Wiedza oznacza skuteczność

Magdalena Jadziewicz
12-12-2005, 00:00

Krótki przewodnik, który trafił do Państwa rąk wraz z dzisiejszym wydaniem „Pulsu Biznesu”, przeznaczony jest głównie dla beneficjentów działania 2.3 Sektorowego Programu Operacyjnego — Rozwój Zasobów Ludzkich, finansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Nie oznacza to jednak, że jeśli ktoś nie uzyskał jeszcze dotacji z tego działania powinien przejść nad nim obojętnie. Istnieje grupa firm oczekujących na ogłoszenie wyników oceny projektów składanych w rundach IV i V. A nawet ci, którzy jeszcze nie zdążyli złożyć wniosku o dotację na doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr, będą mieli szansę uczynić to w przyszłym roku.

Zawarte tu informacje są zapowiedzią tego, co będzie dostępne w rozszerzonej wersji z przygotowywanego na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Poradniku dla beneficjentów opracowania „Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach Działania 2.3 schemat a SPO RZL”. Autorami są Joanna Osuch, Przemysław Pawlak, Daria Sowińska-Milewska oraz Sławomir Wysocki — akredytowani trenerzy Krajowego Ośrodka Szkoleniowego Europejskiego Funduszu Społecznego.

— Dla wielu beneficjentów, którzy otrzymali dotację na realizację projektów szkoleniowych trudności zaczęły się, gdy przystąpili oni do rozliczania poniesionych wydatków. Dlatego celem opracowania takiego poradnika jest, aby jak najwięcej beneficjentów rozliczyło projekty zgodnie z zasadami wydatkowania funduszy strukturalnych, zapisami w umowie, oraz wnioskiem o dofinansowanie — mówi Mirosława Płyta, główny specjalista ds. promocji programów RZL w Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Wkrótce każdy projektodawca po podpisaniu umowy, otrzyma poradnik (w wersji drukowanej oraz elektronicznej), który jak za rękę będzie szczegółowo prowadził przez kluczowe kwestie realizacji projektów szkoleniowych.

1. Po pierwsze projekt

„Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr” to bardzo specyficzne działanie — z dotacji nie korzysta tylko beneficjent, ale cała masa innych podmiotów, które na początku uczestnictwa w projekcie niewiele wiedzą o samym działaniu. Tak jest w przypadku szkoleń otwartych, w których mogą brać udział przedstawiciele wszystkich małych, średnich i dużych przedsiębiorstw, spełniający określone kryteria.

Na co? Komu? Ile?

Przypomnijmy czego dotyczy Działanie 2.3 schemat a SPO RZL. Pomoc finansowa przeznaczona jest na:

- szkolenia i pomoc doradczą dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw (podwyższenie kwalifikacji, nabycie nowych kwalifikacji i umiejętności),

- studia podyplomowe dla pracowników przedsiębiorstw i kadry zarządzającej,

- praktyczne szkolenia i staże dla pracowników przedsiębiorstw odbywane w jednostkach naukowych,

- podwyższanie umiejętności i kwalifikacji pracowników o niskim poziomie przygotowania do pracy (np. o niskich kwalifikacjach).

Ponadto, możliwe do sfinansowania działania szkoleniowe dotyczą zarówno szkoleń ogólnych podnoszących kwalifikacje pracowników, jak i obszarów, w których szkolenia i pomoc doradcza są szczegółowo dopasowane do konkretnego przedsiębiorstwa.

Trzeba też spełniać odpowiednie kryteria, gdyż nie każdy podmiot może być potencjalnym projektodawcą. Tylko instytucje szkoleniowe, szkoły — ich organy założycielskie oraz szkoły wyższe, jednostki naukowe i inne osoby prawne, które zgodnie ze statutem prowadzą działalność gospodarczą w zakresie szkoleń mogą pozyskiwać dotację.

W ramach tego działania ponad 253 mln EUR wesprze rozwój kadr nowoczesnej gospodarki, z czego 80 proc. przeznaczone jest na schemat a — doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr. Poziom wsparcia wynosi od 60 proc. kosztów kwalifikowanych poniesionych na przedstawicieli dużych przedsiębiorstw i 80 proc. na MŚP. Oznacza to, że przedsiębiorcy za szkolenie będą płacić nawet 1/5 ceny rynkowej wybranego szkolenia czy studiów podyplomowych.

Już teraz „wybrańcy”, którzy otrzymali dotację, oferują szkolenia i studia podyplomowe z zakresu finansów (w tym zarządzanie finansami), organizacji i zarządzania — zagadnień ogólnych, organizacji i techniki sprzedaży, podatków i prawa podatkowego, zarządzania jakością, zarządzania zasobami ludzkimi, rachunkowości, szkoleń informatycznych (IT), prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Pracownicy mogą również uczestniczyć w szkoleniach językowych podnoszących ich umiejętności zawodowe. Lista dofinansowanych szkoleń otwartych i studiów podyplomowych obejmuje ponad 170 propozycji i jest dostępna na stronach internetowych pod adresem http://www.parp.gov.pl/szkolenia.html

Jak sobie pościelesz...

Początkowo wydawało się, że aplikowanie o dotację i uzyskanie jej jest najtrudniejszą częścią w całym projekcie. Jednak pierwsze przypadki rozliczania projektu pokazały, że i ta droga nie jest usłana różami. Wypełnianie sporej liczby dokumentów oraz przestrzeganie bardzo sformalizowanych zasad czeka na obecnych i przyszłych wygranych. Okazuje się jednak, że wiele kłopotów wnioskodawców nie wynika wyłącznie z trudności procesu wdrażania w Polsce programów współfinansowanych z Funduszy Strukturalnych. Ci, którzy dopiero przymierzają się do składania wniosków o dofinansowanie, powinni pamiętać o kilku podstawowych rzeczach:

Projekt

- Po pierwsze, trzeba stworzyć projekt. Nie polega to tylko na skoncentrowaniu się na wniosku i treści w nim zawartej. Przygotowanie projektu obejmuje całokształt procesów, decyzji i działań, które należy podjąć przed wypełnieniem wniosku. Trudność polega na tym, że oceniany jest jednak właśnie wniosek. Stąd prosta konkluzja — jakość wniosku, a więc prawdopodobieństwo jego finansowania, prawie w całości zależy od jakości wypracowanej propozycji projektowej.

Analiza potrzeb

- Po drugie, należy przeprowadzić analizę problemów, czyli pokazać, że warto dać nam pieniądze. W fazie identyfikacji projektu niezbędne jest dokonanie diagnozy potrzeb edukacyjnych szkolonych osób. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, czy jest zapotrzebowanie na planowany typ wiedzy. Na zakończenie fazy identyfikacji powinniśmy mieć dobrze rozpoznaną sytuację wyjściową, precyzyjnie i wiarygodnie zdefiniowane potrzeby i problemy grupy docelowej i na tej podstawie sformułowany cel bezpośredni projektu oraz pomysł na jego osiągnięcie (wybraną ścieżkę postępowania w ramach projektu).

Budżet i harmonogram

- Po trzecie, niezbędny jest realny i wyczerpujący harmonogram i budżet. Jeżeli pominiemy umieszczenie w nich jakiegoś zadania, nie będzie ono uznane jako koszt kwalifikowany i gdy w trakcie realizacji projektu okaże się, że są niezbędne, to wnioskodawca sam będzie musiał ponieść ten wydatek.

Nasze możliwości

- Po czwarte, trzeba zadać sobie pytanie, czy podołamy z realizacją zaplanowanego projektu. Współpraca wszystkich „aktorów” projektu: szkolonych, wykonawców oraz przedstawicieli przedsiębiorstwa musi być sprawna i spójna. Dlatego zanim przystąpimy do realizacji projektu, powinniśmy się upewnić, czy będziemy w stanie zagwarantować zrealizowanie wszystkiego, czego podejmujemy się, podpisując umowę.

Spójność projektu

- Po piąte poszczególne części projektu muszą być spójne, np. planowana liczba uczestników powinna być taka sama w opisie projektu, budżecie i programie szkoleniowym.

O aspektach omówionych w powyższych pięciu podpunktach nie wolno zapominać, gdyż są one kluczowe dla kształtu projektu oraz późniejszych jego efektów. Warto także odpowiedzieć sobie na pytania: dlaczego? dla kogo? z jakim skutkiem? po co? Dzięki temu można uzyskać informacje o przyczynach podjęcia realizacji projektu i uzasadnieniu dla zaangażowania w jego realizację środków publicznych.

2. Umowa

Zanim wypełnimy wniosek o płatność, czeka nas podpisanie umowy o dofinansowanie projektu w ramach działania 2.3 SPO RZL. Jest ona dokumentem regulującym realizację projektu w ramach tego działania oraz określa prawa i obowiązki stron podpisujących umowę (beneficjenta i Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości — instytucji wdrażającej).

Umowa określa wszystkie istotne aspekty współpracy. Istnieje gotowy wzór, określony rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy, które uzupełniamy następującymi elementami: przedmiot i wartość umowy wraz z poziomem dofinansowania i terminem realizacji projektu. Nie możemy zapomnieć o warunkach płatności, zasadach sprawozdawczości, kontroli czy sankcji za nienależyte wykonanie postanowień. Umowa o dofinansowanie projektu ma także niezwykle ważne znaczenie z punktu widzenia rozpoczęcia realizacji projektu. Tylko wydatki zapisane w budżecie projektu i poniesione po podpisaniu umowy z PARP są wydatkami kwalifikowanymi projektu.

Przed podpisaniem umowy pamiętajmy o uważnym jej przeczytaniu. Należyte rozumienie poszczególnych zapisów umowy o dofinansowanie pozwali nam na prawidłową i skuteczną realizację projektu szkoleniowego. Przypatrzmy się jej najważniejszym częściom, które wymienia Poradnik dla beneficjentów „Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach działania 2.3 schemat a SPO RZL”.

Wydatki

Najważniejszymi zapisami umowy są te dotyczące wydatków. Wstawiamy do niej całkowite koszty projektu, kwotę i poziom dofinansowania oraz wysokość wkładu własnego. Wynikają one z naszego budżetu, zaakceptowanego przez Komisję Oceny Projektów. W zależności od poniesionych przez nas wydatków może ulec zmianie kwota lub poziom dofinansowania, tzn. może być zmniejszona, jeśli wydamy mniej, niż planowaliśmy, ale nigdy nie będzie ona zwiększona. Oczywiście należy również podać numer konta lub subkonta bankowego, założonego specjalnie dla celów rozliczeń z PARP. Będziemy na nie otrzymywać kolejne transze dotacji oraz dokonywać z niego wydatków związanych z projektem.

— Abyśmy mogli realizować projekt zatwierdzony przez komisję, PARP zażąda od nas wniesienia odpowiedniego zabezpieczenia umowy. Podstawowym rodzajem zabezpieczenia jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową na kwotę równą wysokości przyznanej dotacji wraz z poręczeniem wekslowym. Dla projektów powyżej 1 mln EUR dotacji konieczna jest gwarancja bankowa — mówi Mirosława Płyta z PARP.

Pamiętajmy, że ustanowienie przez nas zabezpieczenia jest warunkiem zarówno podpisania umowy o dofinansowanie projektu, jak i realizacji wniosku o pierwszą transzę płatności.

Ewidencja księgowa

Realizacja projektu szkoleniowego korzystającego z dofinansowania wymaga od nas szczególnej przezorności, zwłaszcza w kwestii finansowej. Dla zachowania przejrzystości realizowanych operacji finansowych w ramach projektu niezbędne jest założenie odrębnych kont analitycznych służących jedynie do obsługi projektu, a także nadawanie księgowych numerów ewidencyjnych dla każdego dokumentu finansowego potwierdzającego poniesione wydatki.

Zamówienia publiczne

W wielu projektach realizowanych w ramach działania 2.3. a SPO RZL zajdzie konieczność zastosowania przez beneficjenta przepisów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia 2005 r., dotyczącej prawa zamówień publicznych. Aby uniknąć problemów, musimy pamiętać o precyzyjnym określeniu obowiązków spoczywających na wykonawcy. Pamiętajmy, że zamawiający i instytucje kontrolujące projekty unijne będą sprawdzać prawidłowość realizowanych umów, dlatego powinniśmy w umowie z wybranym wykonawcą zastrzec prawo wglądu do wszystkich dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym zleceniem.

Przechowywanie dokumentów

Realizując projekt współfinansowany przez środki strukturalne, musimy przechowywać wszelką dokumentację związaną z projektem przez 5 lat od rozliczenia przez Polskę wszystkich środków przekazanych przez Unię Europejską, czyli do końca 2013 roku. Obowiązkowo należy przechowywać takie dokumenty, jak: oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, umowę o dofinansowanie projektu, faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, wyciągi z konta bankowego (konta projektu), sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, wnioski płatnicze, wszelkie istotne pisma wysyłane i otrzymywane, umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłonienia wykonawcy, wykaz beneficjentów ostatecznych wraz z ich danymi.

Projekty szkoleniowe są związane z udzielaniem pomocy publicznej przedsiębiorcom, a przepisy krajowe nakładają na instytucję udzielającą pomocy publicznej (w tym przypadku na nas) obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pomocy publicznej przez 10 lat od dnia jej przyznania. Oznacza to, że jeśli przeprowadzamy szkolenie otwarte w marcu 2006 r., to związane z nim dokumenty mamy obowiązek przechowywać do marca 2016 r.

Kontrole

Podpisując umowę, podpisujemy również zobowiązanie do informowania RIF o wszelkich problemach w realizacji projektu. Dlatego instytucje udzielające dofinansowania prowadzą szczegółową kontrolę, czy projekt realizowany jest zgodnie z zapisami umowy. Możemy spodziewać się niezapowiedzianych wizyt monitorujących w trakcie realizacji projektów szkoleniowych, a także po ich zakończeniu. W przypadku kontroli obejmującej weryfikację dokumentów merytorycznych i finansowych jesteśmy powiadamiani o celu i zakresie kontroli na 7 dni przed jej rozpoczęciem.

Audyty

Umowa nakłada na nas obowiązek przeprowadzenia audytu finansowego obejmującego sprawdzenie poprawności realizowanych operacji finansowych w ramach projektu. Obowiązek ten dotyczy projektów przekraczających wartość 700 tys. zł lub beneficjentów realizujących kilka projektów, w których łączna kwota jest równa bądź przekracza 1 mln zł. Audyt powinien być przeprowadzany nie wcześniej niż po wykorzystaniu co najmniej połowy środków dofinansowania i przez podmioty o właściwych umiejętnościach.

Zarówno powyższe, jak i inne zapisy umowy o dofinansowanie stanowią podstawę realizacji projektu szkoleniowego. Ich koszty są kwalifikowane tylko wówczas, gdy zostały przewidziane w budżecie. Pamiętajmy też, że równie ważną częścią umowy są jej załączniki, a wśród nich wniosek o dofinansowanie projektu wraz z kosztorysem i harmonogramem projektu. Oznacza to, że to, co zapisaliśmy na etapie przygotowania i aplikowania o środki EFS, obowiązuje nas w trakcie realizacji dofinansowanego projektu.

3. Zmiany w umowie

W praktyce mogą wystąpić sytuacje, które zmuszą nas do dokonania zmian w projekcie, np. zaplanowane koszty w rzeczywistości są niższe i następuje obniżenie w budżecie. Dokonywane są wówczas również zmiany w umowie. Powiadamiamy PARP o zamiarze dokonania zmian za pośrednictwem RIF — przekazujemy do RIF powiadomienie, odpowiednią dokumentację oraz załączniki, które podlegają zmianie. Jeżeli zmiany były wprowadzone do wniosku, przekazujemy do RIF aktualny wniosek o dofinansowanie wraz z kwartalnym sprawozdaniem. W większości przypadków dokonywania zmian działa zasada milczącej zgody, czyli możemy uznać zmiany za przyjęte przez PARP, jeśli w ciągu 14 dni nie otrzymamy sprzeciwu. Potrzebna jest jednak pisemna zgoda w takich sytuacjach, jak:

- obniżenie o więcej niż 15 proc. ogólnej liczy beneficjentów ostatecznych;

- obniżenie lub przesunięcie wartości głównych kategorii wydatków o więcej niż 15 proc. lub 100 tys. zł; usunięcie starej lub wprowadzenie nowej podkategorii wydatków; zmiana osób zaangażowanych w zarządzanie; zmiany systemu rozliczania wydatków lub płatności; przedłużenie okresu realizacji projektu (ale nie dłużej niż do 31 marca 2008 r.);

- wprowadzenie nowej lub usunięcie jednej z planowanych form wsparcia;

- zmiana umowy konsorcjum.

Na pisemną zgodę z RIF musimy poczekać 14 dni od wpłynięcia wniosku (termin ten może wydłużyć się o 7 dni potrzebnych na dodatkowe wyjaśnienia). Niestety, jest jedna zmiana, której dokonać nie możemy. Jest to zwiększenie kwoty dofinansowania.

4. Wizualizacja projektu

Znaleźliśmy się już na liście rankingowej o dotację, podpisaliśmy umowę, a nawet realizujemy już projekt. Jednak, aby dopełnić wszystkich wymagań i uzyskać pełne finansowanie nie możemy zapomnieć o wizualizacji projektu.

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady 1159/2000/WE musimy informować o współfinansowaniu nie tylko uczestników projektu, ale także wszystkie inne osoby, które w jakikolwiek sposób stykają się z projektem. Także sama umowa o dofinansowanie projektu precyzuje i nakłada obowiązek odpowiedniego „oznakowania” projektu za pomocą właściwego logo i krótkiej informacji o źródle finansowania i instytucji wdrażającej.

Lista obecności

W materiałach informacyjnych musimy zamieścić obowiązkowo logo Europejskiego Funduszu Społecznego, Unii Europejskiej, działania 2.3 SPO RZL oraz logo PARP. Nie wystarczy jednak wstawić je „byle gdzie”. Każdy znak ma swoje przypisane miejsce: logo EFS, UE oraz działania 2.3 powinny być w górnej części strony, a logo PARP oraz beneficjenta na dole. Trzeba pamiętać, że logo beneficjenta nie może być większe niż pozostałe logo. Poza tym, dokumenty i ogłoszenia muszą zawierać informacje o źródle finansowania, o następującej treści: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Odpowiednie oznakowanie powinno znajdować się na wszystkich materiałach informacyjnych, czyli:

- na plakatach, na materiałach szkoleniowych, na dyplomach i certyfikatach, na stronach internetowych i innych środkach audiowizualnych, w trakcie imprez informacyjno-promocyjnych, w pomieszczeniach, w których realizowany jest projekt,

- na wszelkich innych publikacjach i dokumentach „wychodzących” z projektu.

Co się stanie jeśli nie zachowamy odpowiedniego układu lub zupełnie pominiemy umieszczenia? Aby otrzymać finansowanie jesteśmy zobowiązani uzyskać akceptację PARP dla wszelkich zaprojektowanych przez nas materiałów promocyjnych w wersji elektronicznej i papierowej. PARP ma maksymalnie 10 dni na dokonanie akceptacji. Jeśli więc przedstawimy projekty materiałów niezawierające wymaganych elementów, wówczas nie uzyskamy akceptacji, co będzie skutkowało nie uznaniem wydatków związanych z tymi materiałami za kwalifikowane. Czyli zaplanowana dotacja na te cele przepada.

Ponadto, prócz przedstawiania PARP materiałów informacyjnych, jako beneficjent mamy również obowiązek informowania RIF i PARP o wszelkich organizowanych w ramach projektu spotkaniach promocyjnych, najpóźniej na 10 dni przed planowaną datą spotkania.

5. Sprawozdanie

Kiedy rozpoczynamy pracę nad projektem, rozpoczynamy tym samym slalom pomiędzy zadaniami jakie realizujemy zgodnie z zapisami wniosku, a kolejnymi sprawozdaniami dotyczącymi projektu. Jeśli cały proces przygotowywania i składania wniosku, podpisywania umowy jawił nam się jako bardzo uciążliwy to tak naprawdę schody dopiero się zaczynają, gdy trzeba zdać relację z realizacji projektu.

Gdy zabieramy się do rozliczenia czeka nas do przejścia wiele przeszkód. Poradnik wskazuje na wniosek o płatność, oraz na sprawozdanie merytoryczne z realizacji projektu SPO RZL. Po pierwsze trzeba opisać realizację zadań projektu (w sprawozdaniu z realizacji projektu), po drugie, stopień zaawansowania projektu mierzony jego wydatkami, a po trzecie dołączyć do sprawozdania zgromadzone szczegółowe dane o beneficjentach ostatecznych (zakres danych określa PARP i przekazuje odpowiedni formularz).

Tak jak w przypadku wielu wcześniejszych wymaganych dokumentów (np. wniosek, umowa) tak, i tym razem przy przygotowaniu sprawozdania mamy do czynienia ze wzorem. Zawiera on wskazówki, jakie części odnoszą się do jakiego typu sprawozdania.

Terminy, procedury, zawartość

Realizując projekt mamy obowiązek prowadzenia sprawozdawczości dotyczącej dwóch sfer: finansowej i merytorycznej. W obu przypadkach obowiązują inne terminy. Okres za jaki przygotowujemy rozliczenia finansowe z wydatków w ramach projektu deklarujemy już we wniosku o dofinansowanie. Wtedy wybieramy, czy chcemy rozliczać się miesięcznie, kwartalnie lub co pół roku, a w umowie o dofinansowanie ostatecznie ustalamy ten okres. Minister gospodarki i pracy określił również dokładne terminy do kiedy muszą być nadesłane sprawozdania. Okresowe do 10 dni a roczne i końcowe do 25 dnia od upływu okresu sprawozdawczego.

Według zapisów umowy o dofinansowaniu projektu zobowiązujemy się do:

- niezwłocznego informowania instytucji wdrażającej lub wyznaczonego pełnomocnika o problemach w realizacji projektu, szczególnie o zamiarze zaprzestania jego realizacji;

- opracowania okresowych i rocznych sprawozdań oraz końcowego sprawozdania z realizacji projektu i przekazywania ich według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z 8 października 2004 r. w sprawie wzorów sprawozdań sporządzanych w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich 2004-06 (DzU nr 234, poz. 2348) i w terminach określonych w rozporządzeniu, o którym mowa w § 5 ust. 2, do instytucji wdrażającej lub wyznaczonego pełnomocnika; przekazania, w formie elektronicznej, wraz z okresowym i końcowym sprawozdaniem, informacji o wszystkich ostatecznych beneficjentach pomocy w ramach projektu, zgodnie z zakresem informacji określonym przez instytucję zarządzającą.

W przypadku stwierdzenia istotnych nieprawidłowości w przekazanych do instytucji wdrażającej (IW) lub wyznaczonego pełnomocnika sprawozdań, beneficjent zobowiązuje się do przesłania poprawnych wersji w terminie wskazanym przez IW lub wyznaczonego pełnomocnika.

Pomimo że szczegółowe informacje na temat wydatków projektu podajemy już we wniosku o płatność to nie da się tego ominąć w sprawozdaniu z realizacji projektu. Tu także konieczne będzie podanie informacji o charakterze finansowym. Ze wzorem sprawozdania załączony jest dokument do wypełnienia, który jest informacją o postępie realizacji planu finansowego. Tabelę podzieloną według głównych kategorii wydatków z wniosku o dofinansowanie projektu (czyli wydatki związane z personelem, wydatki dotyczące beneficjentów ostatecznych oraz inne wydatki) musimy wypełnić zgodnie z pozycjami kosztorysu, jaki został zaakceptowany przez komisję oceny projektów. Ponadto powinniśmy również umieścić informacje dotyczące stopnia realizacji wydatków wyrażonego w procentach.

Po przygotowaniu sprawozdania musimy przesłać je do Regionalnej Instytucji Finansującej w dwóch egzemplarzach wersji papierowej oraz jeden w wersji elektronicznej. Po czym, po dokonaniu wymaganych poprawek, nie pozostaje nam nic innego jak dalej realizować nasz projekt.

6. Kontrola i monitoring

Realizując projekt finansowany przez fundusze strukturalne będziemy kontrolowani przez instytucję wdrażającą (IW). Kwestią nie jest, czy będziemy sprawdzani lecz kiedy, jak i co z tego wyniknie. Każdy z beneficjentów będzie kontrolowany, więc warto poznać podstawowe zasady.

Nie znasz dnia ani godziny

Aby dokonać kontroli doraźnej, osoby kontrolujące nie muszą nas uprzedzać o swojej wizycie, zaś my jesteśmy zobowiązani do udzielenia im wymaganych informacji oraz przedłożenia określonych dokumentów. Jednak przeważnie jesteśmy powiadamiani w formie pisemnej o przeprowadzeniu kontroli realizacji projektu. Prócz terminu zostaje podany również zakres przeprowadzanej kontroli.

Co wolno, czego nie

Od dnia przyjęcia informacji o wizycie przedstawiciela instytucji wdrażającej mamy najczęściej 7 dni na ewentualne sprawdzenie „czy wszystko gra”.

— Celem umożliwienia sprawnego przeprowadzenia kontroli projektu, beneficjent powinien przygotować do wglądu wszystkie dokumenty, o które zwrócą się osoby kontrolujące. Lista dokumentów, jakie winien przygotować beneficjent jest zawarta w Poradniku dla beneficjenta dostępnym na stronie www.efs.gov.pl w zakładce „Dokumenty”. Tam też zawarto szczegóły procedury postępowania kontrolnego i pokontrolnego — mówi Mirosława Płyta z PARP.

Przygotowując się do zapowiedzianej kontroli, powinniśmy zwrócić również uwagę na to, na co zwracają osoby kontrolujące.

Podczas samej wizytacji musimy umożliwić tworzenie kopii kontrolowanych dokumentów, udostępnić na prośbę osób kontrolujących pomieszczenia niezbędne do przeprowadzenia przeglądu dokumentów oraz zapewnić obecność kluczowych osób, które mogą udzielić wyjaśnień na temat przebiegu realizacji projektu, procedur, wydatków i treści projektu.

Kiedy osoba kontrolująca zapuka do naszych drzwi, musimy jej umożliwić swobodne poruszanie się po obszarach, gdzie projekt jest realizowany (z wyjątkiem miejsc podlegających szczególnej ochronie z uwagi na tajemnicę państwową), udostępnić wszelkie dokumenty związane z naszą działalnością w zakresie dotyczącym tematu kontroli. Nie możemy zabronić przedstawicielom instytucji wdrażających oględzin obiektów i składników majątkowych. Na prośbę udzielenia wyjaśnień nie możemy nie odpowiedzieć. Najczęściej jesteśmy proszeni o wypowiedź w formie ustnej, a jeśli zostaniemy poproszeni o pisemną, to i taką musimy dostarczyć. Gdy osoba kontrolująca stwierdzi jakąś niezgodność, np. że przygotowywane materiały szkoleniowe są uboższe niż zakładano i nie zostało to zgłoszone do IW lub nie są oznakowane prawidłowo, może nam nakazać zabezpieczanie dowodów, w tym przypadków materiałów szkoleniowych.

Należy też pamiętać, iż przeprowadzana kontrola dotyczy całości realizowanego projektu, a więc również części finansowanej ze środków prywatnych (o ile takie finansowanie jest dla projektu przewidziane). Poproszeni o udostępnienie dokumentów świadczących o wkładzie prywatnym przedsiębiorców, nie możemy odmówić, jeżeli dotyczą one realizacji projektu.

Kogo wpuszczamy, a kogo nie

Prawo do kontrolowania prawidłowości realizacji projektów, prócz przedstawicieli instytucji wdrażających, mają również inne jednostki zaangażowane we wdrażanie SPO RZL, tj. instytucje pośredniczące, instytucje zarządzające SPO RZL, jednostka monitorująco-kontrolna EFS, działająca dotychczas w Ministerstwie Gospodarki i Pracy, instytucja płatnicza (w Ministerstwie Finansów).

Wstępu do firmy nie można odmówić: przedstawicielom Urzędów Kontroli Skarbowej, Biura Certyfikacji i Poświadczeń Środków z Unii Europejskiej, Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej (w przypadku gdy instytucją wdrażającą jest wojewódzki urząd pracy), Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Biura ds. Przeciwdziałania Oszustwom OLAF. Całej reszcie możemy odmówić wstępu i możliwości kontrolowania poszczególnych dokumentów związanych z projektem.

Jak się zabezpieczyć przed powstaniem nieprawidłowości w np. przeprowadzaniu szkoleń, świadczeniu usług doradczych czy innych czynności związanych z projektem? Najlepszy sposób to ich unikanie. Najlepiej trzymać się sztywno zaplanowanych w harmonogramie, kosztorysie i w całym projekcie zadań, a jeśli nie możemy ominąć zmiany, to po prostu trzeba zgłosić ją do RIF. Mamy przecież prawo do wnoszenia zmian, będąc już w drodze.

7. Zamówienia publiczne

W wielu projektach realizowanych w ramach działania 2.3 schemat a SPO RZL zajdzie konieczność zastosowania przepisów wynikających z ustawy z 29 stycznia 2005 r., dotyczącej prawa zamówień publicznych (PZP). Potrzeba przeprowadzenia przetargu zajdzie wówczas, gdy będziemy chcieli kupić jakieś dobro lub usługę za cenę wyższą niż 6 tys. EUR. Poradnik przypomina o precyzyjnym określeniu obowiązków spoczywających na wykonawcy wybranym w trybie tej ustawy. Aby zamawiający i instytucje kontrolujące projekty unijne mogły sprawdzić prawidłowość realizowanych umów, powinniśmy w umowie z wybranym wykonawcą zastrzec prawo wglądu do wszystkich dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym zleceniem. Należy pamiętać także o obowiązku dołączenia przez wykonawcę zlecenia do faktury, określającej rodzaje wydatków. Wykonawca nie musi określać poszczególnych kwot, a jedynie wskazać kategorie wydatków, które złożyły się na wielkość całego wydatku. Pozwoli to na sprawdzenie przez instytucję wdrażającą, czy wszystkie wydatki, jakie poniósł wykonawca, były wydatkami kwalifikowanymi.

Ogłaszając np. przetarg, nie możemy zapomnieć o zamieszczeniu informacji na podstronie internetowej PARP, na której znajduje się baza ogłoszeń wszystkich beneficjentów Działania 2.3 schemat a SPO RZL. A pisemną informację dotyczącą podjęcia postępowania musimy przedłożyć do RIF na 3 dni przed podjęciem postępowania. Po zakończeniu przetargu jesteśmy zobowiązani do poinformowania RIF o wynikach postępowania, jeszcze przed podpisaniem umowy z wykonawcą.

8. Dokumentowanie wydatków

Z pewnością każdy będzie dążył do tego, aby ponoszone wydatki były zakwalifikowane do dofinansowania. W przeciwnym wypadku sami będziemy musieli za nie zapłacić. Poprawne udokumentowanie poniesionych kosztów ma szczególne znaczenie, gdyż tylko wtedy będą mogły być uznane za kwalifikowalne i rozliczone za pomocą dokumentu zwanego wnioskiem o płatność.

Poniesienie wydatku potwierdza się wyciągiem bankowym lub dokumentem KW (kasa wypłaci), natomiast polecenie przelewu w żadnym wypadku nie jest potwierdzeniem poniesienia wydatku.

— Każdy dokument księgowy powinien być opisany przez beneficjenta na odwrocie w taki sposób, aby widoczny był jego związek z projektem, tzn. że musi mieć tytuł projektu, rodzaj wydatku oraz sposób wyliczenia wydatku — mówi Beata Cywińska z PARP.

Z tego względu zaleca się, aby wszystkie dokumenty finansowe projektów realizowanych ze wsparciem finansowym SPO RZL 2.3 w schemacie a były opisywane w sposób przedstawiony na ilustracji (u góry).

9. Wniosek o płatność

Przygotowując się do wypełniania wniosku o płatność, powinniśmy z pewnością sięgnąć po Poradnik dla beneficjentów. Zawarte w nim informacje powiedzą nam, jak punkt po punkcie wypełnić ów wniosek.

Poszczególne kwoty dotacji na realizację projektu otrzymujemy transzami, które wcześniej ustaliliśmy w harmonogramie płatności projektu. Zasadą SPO RZL jest możliwość uzyskania zaliczkowo I transzy w wysokości 20 proc. budżetu projektu w pierwszym roku jego realizacji. Jeśli chcemy otrzymać te środki (jak i wszystkie pozostałe transze pieniędzy), musimy wypełnić dokument nazywany wnioskiem o płatność. Wyróżniamy trzy rodzaje tych dokumentów: wniosek o pierwszą płatność, o płatność pośrednią, o płatność końcową.

Wypełniamy wniosek

Wzór wniosku dla wszystkich trzech rodzajów płatności jest ten sam, jedynie w pierwszym punkcie wpisujemy okres dotyczący rozliczenia wydatków. W następnych punktach przedstawiamy wszystkie dane dotyczące wniosku, np. tytuł, numer projektu, numer oraz datę podpisania umowy i kwotę dofinansowania. Oczywiście we wniosku o płatność określamy kwotę wydatków kwalifikowanych rozliczanych danym wnioskiem o płatność zaliczkową. W przypadku pierwszego wniosku o płatność wpisujemy kwotę 0,00 zł. W kolejnych wnioskach sumę wydatków ogółem zawartą w załączonych dokumentach księgowych. W dalszej części wniosku wpisujemy nasze dane, które powinny być tożsame z zawartymi w umowie o dofinansowanie — oraz numer rachunku.

Następnie sporządzamy zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność. Pamiętajmy, że w zestawieniu wpisujemy wydatki zapłacone, a nie jedynie przyjęte do realizacji. Należy również opisać stopień zaawansowania projektu pod względem osiągnięcia planowanych rezultatów w danym miesiącu, tj. jakie zadania zrealizowaliśmy, np. komu i jaka pomoc została przyznana, jakie są jej rezultaty oraz czy istnieją opóźnienia w realizacji projektu.

Cały wniosek o płatność to 27 punktów do wypełnienia w postaci opisowej lub tabelarycznej. Lecz prócz wniosku musimy dołączyć również dodatkowe załączniki. Są to kopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości wraz z dowodami zapłaty oraz wszystkie wyciągi bankowe dokumentujące operacje na rachunku (rachunkach), służące do obsługi naszego projektu. Wyciągi te oznaczamy datą i potwierdzamy za zgodność z oryginałem. Ponadto dołączamy złącznik nr 1 — Zestawienie dokumentów dotyczące wkładu własnego (prywatnego) oraz załącznik nr 2 — Rozliczenie środków na finansowanie projektu.

Zwykle w przygotowaniu tego typu dokumentów jest sporo elementów, na które trzeba zwrócić uwagę. Natomiast uniknięcie błędów formalnych i merytorycznych we wniosku pozwoli na otrzymanie kolejnych transz płatności w czasie określonym w umowie o dofinansowanie.

Zanim przystąpimy do wypełniania wniosku o płatność, warto pamiętać o kilku najważniejszych zasadach:

- we wniosku o płatność za dany okres mogą znaleźć się tylko te wydatki, które zostały poniesione w okresie, którego dotyczy wniosek;

- w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki dokumenty potwierdzające poniesione wydatki powinny być umieszczane w układzie zgodnym z pozycjami z kosztorysu wraz z nazwą i numerem pozycji kosztorysu;

- w zestawieniu dokumentów dotyczących wkładu własnego można ująć tylko te dokumenty, które wcześniej zostały umieszczone w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki;

- każdy dokument potwierdzający poniesienie wydatku musi być opisany tak, aby był widoczny związek z realizowanym projektem;

- aby złożyć wniosek o płatność, wymagane jest rozliczenie 80 proc. kwoty dotychczas otrzymanych transz;

- wniosek powinien być podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta, a każda strona wniosku powinna być parafowana;

- kopie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki mogą być podpisane „za zgodność z oryginałem” przez menedżera projektu (menedżer musi posiadać stosowne upoważnienie).

Wypełniony wniosek o płatność przesyłamy do RIF. Pamiętajmy o przyłożeniu się do poprawnego przygotowania wniosku, gdyż pozwoli nam to utrzymanie płynności finansowej w ramach realizowanego projektu szkoleniowego.

10. Błędy w rozliczeniu

Tak jak to było w przypadku przygotowania wniosków o dotacje na szkolenia, gdzie popełnianych jest bardzo dużo błędów, tak i przy rozliczeniu one występują.

— Musimy zwracać szczególną uwagę na prawidłowe dokumentowanie poniesionych wydatków. Tylko wydatki poniesione i prawidłowo udokumentowane będą mogły być uznane za kwalifikowalne i rozliczone we wniosku o płatność — przypomina Beata Cywińska.

Mając do dyspozycji taką listę, możemy ustrzec się przynajmniej tych błędów, które były popełnione przez innych. Powinniśmy też pamiętać, że obecni realizatorzy projektów szkoleniowych, dotowanych z Działania 2.3 SPO RZL, dopiero przecierają szlaki i wypracowują zasady. Dlatego podczas naszej realizacji wciąż może pojawić się wiele nowych sytuacji.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Magdalena Jadziewicz

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Firmy / / Wiedza oznacza skuteczność