W Polsce możliwe jest legalne prowadzenie działalności gospodarczej bez rejestracji jej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), pod warunkiem spełnienia określonych warunków. Nie trzeba wtedy opłacać co miesiąc składek na ubezpieczenie do ZUS ani zaliczek na podatek dochodowy. Wystarczy, że osoba nie prowadziła działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach lub nie miała jej zawieszonej, a osiągane przychody nie przekraczają ustawowego limitu 75 proc. minimalnego wynagrodzenia, czyli obecnie 3499,50 zł miesięcznie. Od nowego roku limit przychodów miałby być liczony kwartalnie, a nie tak jak dotychczas - miesięcznie.
Chaos interpretacyjny
Legalizacja działalności nierejestrowanej miała umożliwić potencjalnym przedsiębiorcom przetestowanie pomysłu na biznes lub dorobienie sobie do etatu. Tymczasem, jak zauważa Agnieszka Majewska, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, powołując się na raport Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) z 2023 r., ok. 30 proc. osób korzystających z tej formy aktywności w ogóle nie planowało wtedy rejestracji firmy. Według Kingi Konopelko, radczyni prawnej prowadzącej własną kancelarię, sam zamysł stworzenia specjalnych warunków dla startujących przedsiębiorców był bardzo dobry w swych założeniach, ale jak pokazuje praktyka, rozwiązanie to nie do końca się sprawdza. Wielu ekonomistów mówi o tym, że taka formuła staje się zagrożeniem dla mikrofirm.
Działalność nierejestrowana miała być wolna od formalności. Okazuje się jednak, że odnoszące się do niej przepisy są niespójne. Podstawowym problemem są rozbieżności między regulacjami podatkowymi, ubezpieczeniowymi i tymi zawartymi w ustawie Prawo przedsiębiorców. To ostatnie nie wprowadziło ograniczeń świadczenia usług w ramach tak prowadzonego biznesu - dopuszcza każdą drobną działalność zarobkową, o ile nie wymaga ona uzyskania koncesji lub wpisu do rejestru.
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) stoi jednak na stanowisku, że jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną świadczy usługi, to powinna być traktowana jak zleceniobiorca, a firma korzystająca z tych usług jako płatnik składek. Rodzi to istotne obciążenia i zniechęca kontrahentów. Ministerstwo Rozwoju dostrzega ten problem i zapowiada zmiany, żeby osoby świadczące drobne usługi, jak sprzątanie, mogły bezpiecznie działać bez rejestracji i bez obowiązku opłacania składek ZUS. Na ten moment jednak ryzyko prawne i praktyczne wciąż istnieje - zwraca uwagę Jacek Cieśliński, radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Mała działalność, duże ryzyko
Problemem jest też brak świadomości, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą np. wdrożyć RODO, posiadać regulamin sprzedaży, przestrzegać regulacji o ochronie konsumentów czy rozpatrywać reklamacje. Często tego nie robią, co może oznaczać brak właściwej ochrony ich klientów.
- Komplikacje mogą pojawić się w przypadku wystąpienia sporów między osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną i drugim przedsiębiorcą. Rozliczenie takiej współpracy może budzić wątpliwości podczas ewentualnej kontroli skarbowej - mówi Kinga Konopelko. Chodzi np. o to, że osoba prowadząca biznes w tej formie najczęściej nie jest czynnym podatnikiem VAT i wystawia jedynie rachunek. Co prawda taki dokument księgowy stanowi podstawę zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu, ale fiskus uważniej przygląda się takim transakcjom.
- Kluczowe jest zatem rzetelne udokumentowanie współpracy. Warto zabezpieczyć się umową, rachunkami czy potwierdzeniami płatności, żeby w razie kontroli móc wykazać rzeczywisty charakter i zasadność poniesionego kosztu - radzi radca prawny.
Poza tym istnieje ryzyko, że ZUS lub Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) uznają współpracę z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną za fikcyjną, służącą obejściu przepisów i przekształcą ją w umowę o pracę ze wszystkimi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
- Wystarczy, że zostaną spełnione kryteria stosunku pracy - podwładny pozostaje podporządkowany zlecającemu co do miejsca, czasu i sposobu świadczenia zadań, wykonuje polecenia przełożonych itp. W takiej sytuacji Państwowa Inspekcja Pracy może uznać, że doszło do pozornego samozatrudnienia, a ZUS zażąda zaległych składek. Spowoduje to dodatkowe skutki – pojawi się obowiązek zapewnienia wynagrodzenia minimalnego, urlopów i wydania świadectwa pracy - ostrzega Jacek Cieśliński.
Firma zarabia więcej, budżet mniej
Eksperci dostrzegają również inne problemy związane z działalnością nierejestrowaną. Zwracają uwagę, że obecne przepisy sprzyjają wykorzystywaniu jej do unikania opodatkowania lub ubezpieczeń społecznych, co z kolei pociąga za sobą skutki makroekonomiczne. Według Piotra Krajewskiego, ekonomisty i prof. Uniwersytetu Łódzkiego – przede wszystkim w postaci ubytku dochodów budżetowych. Inni eksperci mówią o negatywnym wpływie na konkurencyjność MŚP.
Dr hab. Piotr Krajewski, ekonomista i prof. Uniwersytetu Łódzkiego, podkreśla, że dla części przedsiębiorców działalność nierejestrowana jest drogą do rozwoju firmy pozwalającą zwiększyć przychody w okresie rozruchu, ale nie dla wszystkich.
- To trzeba powiedzieć wprost - jest to czasem po prostu mechanizm pozwalający omijać przepisy. Pamiętajmy, że prowadzenie biznesu w ten sposób wpływa negatywnie na konkurencyjność MŚP, które płacą podatki i składki do ZUS – tłumaczy.
Zagrożenie dostrzega również Marcin Mrowiec, główny ekonomista w firmie Grant Thornton. Zwraca uwagę na istnienie zależności konkurencyjnej między działalnością nierejestrowaną a formalną, wpisaną do CEIDG lub KRS. Mówi wprost, że taka forma prowadzenia biznesu jest mechanizmem wypychającym z rynku firmy płacące daniny publiczne.
- Działa tutaj bardzo prosta zależność: dostarczający produkty i usługi nierejestrowane mają niższe koszty - właśnie o wysokość podatków i innych danin, które są regularnie płacone przez zarejestrowane biznesy, dzięki czemu mogą oferować niższą łączną cenę dla odbiorcy końcowego. Jest to realne zagrożenie dla firm działających w sektorze MŚP. Jest ono tym większe, im prostszy rodzaj działalności i im łatwiej ukryć się przed fiskusem – wyjaśnia Marcin Mrowiec.
Strefa poza kontrolą
Eksperci proponują konkretne zmiany. Według Agnieszki Majewskiej, Rzeczniczki MŚP, konieczne jest monitorowanie przez fiskusa przychodów również tych przedsiębiorców, którzy nie zdecydowali się na wpis do CEIDG lub KRS. Aktualnie praktycznie się to nie odbywa, a przynajmniej brak jest danych na ten temat. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) nie przeprowadza kontroli podatkowych działalności nierejestrowanych z urzędu - sprawdza jedynie całość rozliczeń zadeklarowanych przez podatnika. Nie jest w stanie wskazać, ile kontroli przeprowadzanych jest rocznie wśród takich przedsiębiorców. Nie ma także informacji o ich wynikach.
- Przy braku skutecznych mechanizmów weryfikacji obecny model działalności nierejestrowanej może być wykorzystywany w sposób instrumentalny właśnie w celu unikania opodatkowania i składek. Potrzebny jest skuteczny monitoring skali przychodów i doprecyzowanie maksymalnego czasu prowadzenia działalności nierejestrowanej. Dobrym rozwiązaniem mogłoby być również wprowadzenie obowiązku rejestracji po przekroczeniu określonego czasu działalności – zwraca uwagę Rzecznik MŚP.
Podobnego zdania są inni eksperci. Marcin Mrowiec jest dodatkowo zwolennikiem wprowadzenia konkretnych mechanizmów, dzięki którym kupującym będzie się po prostu bardziej opłacało wybierać ofertę firmy, z której otrzyma paragon lub fakturę.
- Przykładowo, w dziedzinie remontów i wykończeń mieszkań przez osoby fizyczne można byłoby wrócić do rozwiązania, które już kiedyś obowiązywało. Pozwalało ono gospodarstwom domowym płacić niższy VAT, jeśli kupowali materiały budowlane oraz związane z nimi usługi na rachunek. Wtedy, w ramach limitów określonych rocznie, mogli otrzymać zwrot części opłaconego podatku od towarów i usług. Należałoby rozważyć wprowadzenie podobnego mechanizmu, wpływy od przedsiębiorstw, które zmuszone byłyby wtedy ujawnić swoje obroty - i zyski mogłyby być, przy odpowiednim skalibrowaniu tego mechanizmu – znacznie wyższe niż ubytek dochodów z VAT – proponuje Marcin Mrowiec.