Pracodawcy najczęściej gromadzą dokumentację pracowniczą w formie papierowej. Nie jest to jedyne dostępne rozwiązanie.
— Od pięciu lat szefowie firm mogą prowadzić wspomnianą dokumentację także w formie elektronicznej — mówi Marta Pypłacz, starszy menedżer w Grant Thornton.
Radzi, aby przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wdrożenie elektronicznej teczki akt osobowych pracownika, rozłożyli ten proces na kilka etapów.
— Warto, aby w skład zajmującego się tym zespołu projektowego weszli: przedstawiciel działu HR, IT i pracownik od kwestii RODO. Powinni zabezpieczyć wrażliwe dane przechowywane w teczce akt osobowych zgodnie z wymaganiami prawnymi — podkreśla Marta Pypłacz.
Przedstawiciele wspomnianego zespołu projektowego muszą wybrać odpowiednie oprogramowanie.
— Powinni przeanalizować kwestie dotyczące podpisu elektronicznego: czy będzie on składany na każdym dokumencie czy też na wielu jednocześnie. Należy również zastanowić się, czy lepiej zaopatrzyć przedstawiciela działu kadr w kwalifikowany podpis elektroniczny, czy też korzystniejszym rozwiązaniem będzie elektroniczna pieczęć pracodawcy — wyjaśnia Marta Pypłacz.
Istotne jest również wskazanie pracowników, których będzie dotyczyła elektronizacja, a także opracowanie harmonogramu przenoszenia danych z wersji papierowej na elektroniczną.
— Najbardziej czasochłonnym zadaniem będzie odwzorowywanie dokumentów do postaci cyfrowej. Następnie pracodawca musi poinformować pracowników o zmianie formy prowadzenia akt osobowych — zaznacza Marta Pypłacz.
Ekspertka precyzuje, że w procesie digitalizacji obowiązuje zasada: zbiór dokumentacji dla jednego pracownika musi mieć jedną postać.
— To oznacza, że jeżeli pracodawca zdecyduje się prowadzić elektroniczną teczkę akt osobowych, to dla jednego zatrudnionego wszystkie dokumenty ją tworzące muszą być cyfrowo odwzorowane — wyjaśnia starszy menedżer w Grant Thornton.
Ponadto zwraca uwagę, że każdy kolejny papierowy dokument dotyczący wspomnianego pracownika również musi być zdigitalizowany.
— Chodzi o jego zeskanowanie, opisanie metadanymi, podpisanie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym i zapisanie w systemie do prowadzenia akt osobowych. Następnie taki dokument musi być umieszczony w elektronicznej teczce. Natomiast jego papierowa wersja powinna zostać przekazana pracownikowi — precyzuje Marta Pypłacz.
Warto podkreślić, że firmowa dokumentacja elektroniczna musi być odpowiednio zabezpieczona. Dostęp do niej powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione.
— Decyzja o zmianie formy prowadzenia akt osobowych nie należy do najłatwiejszych, biorąc pod uwagę m.in. koszty inwestycji w nowe rozwiązania systemowe i podpisów elektronicznych. Należy jednak mieć na uwadze korzyści płynące z digitalizacji, w tym łatwy i szybki dostęp do dokumentów oraz bezpieczeństwo przechowywanych danych — konkluduje Marta Pypłacz.