalne błędy w dokumentach to postrach najmniejszych firm, które obawiają się, że nie będą miały wystarczająco dużo pracowników, by je na bieżąco eliminować.
Nie tylko obowiązek
Autorzy ankiety zapytali też przedsiębiorców o korzyści, jakie według nich może dać uruchomienie KSeF. Najczęściej podkreślali oszczędności uzyskane dzięki digitalizacji dokumentów — na taki profit wskazało 61 proc. ankietowanych. Mają też nadzieję, że przejście na elektroniczne faktury ułatwi rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszy wymianę dokumentów księgowych.
Dawid Baranowski zwraca uwagę, że korzystanie z e-faktur to również szansa na uporządkowanie danych w firmowych systemach, ale również lepsza kontrola nad procesami. Z badania wynika, że wśród korzyści z wdrożenia KSeF przedsiębiorcy wymieniają właśnie automatyzację i uproszczenie procesów, łatwiejsze rozliczenia księgowe czy wyższy poziom bezpieczeństwa transakcji.
Badanie zostało przeprowadzone przez Centrum Badawczo-Rozwojowe Biostat. Objęło 150 respondentów z sektorów: finansów, ubezpieczeń, leasingu, handlu, produkcji, usług oraz logistyki. Autorzy badania deklarują, że próba została dobrana w sposób odzwierciedlający strukturę polskiej gospodarki.