„Dwa miesiące księgowania za symboliczną złotówkę!”, „Zmień biuro rachunkowe i zapłać za pierwszy miesiąc 1 zł!”. Takich zachęt w ofertach biur rachunkowych jest znacznie więcej.
Na rynku panuje konkurencja, ale też trzeba przyznać, że nie wszyscy prowadzący działalność gospodarczą korzystają z ich usług, mimo że w rozliczeniach prowadzonych przez takie biura jest mniej błędów niż w dokonywanych samodzielnie przez przedsiębiorców, co potwierdzają urzędy skarbowe.
I z PIT, i z CIT
Wśród podatników prowadzących działalność gospodarczą podlegających II Urzędowi Skarbowemu w Rzeszowie, ok. 65-70 proc. rozlicza się przez biura rachunkowe.
To niemało. W innych urzędach, z którymi rozmawialiśmy, z tego pośrednictwa korzysta mniej niż połowa przedsiębiorców. Na terenie podległym Urzędowi Skarbowemu w Olsztynie biura rachunkowe pracują na rzecz 10441 podatników, co stanowi 34,5 proc. czynnych zarejestrowanych tam podmiotów gospodarczych.
Większość, bo 7266, to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na własne nazwisko (tzw. prywatni przedsiębiorcy), pozostali to organizacje, czyli np. spółki. Spółki zresztą przeważają wśród podmiotów, które rozliczenia z fiskusem powierzają wyspecjalizowanymfirmom zewnętrznym. Stanowią ok. 43,4 proc., natomiast osoby działające na własne nazwisko — ok. 31,6 proc.
Na usługi biur rachunkowych decydują się zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą (płacące PIT), jak i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej i osoby prawne (CIT).
— Moimi klientami są najczęściej małe i średnie przedsiębiorstwa, czyli osoby prowadzące jednoosobowe spółki z ograniczonąodpowiedzialnością lub osoby prowadzące działalność gospodarczą — mówi Łukasz Jabłoński, właściciel warszawskiej firmy LukMar Consulting.
Większość z jego klientów płaci podatki według zasad ogólnych (według skali). Popularną formą rozliczania dokumentów księgowych jest podatkowa księga przychodów i rozchodów, a także księgi rachunkowe. Część z firm jest objętych ryczałtem ewidencjonowanym.
Rzadkością jest korzystanie z zewnętrznego księgowego raz na jakiś czas.
— Zdarza się, że jakieś przedsiębiorstwo potrzebuje pomocy tylko pod koniec roku, gdy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego lub Krajowego Rejestru Sądowego. Są to jednak spółki, które w ciągu roku rozliczeniowego nie wykazują żadnych obrotów — podkreśla właściciel LukMara.
Obsługa przez okrągły rok
Z ogłoszeń, które można znaleźć w prasie i internecie, wynika, że biura rachunkowe oferują obsługę nie tylko podatkową. Prowadzą akta osobowe pracowników, naliczają ich wynagrodzenia, pomagają przy zakładaniu działalności gospodarczej, sporządzaniu umów o pracę, opracowywaniu wniosków kredytowych oraz zajmują się obliczaniem i odprowadzaniem składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Najczęściej przedsiębiorcy decydują się na stałą obsługę podatkową i ZUS, obejmującą rozliczanie podatków i składek ubezpieczeniowych od dochodów ich pracowników i współpracowników. Cenniki są bardzo różne, przy czym nie wszystkie biura rachunkowe podają je na swoich stronach internetowych. Wszystkie natomiast zastrzegają, że cena za usługę zależy od wielu czynników.
— Od formy rozliczenia podatkowego, liczby dokumentów, liczby zatrudnionych — wylicza przykładowo Łukasz Jabłoński. Promocje dla nowych klientów oferuje wiele biur rachunkowych, niektóre zachęcają w ten sposób także do rozstania się z biurem, które dotychczas obsługiwało przedsiębiorcę. A niezależnie od tego, czy mają jakieś zniżki czy nie, niemal każde woła do potencjalnych klientów: „Zajmijcie się prowadzeniem biznesu — finanse i księgowość zostawcie nam”.
Dla urzędu skarbowego obojętne jest, czy przedsiębiorca rozlicza się samodzielnie czy za pośrednictwem biura rachunkowego. Przedstawiciele skarbówki zauważają jednak, że w rozliczeniach dokonywanych przez biura rachunkowe czy inne podmioty zajmujące się obsługą podatnika jest mniej nieprawidłowości, niż gdy robi to sam przedsiębiorca.
— W efekcie rozliczania się podatników przez biura rachunkowe, które posiadają profesjonalne zaplecze informatyczne, tj. różnego rodzaju programy pozwalające na dokładne i prawidłowe rozliczenie podatkowe, zauważa się ogólny spadek liczby błędów w deklaracjach i zeznaniach w stosunku do lat ubiegłych — mówi Witold Nędza, zastępca naczelnika II US w Rzeszowie.
Każdy się czasem myli
Nie znaczy to jednak, że biura rachunkowe są nieomylne. I im zdarza się złożenie deklaracji i zeznań po terminie. One także popełniają błędy i pomyłki w rozliczeniach.
— W przypadku przekroczenia ustawowego terminu urząd może nałożyć karę grzywny lub wszcząć postępowanie karne skarbowe — mówi Witold Nędza. Jednak wtedy bierze się pod uwagę dochody sprawcy, jego sytuację osobistą, rodzinną, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe — bez względu na to, czy sprawcą jest przedsiębiorca samodzielnie rozliczający się z podatków czy pracownik biura rachunkowego. Przed nałożeniem mandatu urząd wysłuchuje sprawcy, aby stwierdzić, czy zachodzą okoliczności wyłączające karanie z kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.).
— Dlatego nie jest zasadą, że za wszystkie wykroczenia czy przestępstwa są nakładane mandaty lub jest wszczynane postępowanie karne skarbowe — podkreśla zastępca naczelnika rzeszowskiego US.
Natomiast w razie popełnienia błędu (czy to przez podatnika, czy to przez biuro), w przypadku złożenia prawnie skutecznej korekty błędnej deklaracji albo zeznania podatkowego, urząd nie stosuje wobec podatników żadnych kar z k.k.s. Jeśli korekty nie będzie, przeprowadzane są czynności sprawdzające lub kontrola podatkowa, która może się zakończyć wszczęciem postępowania podatkowego i wydaniem przez organ podatkowy decyzji wymiarowych. Wówczas temu, kto popełnił wykroczenie, może grozić mandat karny, a w przypadku popełnienia przestępstwa — wszczęcie postępowania karnego skarbowego.
Nie ma znaczenia, czy sprawcą jest pracownik biura rachunkowego czy sam podatnik. Również Beata Cichocka z US w Jeleniej Górze potwierdza, że za błędy zgodnie ze wspomnianym kodeksem odpowiada ten, kto faktycznie dopuścił się określonego działania lub zaniechania i zrobił to umyślnie. Nie ma znaczenia, czy tą osobą jest podatnik, prezes spółki czy pracownik biura rachunkowego (zawsze jest nią osoba fizyczna, nigdy prawna).
— W każdym przypadku bardzo dokładnie i wnikliwie bada się wszystkie okoliczności czynu. Tak aby z całą pewnością stwierdzić, kto faktycznie zawinił i czy zrobił to umyślnie. Dla organu podatkowego nie ma znaczenia, na skutek czyjego działania lub zaniechania powstał błąd. Odpowiedzialność jest zawsze adekwatna do stopnia zawinienia — podkreśla przedstawicielka urzędu w Jeleniej Górze.
Edyta Ziomek, pełnomocnik ds. komunikacji US w Olsztynie, zwraca jednak uwagę, że odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów podatkowych zawsze spoczywa na podatniku.
— W konsekwencji, jeżeli np. na skutek błędnie rozliczonego podatku trzeba będzie dopłacić pewną kwotę lub może nawet odsetki czy karę pieniężną, zobowiązany będzie do tego podatnik, nie biuro — podkreśla Edyta Ziomek.
W takiej sytuacji podatnik może się zabezpieczyć, podpisując z biurem rachunkowym odpowiednią umowę cywilnoprawną, która zabezpieczałaby interesy obu stron i określała zakres odpowiedzialności. Urząd będzie się domagał zapłaty zaległości od podatnika, ale podatnik będzie mógł dochodzić roszczeń względem biura rachunkowego. — Obecnie biura często ubezpieczają na wypadek takich sytuacji — mówi Edyta Ziomek.
O posiadaniu takich polis informują na swoich stronach w zasadzie wszystkie tego rodzaju biura i kancelarie rachunkowe.
OKIEM EKSPERTA
Wynagrodzenie biura w kosztach
KONRAD PAZOREK
zespół ds. prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczeń podatkowych i płacowych PwC
Coraz więcej przedsiębiorców w Polsce decyduje się na zlecanie prowadzenia ksiąg rachunkowych na zewnątrz.
Jest to jeden z najpopularniejszych przypadków outsourcingu usług poza firmę. Nie ponosi się wtedy kosztów zatrudnienia zespołu księgowego, dlatego często outsourcing jest bardzo korzystnym rozwiązaniem, zarówno pod względem finansowym, jak i operacyjnym (firma nie musi organizować osobnego miejsca pracy). Na podstawie przepisów podatkowych wydatki na usługi księgowe można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Kosztem podatkowym może być każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Skoro każde przedsiębiorstwo ma obowiązek ewidencjonować swoje transakcje, to wspomniane wydatki mogą być potraktowane jako koszty podatkowe.
Jest to typowy koszt pośredni (w rozumieniu przepisów podatku dochodowego), czyli taki, który nie wpływa bezpośrednio na poziom konkretnych przychodów. To oznacza, że wydatki na prowadzenie ksiąg rachunkowych powinno się zaliczyć w momencie ich poniesienia, czyli ujęcia w księgach rachunkowych. Co więcej, biuro rachunkowe powinno je samo uwzględnić w momencie zaksięgowania faktury. W praktyce utarło się, że biuro rachunkowe wystawia osobną fakturę za każdy miesiąc trwania usługi, więc koszty powinny być równomiernie rozłożone w roku podatkowym.
Przykładowe usługi biur i kancelarii rachunkowych
Pomoc przy zakładaniu działalności gospodarczej Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów Ewidencja przychodów Prowadzenie ksiąg handlowych (pełna księgowość) Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych Rozliczenia PIT, CIT, VAT Sprawozdania statystyczne dla GUS Prowadzenie dokumentacji kadrowej i płacowej pracowników Reprezentacja przed US, ZUS i innymi organami Rozliczanie składek ZUS, sporządzanie dokumentacji ubezpieczeniowej Przygotowywanie dokumentacji finansowej do wniosków kredytowych i umów leasingu
Przykładowe cenniki (ceny za miesiąc obsługi*)
Pomoc w założeniu działalności gospodarczej — bezpłatnie Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów — 69 zł ,150 zł, 220 zł 250 zł i więcej Ewidencja przychodów (ryczałt ewidencjonowany) — 49 zł, 150 zł i więcej Prowadzenie ksiąg handlowych (pełna księgowość) — 400 zł, 600 zł i więcej Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego — do uzgodnienia, 600 zł i więcej Rozliczenie roczne PIT — od 15 zł Prowadzenie dokumentacji kadrowej i płacowej pracowników — od 20 zł/os. Reprezentacja przed US, ZUS i innymi organami — bezpłatnie Obsługa ZUS (podstawowa) — od 19 zł Przygotowywanie dokumentacji finansowej do wniosków kredytowych i umów leasingu — do uzgodnienia (*) Ceny netto, bez 23 proc. VAT