Krótki przewodnik po ISO 9000

Bartosz Dyląg
23-05-2006, 00:00

„Mogę z pełną odpowiedzialnością zapewnić, że inwestycja w system jakości to nieodzowny element zarządzania.”

Jak wygląda rodzina ISO 9000, która z norm ma największe znaczenie dla małych i średnich przedsiębiorstw chcących wdrożyć SZJ?

Rodzina norm ISO 9000 składa się z 3 norm, do których należą PN-EN ISO 9000:2001 (Podstawy i terminologia), PN-EN ISO 9001:2001 (Wymagania) oraz PN-EN ISO 9004:2001 (Wytyczne doskonalenia funkcjonowania). Do tej rodziny należy również norma PN-EN ISO 19011:2003, zawierająca wytyczne i zasady prowadzenia procesu audytowania zarówno systemu zarządzania jakością, jak i systemu zarządzania środowiskowego.

Niezależnie od rodzaju i wielkości organizacji oraz dostarczanego wyrobu lub usługi, norma PN-EN ISO 9001:2001, która jest identyczna z ISO 9001:2000, jako jedyna stanowi podstawę do certyfikacji. Dotyczy to także małych i średnich przedsiębiorstw.

Pozostałe normy z tej rodziny stanowią znakomite uzupełnienie, przybliżając podstawy i stosowaną terminologię, ułatwiając wdrażanie wymagań czy wreszcie wskazując drogę do ciągłego doskonalenia funkcjonowania organizacji.

Dlaczego małe i średnie firmy decydują się na wdrożenie wymagań normy ISO 9001?

Proszę przez chwilę wyobrazić sobie, że poszukujemy partnera czy też dostawcy w prowadzonym biznesie. Kto ma większe szanse? Czy firma, która posiada potwierdzenie, że zarządza według standardów międzynarodowych, czy ta, która nie wdrożyła takich uregulowań? Odpowiedź na to pytanie jest oczywista.

Wobec silnej konkurencji podstawowe znaczenie dla rozwoju, a także dla przetrwania wielu małych i średnich firm ma właśnie jakość. Dlatego jakość występuje jako podstawowy element strategii tych firm. Posiadanie certyfikatu potwierdzającego wdrożenie systemu zarządzania jakością jest wymaganiem coraz częściej stawianym przez klientów. To także powszechny już warunek uczestniczenia w przetargach czy możliwość podpisania dobrego kontraktu. Dlatego małe i średnie przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie ISO 9001.

Jaki jest koszt wdrożenia i doskonalenia systemu zarządzania jakością w firmie liczącej 50 osób? Co składa się na tę kwotę?

Koszty wdrożenia zależą od tego, jak głębokich zmian trzeba dokonać w dotychczasowych zasadach zarządzania. Ponadto ważne jest, czy posiadamy odpowiednie zasoby do wdrożenia systemu i jego utrzymania i czy decydujemy się na wdrażanie własnymi siłami czy też przy pomocy konsultantów zewnętrznych. Trudno na to pytanie odpowiedzieć precyzyjnie, ponieważ jednostki certyfikujące nie mogą brać czynnego udziału w opracowaniu systemu zarządzania jakością.

Sądzę jednak, że dla firmy o zatrudnieniu do 50 osób pomoc konsultantów w opracowaniu i wdrożeniu systemu może kosztować od kilku do kilkunastu tysięcy złotych.

Mogę podać przybliżone koszty procesu certyfikacji systemu zarządzania. Koszt audytu certyfikującego (przeprowadzonego przez PCBC) to kwota około 11 tys. zł.

Certyfikat wydawany jest na trzy lata, a w każdym roku jego ważności przeprowadzane są audyty nadzoru, mające na celu uzyskanie potwierdzenia, że wdrożony system funkcjonuje i podlega procesowi doskonalenia. Jest to warunek utrzymania ważności wydanego certyfikatu.

Łączny koszt certyfikacji i utrzymania jego ważności przez okres 3 lat to około 21 tys. zł.

Obejmuje on między innymi ocenę dokumentacji, pracę audytorów na miejscu w organizacji, sporządzenie raportów z audytów, opłaty za uczestnictwo w systemie certyfikowanych firm czy opiniowanie wniosków przez Komitet Techniczny.

Przedstawione przykładowo koszty mogą jednak ulec zmianie, zależnie od tego, czy organizacja jest odpowiedzialna za projektowanie, od poziomu skomplikowania i złożoności procesów, a także od czynników logistycznych, tj. konieczności audytowania wielu lokalizacji.

Precyzyjne przedstawienie kosztorysu zawierającego dokładne określenie liczby dni audytowych jest możliwe po analizie informacji przekazanych przez klienta we wniosku o wycenę kosztów procesu certyfikacji.

Jakie korzyści daje firmie uzyskanie certyfikatu?

Uzyskanie certyfikatu zwiększa zaufanie klienta do oferowanych wyrobów czy świadczonych usług. Usprawnia organizację i umożliwia utrzymanie stabilności realizowanych procesów.

Mogę z pełną odpowiedzialnością zapewnić, że inwestycja w system jakości to nieodzowny element zarządzania, i to nie tylko z punktu widzenia potrzeby uzyskania przewagi konkurencyjnej, ale także jako inwestycja przynosząca wymierne korzyści, chociażby w postaci zmniejszenia kosztów, także tych dotyczących wytwarzania wyrobów czy realizacji usług.

Wdrożenie i certyfikacja systemu zarządzania jakością według standardów ISO daje również możliwość porównania firm na poziomie międzynarodowym. To wreszcie solidny fundament do dalszego rozwoju firmy i doskonalenia zarządzania.

Czy przedsiębiorca zdecydowany na wdrożenie systemu zarządzania jakością może to zrobić samodzielnie czy powinien skorzystać z pomocy firmy doradczej?

Odpowiedź na to pytanie to wynik indywidualnego podejścia kierownictwa. Jak zwykle, powinien decydować rachunek ekonomiczny oraz uwarunkowania czasowe czy stan posiadanej wiedzy o systemie. Jeżeli decydujemy się na wdrożenie z firmą doradczą, to powinniśmy zapytać ją o koszty i sprawdzić jej referencje. Koszty można i należy negocjować, a wybór oprzeć również na kryteriach wiedzy i doświadczenia. Czas wdrożenia to zwykle kilka miesięcy.

Podejmowanie wdrożenia samodzielnie jest w każdym przypadku możliwe i ma swoje zalety. Najważniejszy jest fakt, że będzie to „nasze dziecko”, że od początku opracowywania dokumentacji i wdrażania pracownicy będą mocniej identyfikować się z systemem. Przy wyborze każdego z tych wariantów zachodzi potrzeba profesjonalnego przeszkolenia kierownictwa, zespołu wdrożeniowego i pozostałych pracowników. Sektor małych i średnich przedsiębiorstw to ponad 90 proc. potencjału gospodarczego Unii Europejskiej. Warto w tym momencie wspomnieć, że Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) zarządza funduszami budżetowymi oraz unijnymi, wspierającymi rozwój małych i średnich przedsiębiorstw. Przedsiębiorcy mogą starać się o dofinansowanie także działań związanych z wdrażaniem systemów zarządzania. Maksymalne wsparcie sięga 50 proc. wydatków poniesionych między innymi na doradztwo. PARP prowadzi również akredytację firm doradczych i konsultingowych.

Od czego zacząć, wdrażając ISO 9001?

Formalną decyzję o wdrażaniu systemu zarządzania jakością, wpisaną w strategię firmy, winno podjąć najwyższe kierownictwo firmy. Z decyzją wiąże się zapewnienie zasobów do wdrażania i późniejszego utrzymania systemu.

Nieodzownym krokiem jest wybór drogi — wdrażania samodzielnego lub wsparcia działań przez firmę doradczą. Dopiero teraz można przystąpić do realizacji procesu szkolenia, opracowywania dokumentacji systemowej, w tym wyznaczenia przedstawiciela kierownictwa, zespołu wdrożeniowego, opracowania polityki jakości, zdefiniowania procesów i dalszych kroków według wymagań przedmiotowej normy.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Mamy za mało czasu na zagłębienie się w szczegóły, ale chciałbym podkreślić rolę, jaką niewątpliwie odgrywa praca zespołowa na wszystkich etapach realizacji, poczynając od opracowywania dokumentacji, poprzez wdrażanie wymagań, a następnie proces ciągłego doskonalenia.

Nadrzędną sprawą jest zmiana dotychczasowych schematów myślenia i sprowadzenie pojęcia zarządzania jakością do takiego poziomu, gdzie każdy pracownik będzie zaliczał sprawy jakości do swoich codziennych i nadrzędnych celów.

Nie da się również przecenić roli kierownictwa w określaniu kierunków działania, rozwoju oraz definiowania celów i tworzenia warunków do osiągania tych celów. Najważniejsze jest jednak osobiste zaangażowanie kierownictwa firmy. Bez tego nie ma co marzyć o sukcesie.

Czym jest certyfikacja systemu zarządzania jakością?

Certyfikacja systemu zarządzania to wynik bezstronnej, poufnej i obiektywnej oceny przeprowadzonej przez akredytowaną jednostkę certyfikującą. Innymi słowy — ocena tzw. trzeciej strony. Pozytywna ocena wskazuje, że organizacja wdrożyła i utrzymuje skuteczny system zarządzania i działa w tym systemie.

Można wówczas powiedzieć, że zapewniony został należyty stopień zaufania do organizacji, co zwiększa zaufanie klienta do oferowanych wyrobów i usług.

O co najczęściej pytają przedsiębiorcy z sektora MŚP, którzy chcą wdrożyć system zarządzania jakością?

Jak już wcześniej mówiłem, jednostki certyfikujące nie mogą zajmować się doradztwem. Jest to zabronione i uregulowane w warunkach akredytacji. Jednak spotykam się z całym szeregiem pytań, które najczęściej dotyczą dostępu do źródeł finansowania, kontaktów z firmami doradczymi, możliwości edukacji i szkoleń, przebiegu i kosztów procesu certyfikacji i nadzoru, korzyści płynących z wdrożenia i certyfikacji systemu. Jak z tego wynika, są to typowe sprawy, o które i pan do tej pory pytał.

Pojawiają się także pytania typu „certyfikacja i co dalej?”. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy w normie PN-EN ISO 9004:2001, w której wytyczne są odniesione nie tylko do wymagań normy 9001, ale także lub przede wszystkim wskazują drogę dalszego doskonalenia działań w kierunku TQM (Total Quality Management).

Jaką jednostkę certyfikującą wybrać?

Polecam organizacjom, które przygotowują się do certyfikacji systemów zarządzania aby umowy o certyfikację zawierały z jednostkami akredytowanymi — wykaz takich jednostek znajduje się na stronie internetowej Polskiego Centrum Akredytacji. n

Tadeusz Glazer, dyrektor ds. badań i certyfikacji Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Bartosz Dyląg

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / / Krótki przewodnik po ISO 9000