Pandemia koronawirusa wymusiła wprowadzenie w firmach nowych rozwiązań. Jednym z nich była praca zdalna, która z czasem się upowszechniła i obecnie jest standardową formą wykonywania obowiązków, a od kwietnia jest uregulowana przepisami Kodeksu Pracy.
Praca online, z domu lub innego miejsca, daje pracownikowi oraz pracodawcy wiele korzyści, ale łączy się także z wyzwaniami – szczególnie dla kadry zarządzającej. Pojawiają się wśród niej obawy o wydajność, skuteczną komunikację oraz utrzymywanie zaangażowania pracowników. O czym muszą pamiętać menedżerowie, aby sprawnie zarządzać zespołem na odległość?
Wspólny cel
Aby praca zdalna mogła być wydajna i satysfakcjonująca zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, warto, aby każda ze stron przestrzegała pewnych reguł. Obowiązkiem zatrudnionych będzie więc odpowiednia aranżacja przestrzeni do pracy, zgodnie z zasadami BHP. Poza tym w ich przypadku cenne będą umiejętności organizacyjne i efektywne planowanie dnia. Natomiast pracodawca powinien zagwarantować podwładnym optymalne warunki pracy - poprzez zapewnienie sprzętu służbowego, ustalenie systemu komunikacji i współpracy w poszczególnych działach pracowniczych.
– Zespół rozproszony powinien komunikować się asynchronicznie, nieregularnie, tak aby ciągłe telefony, wymiana wiadomości na czacie oraz telekonferencje nie pochłaniały zbyt wiele czasu przeznaczonego na realizację celów. Narzędzia do zarządzania zadaniami, kalendarze oraz systemy do przechowywania danych i dokumentów powinny opierać się na rozwiązaniach chmurowych i być odpowiednio zabezpieczone. Ważna jest także integracja i komunikacja w zespole, które sprawią, że każdy będzie czuł się jego częścią. Oczywiście istotna jest także świadomość misji i celów organizacji. Cykliczne spotkania z przełożonym, transparentność oraz otwartość na informacje zwrotne – to tylko niektóre ze sposobów, aby to uzyskać – radzi Michał Śliwiński, założyciel i prezes firmy Nozbe, firmy, która od 2007 r. rozwija aplikację do zarządzania czasem i projektami.
Wyzwania dla lidera
Brak bezpośredniego kontaktu między członkami zespołu może prowadzić do kłopotów z delegowaniem zadań i egzekwowaniem ich realizacji. W warunkach pracy zdalnej trudniej jest także kontrolować i motywować podwładnych. W przypadku zespołów skupiających osoby z różnych krajów znaczenie mają również różnice czasowe, kulturowe i językowe – mogą mieć one wpływ na efektywność pracy, komunikację i zrozumienie poruszanych tematów. Dlatego liderzy i menedżerowie powinni tworzyć środowisko sprzyjające współpracy, budowaniu relacji i podtrzymywaniu kultury organizacyjnej. W jaki sposób mogą to zrobić?
- Warto ograniczyć bezowocne spotkania, na które zaprasza się wszystkich, marnując jednocześnie ich czas. Dobrze jest ustalić takie reguły pracy, które pozwolą na spokojną realizację zadań, np. kontakt telefoniczny tylko w określonych przypadkach. Może wydawać się, że w zespole zdalnym nieco trudniej jest zbudować poczucie przynależności. Warto więc znaleźć przestrzeń na to, by współpracownicy poczuli ducha zespołu i w jak największym stopniu utożsamiali się z wartościami organizacji – mówi Michał Śliwiński.
Eksperci często radzą, aby wideokonferencje prowadzone były przy włączonej kamerze – ułatwia to komunikację i budowanie więzi w zespole. Ponadto zwracają uwagę, że wyzwaniem dla lidera prowadzącego zdalny zespół może być budowanie wzajemnego zaufania. Poznanie drugiej osoby przez internet i tworzenie w ten sposób relacji czasem sprawia trudności, ale nie jest niemożliwe. Dobrze więc, by szef zarezerwował czas na indywidualne, spokojne rozmowy z każdym członkiem zespołu. Trzeba przy tym pamiętać, aby z zasady takich spotkań nie odwoływać, gdyż zaburza to poczucie bezpieczeństwa pracowników. Co jeszcze jest istotne?
– Budowanie tożsamość i przywiązania pracownika do firmy, nawet podczas pracy zdalnej, powinno zaczynać się od realnego kontaktu - dlatego należy organizować spotkania pracownicze i integracje, ale także zadbać o to, by zatrudnieni mieli wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. Warto pytać o ich zdanie, wymieniać opinie - dzięki czemu pracownicy mogą stać się autorami pomysłów, usług lub produktów wprowadzanych do firmy – mówi Sebastian Matyniak, prezes zarządu firmy Brainstorm Group, specjalizującej się w usługach z zakresu doradztwa biznesowego, strategicznego i szkoleń.
Pomocne narzędzia
Sprawna komunikacja, dobry przepływ informacji czy zaangażowanie w pracę to ważne czynniki wpływające na efektywność biznesu, ale nie jedyne. Jednym z kluczowych elementów wspierających zdalne zarządzanie zespołem będą programy ułatwiające i usprawniające wykonywanie obowiązków służbowych. Są to np. Dropbox do przechowywania plików, Zoom do wideokonferencji czy GitHub do pracy programistycznej.
– Do dobrych praktyk z tego obszaru można zaliczyć stworzenie wspólnego pokoju w systemie do komunikacji, takim jak np. Slack - i praca w tym pokoju na słuchawkach, tak abyśmy mogli w każdej chwili skontaktować się z pracownikiem. Kolejna praktyka to planowanie np. w oparciu o system Kanban [opracowana w latach 40. XX wieku w Japonii metodyka zarządzania przepływem pracy oraz wizualizacji procesów biznesowych – red.] z wykorzystaniem takich aplikacji jak Trello czy MS Planner. Dzięki temu przełożony widzi, na jakim etapie jest realizacja konkretnego zadania. Ponadto istotne są cykliczne odprawy zdalne oraz wyznaczenie mierzalnych celów. Znaczenie ma również stosowanie systemu informowania o postępach w realizacji zadań – wskazuje Sebastian Matyniak.