W tym celu warto opracować i wdrożyć regulacje wewnętrzne, które będą przewidywały zasady dotyczące zgłaszania informacji na temat naruszeń, rozpoznawania tych zgłoszeń i podejmowania działań następczych. Zgłoszenia mogą obejmować informacje nie tylko o naruszeniach przepisów prawa, ale także obowiązujących w danym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Odpowiedzią na non-comliance w organizacji może być właśnie postępowanie wyjaśniające. Celem postępowania wyjaśniającego jest m.in. ustalenie czy faktycznie doszło do nieprawidłowości, zbadanie niezgodności oraz jej przyczyn, a także podjęcie środków zaradczych i zapobieganie powtórzeniu się nieprawidłowości w przyszłości.
Źródła wykrywania nieprawidłowości w organizacji są różne i mogą zależeć od specyfiki danej organizacji i rodzaju prowadzonej działalności. Głównym źródłem informacji o nieprawidłowościach, są zgłoszenia wewnętrzne pochodzące od osób dokonujących zgłoszenia, zgodnie z obowiązującymi w organizacji procedurami lub niezależnie od istnienia takich procedur. Osobami zgłaszającymi mogą być przede wszystkim pracownicy danego podmiotu lub inne osoby, które w świetle projektowanej ustawy o ochronie sygnalistów mogą uzyskać status sygnalisty, np. osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, akcjonariusz, wspólnik, prokurent, praktykant, etc. Informacje o naruszeniach mogą pochodzić również z zewnątrz organizacji, a głównie od kontrahentów czy klientów, którzy przy okazji współpracy z organizacją mogli powziąć wiedzę o naruszeniach. Wiadomości o potencjalnych nieprawidłowościach mogą pochodzić z ujawnienia publicznego, czyli podania informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Innym źródłem ujawnienia niezgodności mogą być audyty wewnętrzne i zewnętrzne przeprowadzane w organizacji. Kolejnym istotnym źródłem wiedzy na temat potencjalnych nieprawidłowości są tzw. „czerwone flagi”, które mogą być rezultatem odpowiednio ustawionych parametrów weryfikacji.
Weź udział w konferencji "Odpowiedzialność członków zarządu", 4-5 czerwca 2024, Warszawa >>
Kanały informowania o nieprawidłowościach mogą być uzależnione od specyfiki danej organizacji. Zgłoszenia mogą być dokonywane pisemnie lub ustanie. W tym celu organizacja może udostępnić dedykowane kanały informowania, jak np. dedykowany adres e-mail czy infolinię telefoniczną. W razie braku dedykowanych kanałów zgłoszeń, informacje mogą być przekazywane również na znane zgłaszającym adresy e-mail, numery telefonu czy pisemnie na adres danego podmiotu. Ponadto, organizacja może wdrożyć system informatyczny dedykowany do zgłaszania naruszeń.
Uzyskane informacje o nieprawidłowościach lub potencjalnych naruszeniach stanowią podstawę przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. Procedury obowiązujące w organizacji powinny wskazywać osoby lub komórki organizacyjne do odpowiedzialności, których należy przyjmowanie i kwalifikowanie zgłoszeń oraz przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego. W większych podmiotach funkcjonują działy prawne, a często obok nich lub w ich strukturach dział compliance. Przyjmowanie zgłoszeń i przeprowadzanie postępowania wyjaśniającego może również zostać powierzone zewnętrznym wyspecjalizowanym podmiotom.
W ramach postępowania wyjaśniającego można wyodrębnić:
- etap przyjęcia i zakwalifikowania zgłoszenia, w tym przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
- etap weryfikacji zgłoszenia mający na celu sprawdzenie czy okoliczności wskazane w zgłoszeniu (lub powzięte w inny sposób) uzasadniają i umożliwiają przeprowadzenie postępowania,
- właściwe postępowanie wyjaśniające – obejmujące czynności dowodowe i sporządzenie raportu.
Istotnym elementem usprawniającym przebieg postępowania wyjaśniającego jest plan obejmujący harmonogram działania. W ramach postępowania wyjaśniającego należy dokonać analizy dokumentów związanych ze sprawą, w tym tych udostępnionych przez osobę zgłaszającą jak i zgromadzonych w toku postępowania, może to być również korespondencja mailowa, SMS, wiadomości głosowe. Do istotnych czynności dowodowych należą również rozmowy wyjaśniające z pracownikami oraz innymi osobami jak i z osobą podejrzewaną o naruszenie.
Zwieńczeniem postępowania wyjaśniającego jest raport. Raport powinien stanowić odzwierciedlenie przebiegu całego postępowania wyjaśniającego. Kluczowym elementem raportu jest jednoznaczne wskazanie czy doszło do naruszenia. Raport powinien obejmować działania dyscyplinarne względem pracowników, których dotyczą nieprawidłowości, plan naprawczy oraz decyzję dotyczącą zgłoszenia podejrzenia przestępstwa do odpowiednich organów.
Prawny obowiązek poinformowania organów ścigania o stwierdzonych nieprawidłowościach dotyczy co do zasady przestępstw wymienionych w art. 240 Kodeksu karnego. Wskazane w tym przepisie czyny zabronione, jak np. sprowadzenie zdarzenia powszechnie niebezpiecznego, zabójstwo czy szpiegostwo cechują się znacznym stopniem społecznej szkodliwości i nie stanowią typowych naruszeń prawa spotykanych w przedsiębiorstwach. W odniesieniu do pozostałych kategorii przestępstw, takich jak m.in. oszustwo, korupcja, działanie na szkodę spółki, zgodnie z przepisem art. 304 § 1 Kodeksu postępowania karnego obowiązek zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu ma charakter społeczny. Społeczny a nie prawny charakter tego obowiązku oznacza, że brak poinformowania organów ścigania nie wiąże się z sankcją karną. Przepis art. 304 § 2 Kodeksu postępowania karnego przewiduje obowiązek prawny zawiadomienia organów ścigania o przestępstwie jedynie w odniesieniu do instytucji państwowych i samorządowych, które dowiedziały się przestępstwie ściganym z urzędu w związku ze swą działalnością.
W konsekwencji, w zdecydowanej większości przypadków decyzja o złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa jest podejmowana w ramach organizacji. Oczywistością jest, że w wielu przypadkach, szczególnie w mniejszych podmiotach, mogą pojawić się wątpliwości czy przekazać uzyskane informacje organom ścigania, czy też poprzestać na wyciągnięciu konsekwencji wewnątrzorganizacyjnych. Należy jednak mieć na uwadze, że brak odpowiedniej reakcji na stwierdzone zachowanie, które wyczerpuje znamiona czynu zabronionego może zostać zinterpretowany jako forma akceptacji stwierdzonej nieprawidłowości. Brak decyzji o złożeniu zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa w takiej sytuacji może mieć negatywny wpływ na członków organizacji. W takich okolicznościach trudno powstrzymać inne osoby przed wykorzystaniem zbliżonej sposobności do popełnienia kolejnego przestępstwa. Zaniechanie zgłoszenia przestępstwa jest także odebraniem szansy na rzetelną analizę okoliczności sprawy przez wyspecjalizowane podmioty, jakimi są organy ścigania.