Są to np. faktury źródłowe na dostawę mediów czy umowy serwisowe.

— Jeśli najemca przeoczy termin i tym samym nie dochowa umownego terminu weryfikacji, z reguły nie może liczyć, że stosowne wyjaśnienia czy dokumenty zostaną mu przedstawione i z punktu widzenia właściciela takie rozliczenie będzie uważane za zaakceptowane, a zobowiązania z niego wynikające wymagalne — twierdzi Łukasz Dreger.

Według eksperta Cresy najemcy mają największy problem z czytelnością przedstawionych zestawień, algorytmami niektórych wyliczeń i transparentnością zapisów dotyczących składowych kosztów w umowie najmu. Często też zgłaszają trudności z uzyskaniem stosownych i jasnych wyjaśnień od właściciela czy zarządcy. Roczne rozliczenie kosztów powinno zawierać wszelkie opłaty związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości, m.in. koszt serwisów (obsługa techniczna, ochrona, obsługa recepcji, sprzątanie powierzchni wspólnych czy concierge), opłaty lokalne (użytkowanie wieczyste, jeśli grunt nie stanowi własności, podatek od nieruchomości, opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi), ubezpieczenia, zarządzanie nieruchomością, koszty zużycia i dostarczenia mediów.

— Znajdziemy tam oczywiście wiele innych pozycji. Przykładem mogą być naprawy czy usługi telekomunikacyjne — dodaje Łukasz Dreger.

Rozliczenia do kwadratu

Szczególnie trudną sytuację mają najemcy sieciowi, wynajmujący powierzchnie handlowe w całym kraju.

— Mamy prawie 800 sklepów w obiektach należących do różnych właścicieli. Ponieważ w Polsce nie mamy standardu określającego, jakie opłaty eksploatacyjne należy uwzględnić w umowie najmu i w jaki sposób je rozliczać, coroczna weryfikacja przypominała syzyfowe prace — mówi Krzysztof Bocianowski, dyrektor ds. ekspansji i najmu LPP, lidera branży modowej w Polsce.

Zakładając, że średnio na jeden sklep przypada rocznie 500 faktur i ich weryfikacja zajmuje tydzień, sprawdzenie prawidłowości rozliczeń dla 800 sklepów zajęłoby 3 lata. Umowy najmu przewidują na to od 30 do 45 dni, a przedawnienie roszczeń następuje po 2 latach. Weryfikacja jest jednak niezbędna. Dyrektor z LPP zastrzega, że nie zakłada złej woli wynajmujących, jednak zdarzające się błędy dotyczą nieraz bardzo wysokich kwot. W jednym przypadku błąd księgowy pracownika firmy zarządzającej nieruchomościami, gdyby nie został wykryty, kosztowałby firmę 0,5 mln zł, w innym — nawet 1 mln zł. Dlatego też LPP korzysta od niedawna z audytów rozliczeń rocznych, prowadzonych przez firmę zewnętrzną PropertyView.

— W 2018 r. na audyty przeznaczyliśmy kilkadziesiąt tysięcy złotych, natomiast odzyskaliśmy ponad 1 mln zł w efekcie wykrytych nieprawidłowości rozliczeniowych dotyczących tzw. opłaty serwisowej — mówi Krzysztof Bocianowski.

Transparentność

Według Łukasza Dregera wzorcowe rozliczenie powinno być przedstawione tabelarycznie, w sposób jak najbardziej przejrzysty,i zawierać zestawienie kosztów całego budynku i kosztów przypadających bezpośrednio na najemcę według określonego udziału. W jego weryfikacji niezbędna jest również umowa najmu zawierająca czytelny algorytm alokacji poszczególnych pozycji, schemat dokonywania refaktur za zużycie mediów (rozliczenie na podstawie wskazań liczników bądź wg udziału najemcy), matryca przedstawiająca w czytelny sposób wyliczenie udziału powierzchni wspólnych budynku i udziału najemcy.

— W umowie powinien być też przedstawiony jak najbardziej szczegółowy opis pozycji wchodzących w skład kosztów eksploatacyjnych. Już w fazie negocjacji czy renegocjacji umowy jest niezmiernie ważne, by zadbać o jak najbardziej zamknięty zbiór elementów obciążających. Należy unikać sformułowań dających możliwość pewnej dowolności, np. „i inne opłaty i podatki” czy „wszelkie inne koszty związane z budynkiem” — podkreśla Łukasz Dreger.

Zdaniem Krzysztofa Bocianowskiego, najemców nie powinny obciążać koszty dużych remontów, które powinny być finansowane z zysków wynajmującego (najemcy powinni płacić jedynie za bieżące naprawy), ani koszty lokali wykorzystywanych przez zarządcę obiektu.

— Najlepszym rozwiązaniem, coraz popularniejszym np. w USA, jest określenie przez wynajmującego jednej stawki, w której mieszczą się i czynsz, i media, i opłaty eksploatacyjne. W takim modelu to wynajmujący ustala, jak kalkulować wszystkie koszty, żeby osiągnąć zysk i utrzymać obiekty w dobrym stanie. W LPP dążyć będziemydo podpisywania na podobnej zasadzie umów z obiektami, w których są nasze salony — mówi Krzysztof Bocianowski.

Perspektywa zarządcy

Według Pawła Kotlarskiego, menedżera ds. kluczowych klientów w CBRE zarządzającego trzema centrami handlowymi należącymi do jednego z największych funduszy inwestycyjnych na świecie, dużym wyzwaniem dla właścicieli i zarządzających jest skalkulowanie budżetu rocznego tak, by zaliczki pokryły dokładnie wszystkie koszty. Dlatego na razie w Polsce trudno byłoby wprowadzić taką innowację, jak jedna stawka za wszystko.

— Nawet do 30 proc. opłaty serwisowej w galeriach mogą stanowić np. daniny publiczne, a opłata za użytkowanie wieczyste w niektórych miastach wzrosła w trakcie ostatnich kilku lat nawet o kilkaset procent. Nie do przewidzenia w dwóch ostatnich latach były też przewyższające znacznie inflację wzrosty kosztów pracy, głównie ochrony i sprzątania. Przed nami nadal duże podwyżki energii elektrycznej, które pociągną za sobą wzrost innych cen towarów i usług — wylicza Paweł Kotlarski.

Natomiast jeśli chodzi o rozbieżności z najemcami dotyczące kalkulacji opłat serwisowych, Paweł Kotlarski wskazuje, że zwykle dotyczą one wydatków marketingowych. Najemcy prowadzący sklepy w galeriach często mają własną opinię na temat optymalnych sposobów promowania obiektu na rynku. Przyznaje, że marketing w handlu rządzi się swoimi prawami, więc co roku dyskusja rozpala się na nowo.