Księgowość online różni się od tradycyjnej w mniejszym stopniu niż wiele osób sądzi. Aby z niej korzystać, nie musimy mieć w telefonie specjalnej aplikacji – aczkolwiek często się ją stosuje. W wachlarzu usług oferowanych przez firmy zajmujące się nowatorskimi metodami prowadzenia księgowości są mobilne aplikacje, jednak w przypadku większości ofert podstawę stanowi kontakt z księgową przez stronę internetową bądź telefon, bez konieczności stacjonarnych spotkań.
W największym uproszczeniu - księgowość internetowa polega na tym samym co księgowość tradycyjna, z tą różnicą, że dokumentów przedsiębiorca nie przekazuje osobiście do biura rachunkowego, a przesyła je za pośrednictwem internetu. Do wszystkich ma stały dostęp, dzięki czemu może je w każdym momencie wydrukować.
E-księgowość umożliwia wykonywanie usług mało dostępnych lub niedostępnych w tradycyjnych, stacjonarnych biurach rachunkowych. Chodzi np. o wystawianie i księgowanie elektronicznych faktur oraz automatyczne obliczanie wartości należnych składek i podatków. W pakietach dla przedsiębiorców potrzebujących bardziej rozbudowanych usług finansowych e-biura rachunkowe oferują wbudowany w aplikację księgową faktoring.
E-księgowość oferuje też rozwiązania integrujące platformy sklepów internetowych z systemem rozliczeń czy oprogramowanie zarządzające relacjami z klientami czyli CRM.
Wszystkie te czynności można dokonywać za pośrednictwem platform na komputerze lub w aplikacji mobilnej, w cenie często kilkukrotnie niższej niż w przypadku tradycyjnej księgowości. Koszt miesięcznego dostępu do systemu waha się od kilkunastu do niewiele ponad 100 złotych, w zależności od zakresu usług, do których klient chce mieć dostęp. Pakiety, w których użytkownik w razie wątpliwości może porozmawiać z księgowym, są droższe.
Rozwój księgowości online
Ważnym krokiem w kierunku rozwoju e-księgowości było wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Korzystanie z niego będzie obowiązkowe od 2023 r., a już dziś jest powszechnie stosowany. Poprzez umieszczenie wszystkich danych właściwych dla faktur w przestrzeni cyfrowej eliminuje on ryzyko niedotrzymania terminów czy zagubienia dokumentów. Ułatwia także pracę firm zajmujących się e-księgowością.
Niemałe znaczenie miały też stopniowe usprawniania systemów rozliczeniowych przy pomocy algorytmów, także tych wykorzystujących sztuczną inteligencję. Dziś dostępne są programy mogące dokonywać wszystkich czynności rozliczeniowych i podatkowych bez udziału zarówno klienta, jak i samego księgowego – w pełni automatycznie. Zautomatyzowano też technologię sprawdzania faktur i rachunków. Według raportu Impel Business Solutions z 2021 roku, aż 70 proc. firm wykorzystujących nowe technologie w księgowości korzysta z rozwiązania OCR - optycznego rozpoznawania znaków.
Wysyp biur online
Rozwój technologii usprawniających księgowość przyczynił się do wysypu biur rachunkowych oferujących usługi przez internet. Osobnym zagadnieniem jest wiarygodność takich instytucji. Z badania KPMG z 2018 r. wynika, że nawet po czterech latach od deregulacji przepisów o pracy księgowych jedynie co czwarta firma weryfikowała wiedzę pracowników zajmujących się rachunkowością i podatkami. Jako metodę weryfikacji przedsiębiorcy deklarowali głównie szkolenia.
Są też firmy, które równolegle oferują usługi online i stacjonarne. Tego rodzaju mieszane usługi świadczą działy kilku dużych banków, jak na przykład Santandera czy PKO BP, ale też przedsiębiorstwa, które zajmują się wyłącznie rachunkowością, jak InFakt, Streamsoft Firmino, eksiegowy.pl czy ifirma.pl. Tego rodzaju przedsiębiorstwom paliwa do rozwoju dała sytuacja pandemiczna po marcu 2020 r. - przede wszystkim dzięki bezpieczeństwu, które zapewniały stosowane przez nie metody.
– Tego typu usługi okazały się bezcenne w okresie pandemii, gdy klienci mogli uniknąć niepożądanego bezpośredniego kontaktu z księgową czy urzędnikiem, co było ważne w kontekście dbałości o zdrowie – stwierdza Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w InFakt.
Zalety e-księgowości
Najczęściej wymienianą korzyścią z użytkowania księgowości internetowej jest brak konieczności przekazywania wszystkich dokumentów (przede wszystkim faktur) osobiście. Zamiast tego wszystkie sprawy da się załatwić online (także przez aplikację) oraz telefonicznie.
– Przekazanie faktur czy innych dokumentów odbywa się bez konieczności dojazdu do biura rachunkowego, szybko i wygodnie. Faktury można zeskanować telefonem i przesłać od razu po ich otrzymaniu, a księgowa zweryfikuje poprawność dodanego dokumentu, wyśle deklaracje podatkowe klienta do urzędów i będzie go przed nimi reprezentować – opowiada Piotr Juszczyk.
Ekspert dodaje, że księgowość internetowa jest dobrym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, których firmy działają w miejscowościach z małą bazą usług finansowych. Wybierając księgowość online, nie są skazani na mało konkurencyjny rynek lokalny, który niekoniecznie odpowiada ich specyficznym potrzebom i nie zawsze jest w stanie zapewnić dostęp do specjalistów. Zamiast tego – wybierając opcję online – mogą kontaktować się z księgowymi nawet z drugiego końca kraju.
Dodatkowym atutem księgowości online jest jej wysoka automatyzacja. Klient może samodzielnie włączyć opcję, w ramach której automatycznie rozliczają się faktury, opłacają ubezpieczenia społeczne, podatki czy rachunki. A nawet jeśli nie uruchomi tej możliwości, aplikacja biura księgowego wysyła przypomnienia o nadchodzących płatnościach i rozliczeniach.
Potencjalne przeszkody
Księgowość internetowa nie jest jednak dla wszystkich. Mogą się jej obawiać starsi przedsiębiorcy, którym trudno zmienić przyzwyczajenia i przekonać się do nowych technologii. Wśród systemów obsługi są oczywiście te trudniejsze i łatwiejsze do opanowania, a biura internetowe często mają telefoniczne infolinie, dzięki którym nawet najbardziej niedoświadczony klient może uzyskać pomoc. Jednak dla części potencjalnych klientów nawet prosty system może być niezrozumiały.
– Oczywiście dla osób, które lubią kontakt oko w oko, korzystanie z e-księgowości nie jest komfortowe. Ale warto pamiętać, że w tej opcji nie współpracujesz z bezdusznym komputerem, tylko z człowiekiem. Po drugiej stronie ekranu czeka księgowa, którą przedsiębiorca wybiera sam, z którą może porozmawiać i w razie potrzeby poszukać porady - zaznacza Piotr Juszczyk.
Przedsiębiorcy wciąż mają obawy dotyczące e-księgowości i nie chcą zmieniać nawyków. Potwierdza to badanie przeprowadzone przez portal Księgowi Przyszłości, według którego aż 90 proc. firm z sektora MŚP nie chce być rozlicznymi wyłącznie przez internet. Czas pokaże, w jakim stopniu wymiana pokoleniowa na stanowiskach kierowniczych małych i średnich firm poskutkuje zmianą przyzwyczajeń dotyczących korzystania z internetowej księgowości.
Wiele osób boi się, że nowe narzędzia i technologie zastąpią człowieka. Zdaniem ekspertów – nie ma się czego bać.
– Nie ma obecnie technologii, która zastąpi kompetencje i wiedzę specjalisty. Wprowadzenie nowych rozwiązań to pomoc w wykonywaniu obowiązków. Efektem są bardziej angażujące i rozwojowe zadania do wykonania, a dzięki zmianom specjalista nie traci dużej ilości czasu na czynności, które nie są dla niego atrakcyjne – przekonuje Aleksandra Pietruczuk, dyrektor ds. procesów transakcyjnych w Impel Business Solutions.