Wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę, że własna, stale uzupełniana informacjami ze źródeł zewnętrznych, baza danych o rynku bardzo ułatwia ocenę ryzyka przy podpisywaniu umowy z danym kontrahentem. Tymczasem takie źródło informacji jest najważniejszym narzędziem pomocnym przy podejmowaniu decyzji.
Wiele polskich firm ma zwyczaj przyjmowania każdego zwracającego się do nich klienta z otwartymi ramionami. Przedsiębiorcy często wręcz szukają pretekstu do podjęcia szybkiej decyzji o wydaniu towaru, zamiast sprawdzać obiektywne wskaźniki, które pokazałyby skalę ryzyka, związanego z konkretną transakcją. Najczęściej do takich sytuacji dochodzi w przypadku małych i średnich firm.
Zdaniem Jacka Tulczyjewa, wiceprezesa Coface Intercredit Poland, każda firma niezależnie od wielkości powinna wypracować standardy pracy zapewniające bezpieczne prowadzenie biznesu. Do podstawowych narzędzi zalicza on bazę danych o rynku i partnerach z branży, która powinna być uzupełniana na bieżąco informacjami z działów handlowego i finansowego.
— Często działy te stanowią jakby odrębne firmy w firmie i nie współpracują ze sobą. Podczas gdy dział finansowy windykuje danego klienta, dział handlowy nadal wydaje mu towar. Aby zapobiec takim sytuacjom, należy stworzyć sprawnie działający firmowy system obiegu informacji — podkreśla Jacek Tulczyjew.
Nie zawsze jednak wewnętrzne dane wystarczają, aby dokonać prawidłowej oceny innego podmiotu. W celu uzupełnienia swojej wiedzy przedsiębiorca powinien posiłkować się informacjami ze źródeł zewnętrznych — wywiadowni lub firm detektywistycznych.
— Wiadomości zdobyte przez własnych handlowców bywają zwodnicze. Pracownicy ci mogą ulec manipulacji odbiorcy, który stara się pokazać od lepszej strony. Poza tym handlowiec chce, żeby transakcja doszła do skutku, więc tym bardziej jest podatny na wpływ kontrahenta. Rozsądnym rozwiązaniem w takich przypadkach jest weryfikacja zebranych informacji. Najtańszym i najszybszym źródłem jest wywiadownia. Można także skorzystać z pomocy firm detektywistycznych, jednak sporządzenie przez nie raportu kosztuje 1,2-4 tys. zł. Za informacje z wywiadowni płaci się średnio około 100 zł — mówi Jacek Tulczyjew.
Posiadanie wiarygodnych i kompletnych informacji nie gwarantuje jeszcze sukcesu. Należy je prawidłowo ocenić i zamienić na konkretne decyzje handlowe. Wysiłki związane z budową bazy danych będą daremne, jeżeli przedsiębiorca nie potrafi prawidłowo interpretować informacji.
— Zasady działania przed podjęciem decyzji są podobne do procedur banków i firm leasingowych, które oceniają m.in. wskaźniki ekonomiczne i czas działalności swoich klientów, zanim udzielą kredytu. Podejmowanie podobnych decyzji jest nieuniknione w działalności każdego przedsiębiorstwa, zwłaszcza w przypadku udzielania kredytu kupieckiego. W obecnych warunkach nie można przecież ograniczać się wyłącznie do sprzedaży za gotówkę. Należy jednak zadać sobie pytanie, jak dużego kredytu można udzielić danemu kontrahentowi. Ważny jest również jego okres. Jeżeli firma ustali zbyt krótki czas spłaty, klienci odejdą do konkurencji, jeżeli natomiast będzie zbyt odległy, jego finansowanie prawdopodobnie spadnie na udzielającego kredytu przedsiębiorcę — tłumaczy Jacek Tulczyjew.
Z koniecznością podjęcia działań zmierzających do odzyskania zaległych należności stykają się praktycznie wszystkie podmioty gospodarcze. Dlatego warto zawczasu zabezpieczyć firmę na wypadek, gdyby windykacja stała się konieczna. Dla jej skuteczności niezmiernie istotne jest także właściwe sporządzenie umowy. Bazowanie wyłącznie na fakturze podwyższa ryzyko wejścia w spór sądowy.
— Część przedsiębiorców traktuje windykację jako narzędzie stosowane jedynie wobec największych dłużników i największych należności i to jedynie wówczas, gdy upłynie wiele miesięcy od daty wymagalności faktury. Taka windykacja jest mało efektywna, bo wówczas mamy do czynienia albo z dłużnikiem, który nie zamierzał wywiązać się ze swoich zobowiązań, albo dając mu czas, pozwalamy, aby spłacił swoje długi innym wierzycielom lub pozbył się majątku. Drugi, o wiele efektywniejszy sposób kontrolowania należności to traktowanie windykacji jak stałego elementu podnoszenia dyscypliny płatniczej klientów — mówi Jacek Tulczyjew.
Jego zdaniem, windykacja powinna być traktowana jak narzędzie finansowe, stosowane wobec wszystkich klientów. Mają wtedy oni świadomość, że firma, z którą współpracują, nie czeka biernie na swoje należności. Pozwala to przyspieszyć zwrot wszystkich należności, a nie tylko tych najbardziej wątpliwych.
W Europie Zachodniej zmienia się systemowe podejście do windykacji i przybiera postać zarządzania należnościami. Zewnętrzna firma windykacyjna rozpoczyna nadzór nad należnościami nawet jeszcze przed ich powstaniem.
Na podstawie informacji od wierzyciela, taka firma w szczególnym przypadku wystawia faktury na papierze firmowym wierzyciela. Później kontaktuje się z dłużnikiem jeszcze przed datą spłaty należności, przypominając o upływie terminu. Jest to całkowity outsourcing systemu windykacyjnego, który w dużym stopniu odciąża administrację wierzyciela.
— W Polsce nie praktykuje się takiego wystawiania faktur, ale umowy tego typu zaczynają się pojawiać. Jednak jeszcze niewiele firm docenia efektywność tego rozwiązania — twierdzi Jacek Tulczyjew.