Najemcy nieruchomości komercyjnych mają niewiele czasu na weryfikację opłat eksploatacyjnych
Standardowo pod koniec marca większość firm wynajmujących powierzchnie w
biurowcach, galeriach handlowych i magazynach otrzymała od zarządców
roczne rozliczenia opłat eksploatacyjnych. Poza czynszem i kosztami
mediów jest to jedna z najważniejszych pozycji w miesięcznych
obciążeniach każdego najemcy. Jak tłumaczy Łukasz Dreger, ekspert w
dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska, termin
przekazania zestawień jest ściśle określony w umowie najmu, tak samo jak
termin, w którym najemca może zweryfikować rozliczenie i poprosić
właściciela czy zarządcę o wyjaśnienia i dokumenty źródłowe, stanowiące
podstawę sprawdzenia poprawności przedstawionych wartości.
Najemcy nieruchomości komercyjnych mają niewiele czasu na weryfikację opłat eksploatacyjnych
Standardowo pod koniec marca większość firm wynajmujących powierzchnie w
biurowcach, galeriach handlowych i magazynach otrzymała od zarządców
roczne rozliczenia opłat eksploatacyjnych. Poza czynszem i kosztami
mediów jest to jedna z najważniejszych pozycji w miesięcznych
obciążeniach każdego najemcy. Jak tłumaczy Łukasz Dreger, ekspert w
dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska, termin
przekazania zestawień jest ściśle określony w umowie najmu, tak samo jak
termin, w którym najemca może zweryfikować rozliczenie i poprosić
właściciela czy zarządcę o wyjaśnienia i dokumenty źródłowe, stanowiące
podstawę sprawdzenia poprawności przedstawionych wartości.
OPŁATY SERWISOWE:
Już w umowach najmu powinien być jak najbardziej szczegółowy opis pozycji wchodzących w skład kosztów eksploatacyjnych — podkreśla Łukasz Dreger, ekspert w dziale reprezentacji najemców biurowych w firmie Cresa Polska.
Fot. ARC
Są to np. faktury źródłowe na dostawę mediów czy umowy serwisowe.
— Jeśli najemca przeoczy termin i tym samym nie dochowa umownego terminu
weryfikacji, z reguły nie może liczyć, że stosowne wyjaśnienia czy
dokumenty zostaną mu przedstawione i z punktu widzenia właściciela takie
rozliczenie będzie uważane za zaakceptowane, a zobowiązania z niego
wynikające wymagalne — twierdzi Łukasz Dreger.
Według eksperta Cresy najemcy mają największy problem z czytelnością
przedstawionych zestawień, algorytmami niektórych wyliczeń i
transparentnością zapisów dotyczących składowych kosztów w umowie najmu.
Często też zgłaszają trudności z uzyskaniem stosownych i jasnych
wyjaśnień od właściciela czy zarządcy. Roczne rozliczenie kosztów
powinno zawierać wszelkie opłaty związane z bieżącym utrzymaniem
nieruchomości, m.in. koszt serwisów (obsługa techniczna, ochrona,
obsługa recepcji, sprzątanie powierzchni wspólnych czy concierge),
opłaty lokalne (użytkowanie wieczyste, jeśli grunt nie stanowi
własności, podatek od nieruchomości, opłata za gospodarowanie odpadami
komunalnymi), ubezpieczenia, zarządzanie nieruchomością, koszty zużycia
i dostarczenia mediów.
— Znajdziemy tam oczywiście wiele innych pozycji. Przykładem mogą być
naprawy czy usługi telekomunikacyjne — dodaje Łukasz Dreger.
Rozliczenia do kwadratu
Szczególnie trudną sytuację mają najemcy sieciowi, wynajmujący
powierzchnie handlowe w całym kraju.
— Mamy prawie 800 sklepów w obiektach należących do różnych właścicieli.
Ponieważ w Polsce nie mamy standardu określającego, jakie opłaty
eksploatacyjne należy uwzględnić w umowie najmu i w jaki sposób je
rozliczać, coroczna weryfikacja przypominała syzyfowe prace — mówi
Krzysztof Bocianowski, dyrektor ds. ekspansji i najmu LPP, lidera branży
modowej w Polsce.
Zakładając, że średnio na jeden sklep przypada rocznie 500 faktur i ich
weryfikacja zajmuje tydzień, sprawdzenie prawidłowości rozliczeń dla 800
sklepów zajęłoby 3 lata. Umowy najmu przewidują na to od 30 do 45 dni, a
przedawnienie roszczeń następuje po 2 latach. Weryfikacja jest jednak
niezbędna. Dyrektor z LPP zastrzega, że nie zakłada złej woli
wynajmujących, jednak zdarzające się błędy dotyczą nieraz bardzo
wysokich kwot. W jednym przypadku błąd księgowy pracownika firmy
zarządzającej nieruchomościami, gdyby nie został wykryty, kosztowałby
firmę 0,5 mln zł, w innym — nawet 1 mln zł. Dlatego też LPP korzysta od
niedawna z audytów rozliczeń rocznych, prowadzonych przez firmę
zewnętrzną PropertyView.
— W 2018 r. na audyty przeznaczyliśmy kilkadziesiąt tysięcy złotych,
natomiast odzyskaliśmy ponad 1 mln zł w efekcie wykrytych
nieprawidłowości rozliczeniowych dotyczących tzw. opłaty serwisowej —
mówi Krzysztof Bocianowski.
Transparentność
Według Łukasza Dregera wzorcowe rozliczenie powinno być przedstawione
tabelarycznie, w sposób jak najbardziej przejrzysty,i zawierać
zestawienie kosztów całego budynku i kosztów przypadających bezpośrednio
na najemcę według określonego udziału. W jego weryfikacji niezbędna jest
również umowa najmu zawierająca czytelny algorytm alokacji
poszczególnych pozycji, schemat dokonywania refaktur za zużycie mediów
(rozliczenie na podstawie wskazań liczników bądź wg udziału najemcy),
matryca przedstawiająca w czytelny sposób wyliczenie udziału powierzchni
wspólnych budynku i udziału najemcy.
— W umowie powinien być też przedstawiony jak najbardziej szczegółowy
opis pozycji wchodzących w skład kosztów eksploatacyjnych. Już w fazie
negocjacji czy renegocjacji umowy jest niezmiernie ważne, by zadbać o
jak najbardziej zamknięty zbiór elementów obciążających. Należy unikać
sformułowań dających możliwość pewnej dowolności, np. „i inne opłaty i
podatki” czy „wszelkie inne koszty związane z budynkiem” — podkreśla
Łukasz Dreger.
Zdaniem Krzysztofa Bocianowskiego, najemców nie powinny obciążać koszty
dużych remontów, które powinny być finansowane z zysków wynajmującego
(najemcy powinni płacić jedynie za bieżące naprawy), ani koszty lokali
wykorzystywanych przez zarządcę obiektu.
— Najlepszym rozwiązaniem, coraz popularniejszym np. w USA, jest
określenie przez wynajmującego jednej stawki, w której mieszczą się i
czynsz, i media, i opłaty eksploatacyjne. W takim modelu to wynajmujący
ustala, jak kalkulować wszystkie koszty, żeby osiągnąć zysk i utrzymać
obiekty w dobrym stanie. W LPP dążyć będziemydo podpisywania na podobnej
zasadzie umów z obiektami, w których są nasze salony — mówi Krzysztof
Bocianowski.
Perspektywa zarządcy
Według Pawła Kotlarskiego, menedżera ds. kluczowych klientów w CBRE
zarządzającego trzema centrami handlowymi należącymi do jednego z
największych funduszy inwestycyjnych na świecie, dużym wyzwaniem dla
właścicieli i zarządzających jest skalkulowanie budżetu rocznego tak, by
zaliczki pokryły dokładnie wszystkie koszty. Dlatego na razie w Polsce
trudno byłoby wprowadzić taką innowację, jak jedna stawka za wszystko.
— Nawet do 30 proc. opłaty serwisowej w galeriach mogą stanowić np.
daniny publiczne, a opłata za użytkowanie wieczyste w niektórych
miastach wzrosła w trakcie ostatnich kilku lat nawet o kilkaset procent.
Nie do przewidzenia w dwóch ostatnich latach były też przewyższające
znacznie inflację wzrosty kosztów pracy, głównie ochrony i sprzątania.
Przed nami nadal duże podwyżki energii elektrycznej, które pociągną za
sobą wzrost innych cen towarów i usług — wylicza Paweł Kotlarski.
Natomiast jeśli chodzi o rozbieżności z najemcami dotyczące kalkulacji
opłat serwisowych, Paweł Kotlarski wskazuje, że zwykle dotyczą one
wydatków marketingowych. Najemcy prowadzący sklepy w galeriach często
mają własną opinię na temat optymalnych sposobów promowania obiektu na
rynku. Przyznaje, że marketing w handlu rządzi się swoimi prawami, więc
co roku dyskusja rozpala się na nowo.